Cómo realizar eventos corporativos inolvidables con tecnología de eventos
Una de las dificultades más comunes con los eventos corporativos – y todo tipo de eventos- en realidad, es la desalineación que a menudo se produce entre los objetivos de tu evento y la solución de tecnología de eventos que has adquirido.
Cuando elijas la tecnología de eventos para administrar el registro, la señalización digital, las aplicaciones de eventos, lo que sea, debes tener claro cómo estas soluciones te ayudarán a cumplir los objetivos únicos de tu evento. Esto te ayudará a venderle el concepto a tu jefe de este gasto de tecnología y ejecutar un evento más memorable que ofrezca los resultados correctos.
El hecho es que cuando se ejecutan varios eventos corporativos anualmente con diferentes objetivos, no tienes el tiempo o la capacidad para buscar una solución diferente para cada evento.
Y es por eso que es mucho más simple elegir una plataforma de tecnología de eventos que sea altamente configurable y que te permita personalizar tu registro, señalización digital y aplicación de eventos para que se adapte a tu propósito único.
Alineación de la tecnología de eventos con los objetivos del evento
Seamos un poco más prácticos. Por ejemplo, puedes optar por utilizar la misma plataforma de aplicaciones de eventos para llevar a cabo reuniones iniciales de ventas y reuniones generales anuales, pero para cumplir tus objetivos, es posible que requieras una funcionalidad diferente.
Por ejemplo, para ayudar a aumentar el networking y el compromiso en tu próximo lanzamiento de ventas, puedes crear desafíos basados en juegos a través de tu aplicación de eventos. Pero los juegos divertidos pueden no ser los adecuados para tu asamblea general anual. En su lugar, es posible que estés buscando funciones como encuestas en vivo para votar sobre temas específicos para discutir.
El punto importante que debes recordar es que puedes y debes personalizar tu solución de tecnología de eventos para alinearse con los objetivos de tus eventos.
Aquí te mostramos algunas ideas de cómo llevar a cabo diferentes tipos de eventos corporativos por medio de una sola plataforma de tecnología de eventos:
Cómo iniciar un Kickoff de ventas
Las reuniones iniciales de ventas, o kickoffs, son importantes para comenzar el año fiscal de la manera correcta. Típicamente los objetivos de este tipo de eventos es asegurar que los miembros del equipo de ventas estén bien educados sobre los productos, y motivados para dominar sus objetivos de ventas.
Aquí hay algunos consejos para asegurar que tu próximo Kickoff de ventas sea un éxito:
- Olvídate del papel, almacenando y asegurando las presentaciones importantes, documentos de capacitación e información de productos digitalmente, los harás fácilmente accesibles para todos los representantes de ventas en cualquier momento y en cualquier lugar.
- Impulsa nuevas relaciones incentivando a tu equipo con un juego de networking en el que los asistentes son alentados y recompensados por conocer a nuevos miembros del equipo y ejecutivos de liderazgo (descarga nuestra Guía completa sobre la Gamificación).
- Aumenta la participación y la emoción de los asistentes para asegurar que tu equipo esté en pleno desarrollo y preparado para el próximo año de ventas. Con las herramientas de participación en la aplicación, como Discusiones de grupo, encuestas en vivo y sesiones de preguntas y respuestas, puedes crear conversaciones seleccionadas en la aplicación sobre aprendizajes clave y fomentar debates en vivo durante las sesiones educativas importantes.
Revisa los objetivos de la empresa en la Reunión general anual
Las reuniones generales anuales son obligatorias y generalmente cubren información importante sobre el estado general de la empresa, revisiones del año fiscal anterior y reportes financieros, además de ser donde se toman algunas decisiones clave.
Con las partes interesadas, altos ejecutivos, miembros de la junta de directivos y otros líderes de la empresa, la imagen de marca y seguridad son de muy alta importancia.
Aquí te presentamos como lograr estos objetivos con una app de eventos:
- Asegura la seguridad mediante la carga de documentos financieros en una aplicación segura y asegúrate de que el acceso esté controlado para las listas de asistentes con protección por contraseña y otras medidas de seguridad.
- Impresiona a los jugadores clave con un diseño elegante y alineado con la imagen de marca corporativa, asegúrate también de que tengan acceso rápido a la agenda y a otros detalles importantes a su alcance.
- Captura comentarios y toma decisiones en el momento a través de herramientas dentro del app de preguntas y respuestas y encuestas en vivo.
Crea el estreno perfecto durante tu próximo lanzamiento de producto
Los lanzamientos de productos están organizados para mostrar las últimas y mejores ofertas de la empresa y generar un impulso de ventas. Para garantizar el éxito, el lanzamiento de un producto debe llegar con éxito a diferentes audiencias y garantizar que cada uno se emocione y se sienta positivo sobre lo que se avecina.
