Como criar uma experiência diferenciada em seu evento utilizando tecnologia
Você quer descobrir como criar uma experiência de evento memorável? A tecnologia é a arma secreta de muitos organizadores de evento e tem o poder de ajudá-los a alcançar os objetivos do seu evento de forma extremamente impactante. Um verdadeiro designer de experiência utilizará uma abordagem crítica para analisar todos os pontos significantes de contato com o público dentro do ciclo de vida do evento, com o objetivo de compreender quais os pontos em que o uso da tecnologia terá maior impacto.
Abaixo, listamos alguns dos objetivos e pontos de contato mais comuns em eventos e oferecemos ideias de como usar a tecnologia para alcançar esses objetivos. Desde a primeira visita ao site do evento até o acompanhamento pós-evento, uma mistura desses elementos pode ajudar a criar e refinar o mix de experiências dos seus participantes e das demais partes interessadas.
Objetivo #1: Site do Evento e Cadastro On-line
Atualmente, os participantes tendem a acessar o seu conteúdo on-line mais por meio de dispositivos móveis (smartphones e tablets) do que via computador, de modo que o site do evento e o processo de cadastro precisem ter uma interface amigável e responsiva. Em seus resultados de pesquisa, o Google dá preferência para sites otimizados para dispositivos móveis com as velocidades de carregamento mais rápidas – outro fator a se levar em conta.
Não dê motivos desnecessários para que participantes em potencial deixem de realizar o cadastro em seu evento.
Dicas de Tecnologia:
- No site, inclua elementos visuais que identifiquem e ressaltem a marca do seu evento de forma consistente, destacando em cores vivas os botões de call-to-action, que orientam os participantes e os convidam a tomar uma ação.
- Utilize ferramentas analíticas como o Google Analytics para tomar decisões sobre mudanças de design, melhorar a experiência de navegação e aumentar o tempo de permanência no site.
- Para o processo de cadastro, utilize uma página única ou inclua uma barra de progresso na parte superior que represente a quantidade de etapas que os participantes precisam preencher.
- Procure por uma ferramenta que permita realizar o cadastro/login por meio de redes sociais, de forma que alguns ou todos os dados necessários sejam reaproveitados de uma plataforma de mídia social na qual o participante já tenha se cadastrado anteriormente. A única coisa que resta fazer ao participante é verificar suas informações antes de concluir o cadastro.
- Para visitantes que não realizaram o cadastro na primeira visita, use o redirecionamento personalizado para atraí-los de volta ao processo de cadastramento.
- Utilize tags de URL’s e páginas de destino únicas em suas campanhas de redirecionamento com base na palavra-chave que atraiu inicialmente o visitante.
Objetivo #2: Garantir um processo rápido e sem interrupções na chegada ao local do evento
As primeiras impressões são importantes. Os participantes dão muito valor à primeira interação presencial que têm com a marca e equipe do seu evento. Um primeiro passo em falso pode afetar negativamente toda a experiência com o evento. Consulte as dicas a seguir para garantir o bom funcionamento do evento.
Dicas de Tecnologia:
- Por meio do aplicativo do seu evento, ative o check-in automático para evitar filas na chegada dos participantes ao local do evento. Para um check-in rápido, considere utilizar tecnologia de reconhecimento facial.
- Utilize uma ferramenta de check-in ou um aplicativo que forneça informações adicionais sobre o participante, possibilitando que sua equipe proporcione aos convidados uma experiência de boas vindas personalizada, como brindes para participantes especiais.
- Crie uma experiência marcante desde o início, utilizando elementos audiovisuais e uma produção de qualidade que já começa lá fora, com iluminação de destaque na entrada do seu evento.
- Sinalização digital e painéis digitais dinâmicos e atualizados (live display) podem ser utilizados para recepcionar e direcionar os participantes, com informações como qual entrada usar e como chegar à área de check-in e cadastramento.
- Utilize métodos de pagamento ágil, como totens, aplicativos ou dispositivos POS. Os participantes apreciarão a ausência de filas em pontos de serviço. Além disso, esses sistemas de pagamento podem aumentar o volume de vendas e possibilitar uma coleta inteligente das preferências e padrões de consumo dos participantes, informações úteis para aprimorar os seus próximos eventos.
