3 Fatores Para Um Evento Memorável
Esse post é uma contribuição de Ney Lins.
Ao longo de mais de 14 anos planejando, organizando e produzindo centenas eventos corporativos no Brasil, EUA, Canada e Portugal, aprendi que um bom evento não é o mais longo, o mais bonito ou o mais caro, mas sim um evento que gera grandes experiências para os participantes, pois são experiências que fazem eventos serem memoráveis.
Segundo o último levantamento feito pela ABEOC em 2013, o Brasil sediou naquele ano mais de 590 mil eventos com mais de 202 milhões de pessoas presentes e esse número só vem aumentando. Mas quais desses 590 mil eventos podem ser considerados memoráveis para os seus mais de 202 milhões de participantes?
Bom, vou destacar aqui 3 fatores que considero fundamentais para que qualquer evento corporativo seja memorável.
1. Interação Com Os Participantes: O contato com os participantes, desde o primeiro momento é essencial para que qualquer evento corporativo seja memorável. E quando falo dessa interação eu cito todos os pontos de contato como igualmente importantes. A comunicação do seu site de inscrição, a atualização com informações relevantes sobre como chegar, horários, agenda, atualizações importantes e lembretes fazem parte dessa interação pré-evento com os participantes que, se bem feito, já vão entrando no clima do evento e criando expectativas positivas, o que, consequentemente irá gerar um maior nível de aproveitamento e satisfação com o evento. Quando os participantes de um evento são consultados sobre como deve ser algo, ou como foi algo e o que fazer para melhorar aquela experiência ele se sente importante e fica ainda mais animado e satisfeito com o a experiência gerada, o que tornará o evento memorável para ele. Dê aos seus participantes a chance de dar sugestões antes do evento, de dar feedback de cada detalhe, através de pesquisas de satisfação em tempo real, que podem inclusive ser recompensadas. Afinal, o evento é feito para os participantes e a eles seja dada toda a merecida atenção e esforços.
2. Interação Entre Os Participantes: Agora que você já tem toda a sua comunicação entre você e os participantes definida, é hora de focar em um dos principais pontos que podem fazer o seu evento ser memorável. O networking entre os participantes é fundamental em Eventos Corporativos, pois isso ajuda no relacionamento e no desenvolvimento de negócios de diferentes empresas e segmentos. Mas, ok, temos que assumir algo: Simplesmente abordar alguém que você não conhece e nem sabe o que a pessoa faz em meio a um evento não é algo fácil para todos, principalmente para os mais tímidos. Por isso, estimular esse relacionamento entre os participantes antes mesmo do evento é FUNDAMENTAL para que ter um evento memorável. Crie conversas através de mensagens, chats, grupos de interesse, possibilite que os participantes encontrem outros participantes que tem alguma sinergia de objetivos, enfim, crie uma comunidade engajada em torno do seu evento.
3. Engajamento e Competição: Este é um dos meus fatores favoritos e mais efetivos para transformar qualquer evento em um evento memorável. Sem medo de errar, posso afirmar que aplicar elementos de competição para tornar os participantes mais engajados com o seu evento, o tornará memorável. Como seres humanos, somos todos motivados por competição e isso o ajudará a manter os participantes mais participativos durante todo o evento, seja ele de uma noite, um dia ou uma semana de duração. Tenha em mente que quando for criar uma estratégia de engajamento e competição para o seu evento leve em conta que isso pode ajudar os seus patrocinadores a receberem mais visitas em seus estandes, o que irá gerar mais negócios para eles e, consequentemente, mais satisfação dos seus patrocinadores que não irão hesitar em patrocinar outros eventos que você realizar. Além disso, você pode gerar dados sobre o comportamento dos participantes no seu evento que possibilitarão gerar ações pós- evento e melhorar ainda mais as experiências para os próximos eventos. Como engajar os participantes através de competição? Aqui vão alguns dos meus exemplos favoritos: Faça um ranking que apresentará os participantes por pontos ganhos por terem dado feedback sobre o evento, participado de quiz em tempo real com os palestrantes, terem feito check-in em visitas a estandes, terem atendido a palestras, terem trocado contatos entre os participantes (networking), por terem compartilhado fotos, feito comentários e postado vídeos nas mídias sociais com a hashtag do evento, entre outras infinitas ideias que você pode agregar a sua estratégia para tornar o seu evento memorável.
Claro que estes não são os únicos fatores para fazer o seu evento memorável, mas são os que eu considero os mais importantes. Quando comecei lá atrás em 2004 a fazer eventos, colocar em prática essas dicas que estou dando aqui não eram impossíveis, mas eram caras, de difícil acesso e com opções limitadas. Hoje em dia, com o avanço da tecnologia e empresas como a EventMobi focadas em proporcionar toda a tecnologia necessária para transformar o seu evento em memorável, fica tudo mais fácil.
Como profissional de eventos, sabemos que a flexibilidade e velocidade de adaptação em meio a um evento é algo crucial para o seu sucesso, o uso da tecnologia se torna primordial e devemos estar atentos as novidades que surgem para que possamos fazer cada vez mais eventos memoráveis.
Ney Lins é um profissional de Marketing e Eventos e Autor Best-seller na Amazon Brasil. Especializado em Mídias Digitais, Experiência do Cliente, Estratégias de Posicionamento de Marca e Comportamento do Consumidor, Ney planejou, desenvolveu, executou e entregou resultados bem-sucedidos ao longo de mais de 14 anos de experiência em diversos países na América Latina, Europa e América do Norte.