¿Cómo puede ayudar la tecnología de eventos?
- Educa a los asistentes haciendo que sea más fácil para ellos obtener más información sobre tu producto. Carga información del producto, videos y folletos digitales en una aplicación de marca personalizada para que los asistentes puedan acceder a la información cuando lo deseen.
- Crea expectativas en las redes sociales mediante la integración con tus plataformas de medios sociales y permitiendo a los asistentes interactuar y difundir las noticias sobre tu producto. Puedes preseleccionar un hashtag de Twitter asegurando que todos lo estén usando, e incorporar Live Display – señalización digital con un muro de tweets en vivo.
- Elimina las preguntas y respuestas y garantiza la claridad al permitirle a los asistentes enviar preguntas a través de la aplicación y eliminar la molestia de un micrófono.
Entrega valor en las conferencias de socios y usuarios
Las conferencias de socios y usuarios son importantes para que una empresa establezca relaciones sólidas con sus clientes y prospectos al conectarlos con la información y las personas correctas.
Aquí te mostramos cómo usar una plataforma integrada para asegurar la rentabilidad mensurable de la inversión:
- Crea una experiencia de registro sin problemas implementando una solución de registro integrada y en línea. Será fácil para los asistentes registrarse, fácil de administrar y simple para que puedas capturar esas importantes preguntas previas al evento sobre restricciones dietéticas, preferencias de sesión y otros detalles importantes.
- Fomenta el intercambio de conocimientos en el lugar del evento al permitir que los asistentes interactúen tanto con el contenido de la sesión como con otros clientes a través de herramientas de participación tales como encuestas en vivo, sesiones de preguntas y respuestas y discusiones grupales.
- Demostrar la rentabilidad de la inversión del evento mediante la creación de reportes personalizados con una plataforma integrada y analíticos integrados. Ve los detalles para que puedas comprender lo que les gustó a tu asistentes y dónde hay margen de mejora en el futuro.
Maximiza la rentabilidad de la inversión de los expositores en el evento
Las ferias comerciales reúnen a clientes potenciales para interactuar con empresas y obtener más información sobre sus productos o servicios. La clave es asegurar que los patrocinadores o expositores sientan que están obteniendo un retorno de su inversión al asistir al evento y que los asistentes se vayan con la información que estaban buscando.
Esto puede ser fácilmente logrado con lo siguiente:
- Resalta a los patrocinadores, expositores y socios asegurándote de que cada uno tenga espacios digitales para compartir información de la empresa, noticias de productos y más. Aumenta la exposición de tus socios clave mediante la utilización de la pantalla de inicio de tu aplicación de eventos, la creación de anuncios de banner y con el uso de listones de patrocinador.
- Guía a los asistentes sin esfuerzo a través de mapas interactivos demostrando dónde se encuentra cada expositor. ¡Ya no más páginas que hojear con la información y números de stands de los expositores!
- Aumenta el tráfico para los expositores. ¿Tienes algunos expositores que no están teniendo el tráfico que esperaban? A través de la gamificación, es fácil alentar a los asistentes a visitar stands específicos para que los expositores regresen el próximo año.
Crea un viaje de incentivo para inspirar
Los viajes de incentivo son una oportunidad para que los asistentes se relajen y disfruten la recompensa de todo su arduo trabajo. Ellos quieren estar libres de estrés, y tu quieres asegurarte de que sea sencillo y fácil contactarlos a todos incluso cuando no estén todos juntos.
Las apps de eventos hacen que el mantenerte conectado con los asistentes sea tarea fácil:
- Bríndales todo lo que necesitan saber antes que viajen, al subir contactos clave, detalles del hotel, horarios de transporte, e información de actividades.
- Mantén a los asistentes informados (aunque se hayan ido a la alberca todo el día) con alertas y notificaciones en tiempo real.
- Fomenta nuevas relaciones al permitirle a los asistentes que vean los perfiles de otras personas con las que estarán pasando su tiempo y permíteles enviarse mensajes dentro del app para que puedan hacer nuevas amistades.
La tecnología de eventos está apareciendo gradualmente en todos los eventos corporativos, ya que es una gran manera de aumentar la rentabilidad de la inversión, realizar cambios y garantizar que los asistentes tengan todo lo que necesitan en la palma de su mano; Sin embargo, es importante recordar que no se trata de una talla única para todos. La solución de tecnología de eventos adecuada se puede personalizar para garantizar que tus eventos alcancen tus objetivos principales.