Agendamentos EventMobi: Abordagem Moderna para Networking em Eventos

Temos o prazer de anunciar uma nova grande melhoria no aplicativo de eventos da EventMobi: a funcionalidade de Agendamento de Reuniões. Esta nova ferramenta ajudará participantes a conectarem-se e a agendarem reuniões entre si, antes ou durante o seu evento.

As programações de eventos tendem a ser recheadas de sessões e atividades, o que é ótimo já que é essa a expectativa dos participantes. Ter uma programação diversificada permite que você crie oportunidades inesperadas para a realização de networking no local do evento. Porém, embora existam tais momentos para conexões inesperadas, uma programação muito carregada muitas vezes não possibilita tempo suficiente para que as pessoas possam se conectar e estabelecer relações mais significativas um a um.

Independentemente da conversa ser formal ou informal, relacionada a negócios ou casual, os participantes do evento e outras partes interessadas são agora empoderados com uma ferramenta que lhes permite explorar a lista de participantes e marcar reuniões entre si. Assim que o aplicativo do seu evento é disponibilizado, os participantes são habilitados a usar uma poderosa ferramenta para conectarem-se, agendarem compromissos antes mesmo do início do evento, e continuarem a conversa pessoalmente no local.

Os Participantes Querem Mais Oportunidades de Networking

A IAEE, a PCMA e o “The Experience Institute” conduziram um estudo para determinar as principais razões pelas quais as pessoas decidem participar de eventos. Os resultados do “Estudo da Decisão de Participar”, demonstram que o networking está entre os três principais fatores que impulsionam a participação em eventos..

De fato, em todas as gerações pesquisadas (pré-boomers, boomers, geração X, e a geração Y ou Millennials) um total de 76% das pessoas disseram que é importante que os eventos ofereçam oportunidades para fazer contatos e estabelecer conexões. No geral, isso afeta fortemente a sua decisão de participar de um evento. As oportunidades de networking são particularmente importantes para os Millennials, com 84% dos pesquisados informando que o networking é um fator de decisão importante para eles. As gerações mais jovens buscam participar de eventos como uma forma de ampliar o seu networking e procurar oportunidades de emprego.

Embora seja sempre difícil obter a confirmação da participação das pessoas de forma antecipada, a maioria dos participantes (84%) tende a se registrar para um evento com 2-6 meses de antecedência. Isso significa que a maioria do seu público terá confirmado a participação antes mesmo de você iniciar a divulgação do aplicativo do seu evento. É durante esse período que eles estariam mais receptivos a aproveitar para visualizar a lista de participantes, personalizar suas agendas do evento, e agendar compromissos com outros participantes.

Antes que os organizadores de eventos pudessem aproveitar ao máximo a tecnologia de eventos, criar as atividades de networking dentro da programação do evento exigia muito trabalho, recursos e tempo. No caso dos patrocinadores e expositores, eles dependiam de uma lista de participantes (quando houvesse uma) para enviar e-mails de apresentação com a esperança de obter algumas respostas. Já os participantes não tinham nenhuma informação sobre quem mais compareceria ao evento, de forma que não havia possibilidade de realizar networking antecipadamente.

Com a ferramenta de Agendamento de Reuniões da EventMobi o seu público não apenas poderá explorar a lista de participantes, mas também agendar horários e confirmar reuniões no local do evento com outros participantes ou expositores com semanas de antecedência. Pense nessa funcionalidade como uma forma de facilitar as conversas de corredores antes mesmo do seu evento começar!

Como os Stakeholders do seu Evento se Beneficiam do Agendamento de Reuniões

Benefícios para os Stakeholders:

ORGANIZADORES DE EVENTOS

• Para utilizar a ferramenta de Agendamento de Reuniões os participantes precisarão se registrar previamente e realizar o download do aplicativo do evento, ajudando assim a impulsionar as atividades de pré-engajamento e as taxas de adoção do aplicativo;
• Promover o Agendamento de Reuniões é uma ótima forma de incentivar a utilização do aplicativo antes da chegada ao local do evento, assim como a familiarização por parte dos participantes com as demais funcionalidades do app, especialmente no tange o planejamento do seu dia e sessões;
• Permitir que participantes e outras partes interessadas se envolvam em interações face a face de alta qualidade aumenta no geral o valor e o sucesso do evento;
• Reuniões um a um ajudam a criar o senso de comunidade que irá fazer com que os participantes desejem permanecer conectados e encontrar-se novamente no próximo evento;
• Saber que mais participantes irão agendar reuniões entre si irá ajudar a dimensionar melhor os espaços do evento, garantindo assim que haverá espaço e privacidade suficientes para a realização das reuniões;
• Ter acesso aos dados que destacam o impacto do evento na facilitação de conversas entre participantes. Tais dados, por sua vez, podem ser correlacionados diretamente ao sucesso do seu evento na forma de indicações e novas inscrições em eventos futuros.  

PARTICIPANTES

O tempo durante o evento é eminentemente maximizado ao agendar reuniões com antecedência ao invés de gastar tempo coordenando conversas durante o evento;

• Agendar reuniões um a um com indivíduos específicos proporciona a oportunidade de construir conexões significativas dentro da comunidade e de conhecer novas pessoas;
• É fácil pesquisar contatos específicos na lista de participantes e econtrá-los por nome, empresa ou cargo;
• Introduções muitas vezes desajeitadas e embaraçosas que ocorrem pessoalmente são evitadas, pois a comunicação online é bem menos intimidadora;
• Decidir horário e local para uma reunião é uma tarefa facilmente coordenada por meio da funcionalidade de bate-papo;
• Agendar reuniões através do aplicativo oferece aos participantes uma ótima forma para que possam avaliar o seu evento pelo número de novas conexões e conversas que tiveram.

