Como escolher o software de gestão para seu evento

Quando estamos trabalhando com nossos clientes, geralmente descobrimos que eles nos procuram com uma lista de funcionalidades que necessitam, como pesquisa em tempo real, agenda, perfis de palestrantes e networking, entre outros. Embora seja importante assegurar que o software de gestão de eventos satisfaça as suas necessidades de produto, é uma boa prática pensar em um escopo de atendimento mais abrangente e ir além das funcionalidades do produto.

Para garantir que você tenha a melhor experiência possível ao configurar e utilizar o seu software de gestão de eventos, você também precisará de um bom suporte ao cliente, customização do software e treinamento (especialmente se for a primeira vez que utiliza o software). O processo de decisão para escolher o seu software de gestão de eventos se resume a escolher o parceiro adequado e não apenas mais um fornecedor. Opte por um parceiro que queira trabalhar em conjunto com a sua empresa para garantir que o seu software o ajude a alcançar os objetivos do seu evento.

Aqui estão os cinco principais fatores a considerar, além das funcionalidades do produto, que devem compor o seu checklist no momento da escolha de um software de gestão de eventos.

1. Variedade de canais de atendimento ao cliente

É importante conhecer quais são os horários de atendimento e o tempo de resposta que o seu fornecedor de tecnologia oferece,  assim como quais são os canais disponíveis. Como consumidores todos nós temos preferências para a maneira como obtemos suporte ou serviços. Alguns gostam da opção de fazer um rápido telefonema, especialmente quando surge alguma necessidade imediata durante o evento, enquanto outros preferem enviar um e-mail com screenshots.

As necessidades se resumem às preferências e ao nível de urgência. Você deve considerar a seleção de um parceiro que ofereça atendimento dentro do seu fuso horário de planejamento e realização do evento. Considere também a variedade de canais oferecidos, para que você possa obter respostas em tempo hábil e da forma como deseja recebê-las.

Na EventMobi, nós fornecemos suporte por telefone, e-mail e chat on-line. A opção do chat é única, pois permite realizar perguntas e obter respostas em tempo real, através da nossa plataforma denominada Experience Manager. Por meio de nossos escritórios na América do Norte (Toronto) e Europa (Berlim), nós somos capazes de fornecer também uma cobertura extensiva – até mesmo nos fins de semana!

2. Melhores práticas e recomendações personalizadas são fornecidas?

Ao selecionar um fornecedor de software de gestão de eventos, você também deve garantir que estará coberto em termos de conhecer as melhores práticas do mercado e receber recomendações personalizadas. Nós sabemos que os seus eventos são únicos e que, mesmo que determinada plataforma atenda aos seus requisitos funcionais, compreender como implementá-las adequadamente para atender aos objetivos do seu evento é outra questão. Ao perguntar sobre as funcionalidades do software no processo de compra, não se esqueça de verificar quais recursos de apoio estarão disponíveis para ajudá-lo no caminho.

Na EventMobi, você pode encontrar em nosso website ferramentas de autoajuda como a nossa Base de Conhecimento e a Seção de Recursos. Outros recursos que podem ser utilizados são as nossas equipes de sucesso em eventos e suporte ao cliente, que estão sempre disponíveis para atender uma ligação e auxiliá-lo a aplicar as melhores práticas em seu processo evento.

3. Fácil de usar

É muito importante considerar a facilidade de uso tanto da sua perspectiva como gestor da plataforma como da perspectiva do participante do evento. É ótimo que a ferramenta atenda aos seus requisitos funcionais, mas se ela consumir muito tempo para a configuração e gestão, ou se for muito difícil para os participantes do evento aprenderem a utilizá-la, a adoção por parte da sua equipe e dos participantes do evento será baixa. Isso significa que você terá investido todo o orçamento em um software que definitivamente não proporcionará um ROI (retorno sobre o investimento) positivo.

A escolha de uma ferramenta que garanta fácil uso e navegação para seus participantes é essencial. Muitos organizadores de eventos já têm a difícil missão de convencer os seus participantes a utilizar novas tecnologias; se os participantes tiverem uma primeira experiência ruim com um aplicativo de eventos, é muito improvável que queiram tentar novamente (pelo menos por um bom tempo).

Você deve garantir que o processo de cadastro e o uso do aplicativo de eventos sejam fáceis e intuitivos, de modo a limitar o número de e-mails de suporte ou  perguntas recebidas no local do evento. Uma boa prática é pedir que os seus fornecedores em potencial ofereçam demonstrações ou uma versão de teste da plataforma, para que você possa avaliá-la sob a perspectiva de um novo usuário.

4. Alcançando seus objetivos do evento

Você provavelmente está adquirindo uma solução tecnológica de eventos para um propósito específico – talvez queira aumentar o engajamento dos participantes, proporcionar maior valor para os patrocinadores ou tornar as suas sessões mais interativas. Compreender os objetivos do seu evento e as formas como sua tecnologia pode ajudar a alcançá-los é uma parte crítica do processo de planejamento de eventos

Durante o processo de compra, você deve perguntar aos seus potenciais fornecedores como a tecnologia deles poderá ajudá-lo – não somente a alcançar os seus objetivos mas também a medir esses objetivos de forma quantificável.

Na EventMobi, você será direcionado para um de nossos especialistas em sucesso de evento, que irá ajudá-lo a estruturar a tecnologia de acordo com as necessidades do seu evento, bem como determinar os objetivos a serem cumpridos e definir os fatores para medição de sucesso. Após o evento, nossa equipe ajudará a reunir as medidas e métricas necessárias para demonstrar que os objetivos do seu evento foram atingidos.

5. Treinamento

Diferentes fornecedores oferecerão diferentes opções de treinamento, o que é importante para garantir que você e sua equipe estejam familiarizados com a plataforma de tecnologia.

Na EventMobi, nós acabamos de lançar uma série de vídeos de treinamento sob demanda que guiarão você pelo processo de capacitação no seu próprio ritmo e em seu próprio tempo, bem como um treinamento semanal, no formato de webinar, que lhe dará uma visão completa da plataforma, além de incluir uma sessão de perguntas e respostas em tempo real. Garantir que você tenha um conhecimento bem fundamentado da plataforma é um ótimo ponto de partida para o processo de implementação da tecnologia.

Conclusão

A seleção de um fornecedor que atenda aos seus requisitos funcionais é muito importante, mas você também deve levar em consideração a forma como os serviços e o suporte ao cliente serão fornecidos. É fundamental garantir que você terá o suporte e a orientação necessários, bem como o apoio de alguém que possa providenciar recomendações personalizadas de como utilizar a tecnologia da melhor forma em seus eventos. Nossa equipe dedicada à experiência do cliente está pronta para ajudar a realizar o seu sonho de oferecer eventos com alta tecnologia.