Como Desenvolver um Orçamento para sua Reunião ou Evento
Desenvolver um orçamento é um elemento fundamental no planejamento geral da sua reunião ou evento. Esse é o próximo passo a ser realizado após a definição dos seus objetivos gerais do evento. Para começar a gerar o seu orçamento, é necessário definir o que sucesso financeiro significa para o seu evento e como você deseja medi-lo.
Para atingir isso, você precisa listar todas as possíveis despesas e receitas que ocorrerão em seu evento e ter seu fluxo de caixa sempre em mente. Após ter desenvolvido o seu orçamento, você precisará monitorá-lo e revisá-lo constantemente, com o objetivo de garantir que fique dentro dos limites financeiros definidos. Primeiro vamos dar uma olhada em como você pode determinar o que é o sucesso financeiro para a sua reunião ou evento antes de entrarmos em maiores detalhes sobre o fluxo de caixa.
Defina o que Significa Sucesso Financeiro para sua Reunião ou Evento
Um dos primeiros passos tomados por qualquer organizador de eventos é a preparação do orçamento enquanto prevê, com a maior precisão possível, se o evento resultará em lucro, prejuízo ou equilíbrio. Porém, determinar o que significa sucesso financeiro depende do tipo e dos objetivos do evento.
Vejamos um exemplo baseado no sucesso financeiro equivalente ao ponto de equilíbrio do seu evento. Custos fixos e variáveis serão explicados mais abaixo.
Exemplo
Você está planejando um evento com taxa de inscrição, baseado em informações e objetivos de eventos anteriores, onde sua meta é alcançar o equilíbrio entre receitas e despesas. Calcule de quantos participantes você necessita, com base em um valor predeterminado de inscrição, para gerar receita suficiente para cobrir todas as suas despesas.
Receitas e despesas:
- Taxa de inscrição: R$ 20,00;
- Custos fixos: R$ 1.600,00 (incluindo aluguel de sala, equipamentos audiovisuais, palestrantes, alimentação, equipe, etc);
- Custos variáveis: R$ 10,00/pessoa.
Passo 1: Calcular a Margem de Contribuição (Receitas – Custos variáveis)
Taxas de inscrição – Custos Variáveis
R$ 20,00 – R$ 10,00 = R$ 10,00
Passo 2: Calcular o Ponto de Equilíbrio (Custos Fixos / Margem de Contribuição)
Custos Fixos / Margem de Contribuição
R$ 1.600,00 / R$ 10,00 = 160
Você precisa de 160 participantes para atingir o ponto de equilíbrio
Antes de continuar a planejar o seu evento, você deve entender as necessidades de sua organização para um ponto de equilíbrio, perdas controladas ou saldo positivo do evento. O orçamento do seu evento é, na realidade, uma previsão ou projeção de todas as despesas e receitas que você terá em seu evento. Você não conseguirá prever todas as despesas e receitas no início do seu planejamento, e algumas delas podem até mudar com o tempo. Mesmo assim, planejar seu orçamento baseado em algumas das despesas e receitas mais comuns se faz necessário.
Planeje um Orçamento para a sua Reunião ou Evento
Ao planejar o seu orçamento, é muito importante identificar quais itens representam despesas e quais são fontes de receitas para cobrir os custos. Além disso, você precisa distinguir os custos fixos e variáveis a fim de prever efetivamente um orçamento para o seu próximo evento. Um dos maiores desafios dos organizadores é garantir que você gerencie cuidadosamente as despesas e receitas para alcançar os objetivos estabelecidos pela sua organização, bem como para medir com precisão o sucesso do seu evento.
Despesas
De acordo com uma pesquisa da Professional Convention Management Association (PCMA), 36% de todas as despesas de um evento são exclusivamente relacionadas a comidas e bebidas.