FORNECEDORES / PATROCINADORES / VENDEDORES

• O tempo é maximizado ao agendar reuniões previamente com compradores em potencial ao invés de procurá-los durante o evento ou esperar que venham até  a área do expositor;
• Reuniões presenciais com potenciais compradores são ótimas maneiras de gerar boas oportunidades de negócio e de construir relacionamentos para contatos futuros;
• Ao utilizar o aplicativo de eventos, o gerenciamento de compromissos pode ser facilitado, pois integra-se perfeitamente ao cronograma da conferência para participantes e patrocinadores;
• Ajuda os interessados a lhe encontrar, pois a localização do seu estande será enviada juntamente com a solicitação da reunião.

RECRUTADORES

• Ter a possibilidade de pesquisar a lista de participantes por candidatos específicos e agendar reuniões antes do início do evento otimiza o uso do tempo dos recrutadores;
• Os recrutadores obtêm maior valor ao avaliar os candidatos em reuniões presenciais, e vice-versa.

INVESTIDORES

• O Agendamento de Reuniões permite aos investidores tratar diretamente com as empresas de seu interesse e saber mais sobre elas;
• Os investidores podem procurar falar com várias empresas, por isso, ter a possibilidade de agendar reuniões antes do início do evento auxilia na organização da sua agenda e potencializa o uso do seu tempo durante o evento.

EQUIPE DE GERENCIAMENTO

• Durante eventos internos da empresa, como o início de uma campanha de vendas, a possibilidade de agendar reuniões antes do evento é especialmente útil para empresas que possuem equipes remotas ou escritórios internacionais onde os funcionários não têm a oportunidade de interagir regularmente de forma presencial.

EQUIPE DE PRODUTOS

• Em um evento externo da empresa, como uma conferência de clientes, poder agendar reuniões é extremamente útil para que a Equipe de Produto possa receber feedback dos seus usuários;
• Ao agendar reuniões com usuários ou clientes específicos antes do evento, a Equipe de Produto pode aproveitar melhor seu tempo em vez de pesquisar contatos distintos durante o evento.

EQUIPE DE CONTAS / VENDAS

• De forma similar à Equipe de Produto, em um evento externo da empresa a Equipe de Vendas pode maximizar o seu tempo buscando incrementar negócios existentes ou se conectando com novos clientes em potencial;
• Ao agendar reuniões com usuários ou clientes específicos antes do evento, a Equipe de Vendas pode agendar quantas reuniões forem necessárias para construir sua base de relacionamentos.

Apresentando a Funcionalidade Agendamento de Reuniões da EventMobi

Simplicidade no Seu Melhor

A ferramenta de Agendamento de Reuniões da EventMobi é otimizada para agendamentos um a um. Facilidade de uso é a premissa do seu desenvolvimento, oferecendo a simplicidade de realizar um agendamento em 2 passos simples que não necessitam de nenhum treinamento ou conhecimento prévio por parte dos participantes.

Um processo fácil de duas etapas:

1. Utilize o aplicativo de eventos para encontrar uma pessoa específica na lista de participantes;
2. Solicite uma reunião com essa pessoa.

Você poderá visualizar os detalhes dos seus agendamentos na sua agenda pessoal, assim como cancelar e aceitar reuniões conforme desejar.

Integração com o Chat e Agenda

Com a integração das funcionalidades de Agendamento de Reuniões e Chat os participantes podem facilmente agendar reuniões individuais. O design intuitivo permite que os agendamentos sejam gerenciados por meio do Chat, reduzindo assim a incômoda tarefa de enviar e receber e-mails para agendar um novo horário ou explicar maiores detalhes do agendamento. Os participantes têm a opção de aceitar ou recusar um convite por meio do Chat. Além disso, a reunião é exibida na agenda personalizada de cada parte.

Criado para Segurança, Privacidade e Controle

Os participantes podem ficar mais confiantes em saber que a comunicação é estabelecida em um canal privado e seguro, visível apenas para os integrantes da reunião. Além disso, no caso dos participantes que não tem interesse em receber convites para reuniões, eles podem facilmente optar por não receber tais solicitações acessando o centro de preferências do aplicativo de eventos.

Análises e Relatórios

O armazenamento digital das reuniões entre duas partes permite que organizadores de eventos tenham acesso a métricas que fornecem informações diretas sobre como medir o sucesso do evento. Nossas funcionalidades de análises e relatórios permitem que os participantes visualizem todas as suas reuniões no aplicativo, lembrem de todas as pessoas com quem se conectaram, e aumentem as taxas de retorno do evento. De maneira geral, as referências positivas para futuros eventos e a participação do público são maximizados.

Começando com o Agendamento de Reuniões

O Agendamento de Reuniões da EventMobi está incluído como parte do nosso pacote MAX e atualmente disponível com um desconto introdutório para todos os demais pacotes. Solicite um teste gratuito com um Gerente de Contas hoje mesmo para conhecer mais.

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