Estudo de Caso: Como a GetWellNetwork conseguiu reduzir custos e aumentar o envolvimento dos participantes em eventos
Os orçamentos dos eventos têm sido constantemente reduzidos. Isso significa que os planejadores de eventos estão constantemente sob pressão para entregar resultados excepcionais, mas com orçamentos limitados. A impressão de material gráfico, em especial, pode consumir grande parte do orçamento, do seu tempo e de outros recursos valiosos. E não importa quantas vezes você revise o material antes de enviar para a gráfica, sempre parece passar algum erro ou faltar alguma informação.
Você, como organizador de eventos, já tem a responsabilidade de tomar diversas decisões ao mesmo tempo, por isso é normal que seja um verdadeiro desafio organizar e comunicar cada detalhe no momento certo. Um aplicativo de eventos pode evitar muita dor de cabeça para os organizadores de eventos, além de reduzir a quantidade de desperdício, permitir alterações de última hora e, acima de tudo, ajudar a economizar nos custos de impressão. Imagine quantas coisas você poderia fazer com o valor que economizar!
O estudo de caso a seguir destaca como uma empresa de tecnologia na área da saúde, a GetWellNetwork, conseguiu economizar dezenas de milhares de dólares ao realizar a conferência considerada a mais envolvente de todos os tempos para seus participantes.
Sobre a GetWellNetwork
A GetWellNetwork fornece soluções, ferramentas e estratégias para o engajamento de pacientes, visando auxiliar as organizações de saúde a proporcionar experiências customizadas para pacientes e seus familiares.
A Conferência GetConnected
A Conferência GetConnected é a conferência e exposição bienal de usuários da GetWellNetwork que reúne usuários de produtos da empresa em um encontro de três dias para discussão sobre a criação de comunidades, educação e inovação a respeito do futuro do engajamento de pacientes.
Os objetivos do evento
1. Educar os participantes sobre últimas tendências do setor
O foco da conferência foi a inovação e a colaboração referente ao futuro do engajamento de pacientes e familiares. A equipe de eventos recrutou líderes de pensamento da GetWellNetwork e de sua base de clientes para discursar sobre esses temas.
2. Realizar o lançamento de novos produtos
O setor de inovação da Conferência GetConnected foi apresentado no salão de exposições. Neste local foi exibida a sua linha de produtos de diversas soluções para pacientes. O componente de colaboração foi um dos principais elementos dos quais Tanya (Gerente Sênior de Programas de Marketing) e Bethany (Gerente de Marketing) se encarregaram. Para ajudá-las a facilitar a criação de comunidades e a colaboração de participantes, a equipe decidiu investir em um aplicativo de eventos.
Porque investir em um aplicativo de eventos?
Por ser uma empresa de tecnologia, a GetWellNetwork sabia que o uso de tecnologia em sua conferência seria importante para alinhar a marca do evento com a sua missão corporativa – o não uso de tecnologia seria incoerente. A equipe do evento decidiu que seria capaz de atingir as metas para o evento tornando o aplicativo de evento o cérebro da conferência. O aplicativo precisava substituir todos os folhetos e guias de programação em papel, além de funcionar como uma ferramenta para aumentar o envolvimento dos participantes com o conteúdo do evento e reforçar a comunidade da conferência.
“Precisávamos de um aplicativo que fosse informativo, mas ao mesmo tempo inovador e envolvente”.
—Tanya Flores-Olney, Gerente Sênior de Programas de Marketing
Comprar x Desenvolver um Aplicativo de Eventos
Este foi o primeiro ano em que a GetWellNetwork realizou a Conferência GetConnected desde que houve a mudança para o modelo bienal, o que significou um verdadeiro desafio em gerenciar o orçamento do evento. Por causa desse fator, a equipe do evento inicialmente pretendia desenvolver o aplicativo internamente, mas se deparou com alguns problemas.
“Originalmente, nós íamos desenvolver o aplicativo internamente, mas isso teria exigido um esforço enorme para uma ferramenta tão especializada. Nós simplesmente não tínhamos recursos suficientes para desenvolver um novo aplicativo e, ao mesmo tempo, manter o foco na inovação de produtos e em nossos clientes. Simplesmente fazia mais sentido trazer uma empresa especialista do mercado”.
—Tanya Flores-Olney, Gerente Sênior de Programas de Marketing
Sendo uma empresa de tecnologia, a GetWellNetwork possuía uma equipe técnica altamente capacitada, de forma que o desenvolvimento do aplicativo de eventos seria uma tarefa fácil. Mas, no final, a equipe não tinha capacidade produtiva suficiente. O foco da empresa era efetuar o lançamento de novos produtos no mercado antes do início da conferência, portanto, despender esforços no desenvolvimento de um novo aplicativo de evento teria sido uma grande distração.