A sua reunião ou evento está condicionada a experiência do participante e, como tal, você deve certificar-se de onde investir o seu orçamento e o que irá agregar valor ao seu público-alvo. Os participantes não se importam se você pagou R$140,00 por uma garrafa de café ou R$25,00/pessoa por um café da manhã continental. No entanto, eles se preocupam com uma ótima experiência e a alimentação no evento é um grande componente de satisfação dos participantes. A PCMA sugere gastar cerca de 55% do seu orçamento em comidas e bebidas, recursos audiovisuais, palestrantes e entretenimento, visto que esses itens impactam diretamente a experiência geral do participante.
Custos Fixos e Variáveis
Voltando ao nosso cálculo do ponto de equilíbrio visto anteriormente, você também precisa diferenciar despesas ou custos fixos e variáveis.
Tipo de Custo
Custos fixos
Explicação
Custos que não se alteram com base no número de participantes. Estes custos são calculados como um valor total
Exemplo
Local, equipamentos audiovisuais, publicidade, palestrantes vistoria no local, etc
Tipo de Custo
Custos Variáveis
Explicação
Custos que se alteram com base no número de participantes. Estes custos são calculados com base no número de pessoas.
Exemplo
Comidas e bebidas, brindes, transporte, impostos, etc
Fontes de Receita
Para cobrir as despesas, diferentes fontes de receita podem ser aproveitadas. Por exemplo:
- Receitas com publicidade (programa do eventos, site na internet);
- Concessões (comidas e bebidas, vendas de mercadorias);
- Doações em espécie / Filantropia
- Taxas de aluguel para expositores ou estandes;
- Doações de bens/presentes (valor financeiro real de mercado);
- Subsídios e contratos;
- Taxas de administração;
- Vendas de mercadorias;
- Taxas de inscrição;
- Taxas de patrocínio;
- Renda de publicidade com tecnologia;
- Comissões de fornecedores (hoteis).
Apesar das várias soluções tecnológicas disponíveis no mercado, a maioria dos organizadores de reuniões e eventos acabam utilizando o Excel ou Google Sheets para realizar o planejamento do seu orçamento. Você terá que atribuir títulos ou categorias específicas para tornar o acompanhamento e a geração de relatórios uma tarefa mais simples. Você também precisará de duas coluna para listar valores estimados e reais. A maneira mais prática de estimar as suas despesas e receitas é olhar para os últimos anos e utilizar uma média de valor como ponto de partida. É muito importante que você tenha conhecimento sobre cada um dos valores existentes no seu orçamento e saiba explicar a sua origem. Sempre guarde todas as faturas e recibos para embasar o seu orçamento.
Outro item fundamental que não pode faltar em seu orçamento é o fundo de contingência; é sempre melhor planejar um determinado valor para despesas imprevistas para que você esteja preparado caso o inesperado ocorra durante o seu evento. Pense no que poderia ocasionar custos adicionais e desenvolva um plano para lidar com isso.
Não adianta planejar o seu evento a menos que você tenha um orçamento adequado e saiba que a sua reunião ou evento é financeiramente viável. Assim que o orçamento tenha sido determinado, você pode então considerar o local, promoções, equipamento, funcionários e qualquer outro elemento relacionado à sua reunião ou evento.
Como Calcular o Fluxo de Caixa para a sua Reunião ou Evento
Fluxo de caixa e capital inicial geralmente são elementos ignorados quando se estimam as despesas e receitas para uma reunião ou evento. Especialmente para eventos, despesas comumente ocorrerão antes da geração das primeiras receitas. Ao reservar locais, você geralmente precisará fazer um depósito caução, despesa que provavelmente acontecerá antes de você vender seu primeiro ingresso. Em resumo, você precisará ter condições de pagar as suas contas enquanto aguarda a entrada das receitas.
Para calcular o seu fluxo de caixa, some todas as suas receitas e subtraia as contas a receber não recolhidas (dinheiro devido a você por serviços ou trabalhos prestados). Este será o seu dinheiro disponível antes das despesas. Se você então subtrair todas as suas contas a pagar (dinheiro devido por você por serviços ou trabalhos contratados) deste número, você terá a sua quantidade de dinheiro disponível. Se o número for positivo, você terá um fluxo de caixa positivo.