Objetivo #3: Promover melhores conexões entre os participantes
Se os seus participantes desejam realizar networking, o formato do seu evento deve permitir tempo e oportunidade para interações que contribuam para isso. Comunidades e redes informais de profissionais podem contribuir mais para o sucesso empresarial do que qualquer outro método de apoio empresarial. Como bônus, se você criar uma experiência de evento com interações diferenciadas de networking, os participantes guardarão uma lembrança muito favorável da experiência obtida no seu evento.
Dicas de Tecnologia:
- Utilize uma ferramenta de matchmaking para permitir que os participantes encontrem e iniciem conversas com aqueles que compartilham seus interesses. Alguns aplicativos priorizam ou atribuem um percentual às combinações cujos interesses mais se assemelham.
- Utilize botons inteligentes para apresentar participantes com interesses em comum. Botons inteligentes acendem ou vibram quando participantes com interesses afins estão próximos um do outro. Isso também pode servir como um quebra-gelo para incentivar as pessoas a se conhecerem.
Objetivo #4: Atrair e manter patrocinadores e expositores do evento ao proporcionar alto valor agregado
A receita proveniente de patrocinadores e expositores pode representar uma parcela significativa da receita total do seu evento. Por isso é vital oferecer uma experiência que proporcione a eles um alto valor agregado e os atraia de volta a cada novo evento. A tecnologia pode ser utilizada para criar um ambiente mais interativo e de maior apelo.
Dicas de Tecnologia:
- Crie estandes mais atraentes usando telas sensíveis ao toque, gamificação ou Realidade Aumentada (Augmented Reality – AR). A Realidade Aumentada permite que expositores apresentem produtos que, de outra forma, não teriam como ser apresentados no evento.
- Utilize a tecnologia para facilitar aos participantes o registro de pontos de interesse durante o evento, assim como o acompanhamento pós-evento.
- Uma sacola virtual é uma boa maneira de aumentar a exposição e a expectativa nos momentos que precedem o evento. Os expositores podem oferecer brindes aos participantes que se inscreverem em sua lista de e-mails. Estes, por sua vez, poderão recolher os brindes ao visitarem os estandes durante o evento.
- Utilize notificações por meio de aplicativo com ofertas especiais para atrair mais participantes aos estandes. As notificações podem ser acionadas na passagem dos participantes em áreas específicas do evento.
Objetivo #5: Potencialize as oportunidades de aprendizado no seu evento
Aprendizado é um fator motivacional importante para os participantes de um evento. Por isso a educação proporcionada pela programação, pelo conteúdo, pelos palestrantes e pelas exposições é uma parte essencial da experiência do evento. Um evento deve manter o nível de interesse alto e despertar ideias e energia nos participantes.
Dicas de Tecnologia:
- Torne o aprendizado mais interativo e divertido ao longo do seu evento utilizando sistemas de resposta interativos para perguntas e respostas ao vivo, enquetes e pesquisas de feedback. As informações coletadas em tempo real podem ser utilizadas pelo palestrante para adaptar o conteúdo de sua apresentação, garantindo maior aderência e relevância para o público.
- Utilize documentos colaborativos para convidar participantes a responderem perguntas, como, por exemplo, pedir que estudantes de medicina identifiquem anomalias em um raio X. Um mapa de calor pode então destacar as respostas do grupo e promover uma conversa envolvente.
- Em eventos de negócios, a tecnologia pode ser utilizada para que parceiros de negócios possam registrar um acordo ou para introduzir uma abordagem completamente diferente, como um evento no formato de hackathon, no qual pequenos grupos colaboram para resolver um problema e criar uma solução dentro de um prazo definido.
Conclusão:
Atualmente, quando falamos em planejamento de eventos, a questão sobre como criar uma experiência de evento vai além da logística. Para competir pela fidelidade dos participantes, os profissionais do evento precisam proporcionar experiências marcantes que causem um impacto único e memorável.
Uma maneira fácil de acrescentar variedade e enriquecer a experiência do evento é aliar a tecnologia de evento com uma produção de qualidade que inclua elementos audiovisuais. Em última análise, para cada ingrediente que você considerar, sempre se pergunte como ele ajudará você a atingir os objetivos do seu evento.