Também havia o risco de que o desenvolvimento do aplicativo de evento não fosse concluído em tempo para as promoções de marketing antes do evento. Assim, ao decidir utilizar um provedor de aplicativos de eventos, a equipe do evento tinha a garantia de que seus cronogramas seriam atendidos.
Por que a GetWellNetwork escolheu a EventMobi?
Orçamento é sempre uma preocupação quando existe a necessidade de realizar aquisições de tecnologia para eventos e, após avaliar diversas opções de fornecedores, a GetWellNetwork decidiu que a EventMobi oferecia o melhor retorno sobre o investimento para a sua equipe de eventos.
Gamificação
A equipe de eventos tinha utilizado diversas soluções de aplicativos de eventos no passado para as suas conferências, mas todos eles careciam de uma boa integração para o uso da gamificação.
“A gamificação desempenhou um papel muito importante em nosso evento, então, quando chegou a hora de avaliar as diferentes opções que estavam dentro do nosso orçamento, a gamificação foi um dos pontos mais importantes para que a EventMobi se destacasse dos demais”.
-Bethany Christensen, Gerente de Marketing
Facilidade de Uso
Com todas as outras prioridades que exigiam sua atenção para a realização da Conferência GetConnected, a equipe de eventos precisava de uma solução que fosse de fácil aprendizagem e utilização.
“Eu fiquei impressionada com a interface do aplicativo da EventMobi e com a facilidade para selecionar e interagir com os diferentes widgets do aplicativo. O recurso de upload de conteúdo foi muito valioso para nós, com os templates pré-configurados. Especialmente considerando a pouca quantidade de pessoas na equipe, a facilidade de uso ajudou a aliviar boa parte do estresse!”
-Bethany Christensen, Gerente de Marketing
Como a GetWellNetwork alcançou os objetivos do seu evento
Pesquisa em tempo real
Pesquisas em tempo real foram utilizadas durante sessões em que a participação e o feedback do público eram fundamentais para criar uma experiência de maior engajamento. Um ótimo exemplo de como a participação do público foi fundamental ocorreu em um evento similar ao Shark Tank (série de TV norte-americana em que empreendedores apresentam suas ideias de negócio a potenciais investidores), onde diversas promissoras empresas de saúde apresentaram seus produtos para o público. Ao final, o público votou na sua apresentação preferida por meio de um sistema de votação em tempo real.
“Foi legal poder acompanhar os resultados da votação em tempo real. Fico feliz que tenhamos explorado as vantagens dessa funcionalidade”.
-Bethany Christensen, Gerente de Marketing
Notificações via push
As notificações via push foram uma maneira fácil de destacar algumas das atividades realizadas durante o evento, como a roda gigante que foi montada fora do local. Além disso, um monitor colocado estrategicamente em uma área com grande circulação de pessoas apresentava a funcionalidade de informação em tempo real da Event Mobi.
Os participantes podiam ver a tabela de classificação durante toda a conferência como uma alternativa aos seus telefones celulares. Isso manteve o jogo na mente dos participantes o tempo todo.
Comunicações foram feitas pelo aplicativo de eventos para anunciar a roda gigante. Para conseguir um ingresso para a atração, notificações adicionais, via push, foram enviadas instruindo os participantes a visitarem patrocinadores específicos ou uma área designada no salão de exposições.
Gamificação
A equipe de eventos estava ciente do que o público esperava encontrar na Conferência GetConnected. Os participantes incluíam profissionais de saúde que estavam constantemente e altamente envolvidos com seus pacientes, então esse tipo de experiência e nível de conexão era o que a equipe queria disponibilizar. Para alcançar isso, a equipe voltou-se para a gamificação do evento.
Abordagem de três etapas da GetWellNetwork para o uso da gamificação de eventos:
- Maximizar a utilização do aplicativo de eventos
- Projetar o aplicativo de eventos para uma participação facilitada
- Fazer da gamificação uma parte integral do design do seu evento.
Resultados
- 73% dos participantes utilizaram o aplicativo de evento em seus celulares
- 88% dos usuários do aplicativo de eventos participaram do jogo
- 72% dos participantes do jogo resgataram prêmios
- Aumento da representação da sua marca no evento e no setor
- Proporcionou um alto valor de retorno sobre o investimento aos patrocinadores
- Economizou dezenas de milhares de dólares em orçamento de eventos