Boas Práticas: Como obter os melhores resultados do recurso da agenda.

A sua agenda é indiscutivelmente uma das áreas mais importantes do seu aplicativo de eventos, pois permite a você compartilhar informações importantes relacionadas às sessões do evento e atividades em geral. Uma agenda bem detalhada e organizada pode fazer toda a diferença em como os participantes encontram o caminho para as suas sessões, e em como eles se engajam com elas. Aqui estão cinco maneiras de como obter os melhores resultados do seu recurso de agenda:

1. Crie trilhas para ajudar os participantes a encontrar as sessões que são de maior relevância ou interesse para eles.

As trilhas podem facilitar a navegação pela agenda do evento, destacando os tipos de sessões ou atividades disponíveis por tópicos. Uma melhor maneira de pensar nas trilhas é como uma forma de categorizar suas sessões e atividades, não apenas por data e hora. Isso faz com que o acesso a informação não seja apenas fácil mas também intuitivo para os seus participantes. Ao criar suas sessões e decidir quais trilhas você deve criar, considere o seguinte:

1. Existe uma categoria abrangente na qual uma série de sessões pode ser categorizada?
2. Como você gostaria de pesquisar/encontrar sessões na sua agenda?
3. Como você pode tornar a navegação para o conteúdo das sessões mais fácil e intuitiva para os participantes?

Aqui estão alguns exemplos interessantes onde nossos clientes usaram trilhas para organizar as suas sessões no passado.

2. Crie agendas pessoais para destacar em quais sessões ou atividades um participante deve comparecer.

Agendas pessoais dentro do aplicativo de eventos auxiliam o participante a identificar em quais sessões ou atividades ele deve estar presente. Esse recurso ajuda a tornar muito claros os requisitos de sessão, especialmente quando se trata de:

• Qualificação para créditos de educação continuada;
• Sessões com capacidade máxima determinada;
• Sessões privadas apenas disponíveis para um grupo seleto de participantes.

Os participantes podem acessar a sua agenda pessoal no menu à direita do aplicativo de eventos, conhecido como Painel do Participante ou em inglês “Attendee Dashboard”. Se as agendas pessoais forem necessárias para todas as suas sessões, então você pode achar interessante criar um link específico que irá direcionar os participantes para essa área do painel. Nesse caso, você também pode optar por desativar a opção para que participantes adicionem e removam itens de suas agendas. Você irá encontrar essa opção disponível na área Sessions Library > Settings do nosso sistema Experience Manager.

3. Determine papéis para exibir quem são os facilitadores das suas sessões.

Os papéis ajudam a identificar quem está envolvido na realização das sessões. Isso pode ser utilizado para identificar quem está organizando a sessão, apresentando ou patrocinando. Os papéis mais comuns são:

• Palestrantes
• Moderadores
• Panelistas
• Patrocinadores

Os papéis podem ser associados a qualquer perfil de participante, por isso, certifique-se de que adicionou este conteúdo à biblioteca de Pessoas antes de atribuir papéis às sessões. No evento no qual você deseja associar papéis para destacar os seus patrocinadores e parceiros, você deve considerar a criação de um perfil para tais empresas na biblioteca de Pessoas, além da biblioteca de Empresas.

4. Envolva o público com o uso de pesquisas ao vivo e sessões de perguntas e respostas.

Incorporar recursos de resposta do público nas suas sessões pode ajudar a aumentar os níveis de engajamento, transformando participantes em membros ativos no conteúdo que está sendo compartilhado por meio de seu aplicativo de eventos.

Pesquisas ao vivo são uma ótima maneira de verificar o envolvimento do público, coletar opiniões populares, ou de habilitar votações durante a sessão. Os participantes encontrarão os recursos de pesquisas ao vivo disponíveis dentro dos detalhes da sessão e poderão enviar as suas respostas em tempo real. Os resultados poderão ser exibidos em tempo real para a platéia.

Como alternativa, você pode permitir que o público se conecte ao seu palestrante por meio da opção “Faça uma Pergunta”. Esse recurso permite que os participantes possam se conectar aos palestrantes com perguntas relacionadas ao tópico ou conteúdo da sessão. As perguntas são obtidas de forma anônima por meio do aplicativo, o que estimula até os mais tímidos a participar e contribuir com o evento. Essas perguntas podem ser submetidas para votação ou então serem exibidas para a platéia.

5. Compartilhe recursos relacionados ao conteúdo da sessão.

Não permita que o compartilhamento do conhecimento acabe ao final da sessão. A inclusão de recursos, como documentos e links externos, fornecendo informações adicionais aos participantes sobre o tópico em questão também lhes oferece algo para fazer referência após o término do evento. Disponibilizar este conteúdo em cada sessão possibilita a manutenção de todas as informações relevantes facilmente acessíveis ao participante por meio de uma área central.

Para facilitar a coleta desses recursos, use a opção de auto-edição de e-mail para todos os perfis aos quais você atribuiu a função de palestrante. Ao utilizar esta opção eles poderão adicionar qualquer apresentação relevante ao tema, documentos ou links para os detalhes da sessão no momento em que eles atualizarem os detalhes do seu perfil.

Conclusão

Aproveitar ao máximo sua agenda do aplicativo de eventos não significa que você precisa usar todos os recursos disponíveis. Conhecer o seu público é a chave para decidir quais opções serão as melhores para um determinado evento. Ter em mente os  gerais do seu evento e manter o foco em oferecer um fluxo intuitivo de acesso ao conteúdo das sessões permitirá a você escolher quais recursos irão agregar mais valor aos participantes. Esperamos que algumas dessas sugestões tenham ajudado a mostrar as possibilidades disponíveis e a moldar a experiência do aplicativo do evento que você deseja compartilhar com os seus participantes.