Cálculo do Fluxo de Caixa
Todas as Receitas – Contas a Receber não Recolhidas = Dinheiro Disponível Antes das Despesas
Dinheiro disponível antes das despesas – Contas a pagar = Dinheiro disponível
Capital inicial é a sua quantidade de dinheiro disponível no ínicio de determinado período. Abaixo temos um exemplo simplificado de fluxo de caixa.
Exemplo
Você está planejando um festival para a cidade e tem capital inicial de R$1.000,00. Você deseja alugar uma tenda para acomodar até 500 pessoas. Além disso, você deseja contratar 4 músicos. O seu evento acontecerá no dia 15 de Agosto, e os ingressos serão colocados à venda com um mês de antecedência. Você precisa alugar a tenda e contratar os músicos até o dia 1 de Junho, com um custo total de R$ 1.500,00.
Isso significa que, até 1 de Junho, você já terá despesas de R$ 1.500,00. Uma vez que você iniciar a venda de ingressos no dia 15 de Julho, você começará a gerar receitas com a pré-venda de ingressos à R$ 20,00, o que continua durante todo o evento (ingressos, mercadorias, comidas e bebidas, etc.)
Revise e Acompanhe seu Orçamento de Eventos
Planejar o orçamento do seu evento é apenas o ponto de partida. Conforme mencionado anteriormente, nem todas as despesas podem ser previstas e provavelmente o seu orçamento irá mudar durante o processo de planejamento do evento. Isso torna a revisão e o acompanhamento do seu orçamento fundamental. Se possível, um bom ponto de partida é realizar uma reunião com a equipe contábil ou financeira da sua empresa para revisar o formato do seu orçamento. Dependendo do tamanho da sua empresa, convém reunir-se com o proprietário.
Dessa forma, você pode garantir que está no caminho certo antes de continuar o processo de planejamento do evento. Como as demandas para sua reunião ou evento podem mudar, é uma boa ideia determinar com antecedência quem terá a autoridade de aprovar gastos além dos previstos. Entretanto, o fundo de contingência mencionado anteriormente será útil quando se tratar de despesas não planejadas.
DICA DO PROFISSIONAL:
Fornecedores
- Comece a criar uma lista dos fornecedores principais com os seus contatos e taxas; fornecedores geralmente oferecem descontos se você usá-los com frequência;
- Explore sua lista de fornecedores e obtenha cotações adicionais para selecionar a solução mais econômica. Tenha em mente que também pode haver economia de custos se você utilizar um único fornecedor;
- Peça aos fornecedores que enviem as faturas mais próximas a data do seu evento quando você terá mais dinheiro disponível em caixa;
- Assim que a sua conferência terminar, ofereça a oportunidade dos expositores se inscreverem para a conferência do próximo ano imediatamente; dê um desconto para pagamentos antecipados. Isso incrementará seu capital inicial em relação ao seu fluxo de caixa.
Outros
- Planeje com antecedência e, se possível, seja flexível com as datas e locais do seu evento;
- Reduza a quantidade de material impresso ao promover o seu evento pelas redes sociais. Utilize soluções tecnológicas, como um aplicativo de eventos, ao invés de oferecer uma brochura;
- Escolha opções de menu com orçamento mais inteligente;
- Negocie contratos com os palestrantes cuidadosamente e deixe claro quais despesas os palestrantes podem reivindicar;
- Verifique mais de uma vez o layout das salas, requisitos audiovisuais, assim como configurações de mesa e decoração.
Conclusão
Erros no orçamento do seu evento não são uma opção. A importância de um orçamento para eventos não pode ser subestimada. Um orçamento bem planejado leva tempo mas pode significar a diferença entre um evento de sucesso de um evento que pode facilmente resultar em um pesadelo financeiro.