Cómo desarrollar un presupuesto de evento para tu reunión o evento
El desarrollo de un presupuesto para eventos es un elemento crucial a la hora de planificar tu reunión o evento. Es el siguiente paso después de establecer los objetivos generales de tu evento. Para empezar a elaborar tu presupuesto, es mejor determinar qué significa el éxito financiero para tu evento y cómo deseas medirlo.
Para lograr esto, debes enumerar todos los gastos e ingresos posibles que probablemente ocurrirán en tu evento y tener en cuenta tu flujo de efectivo. Una vez que hayas desarrollado tu presupuesto, tendrás que realizar un seguimiento y revisarlo periódicamente para asegurarte de que se mantiene dentro de los recursos asignados. Primero veamos cómo puedes determinar qué significa el éxito financiero para tu reunión o evento antes de hablar con más detalle sobre el flujo de efectivo.
Determina qué significa el éxito financiero para tu reunión o evento
Uno de los primeros pasos para cada planificador de eventos es la preparación de un presupuesto de evento y la predicción con la mayor precisión posible si el evento resultará en una ganancia, pérdida o en un punto de equilibrio. Sin embargo, determinar qué significa el éxito financiero para tu evento depende del tipo de evento y los objetivos para ese evento.
Veamos un ejemplo basado en que el éxito financiero es equivalente al punto de equilibrio de tu evento. Los costos fijos y variables se explicarán más abajo.
Ejemplo
Estás planeando un evento con inscripción pagada y, en función de los objetivos y el desempeño pasado, el objetivo es alcanzar el punto de equilibrio. Calcula cuántos asistentes necesitas a una tarifa de registro predeterminada para generar ingresos suficientes para cubrir todos los gastos.
Ingresos y gastos:
- Registro: $20
- Costos fijos: $1,600 (incluye el alquiler de la sala, audio y video, costos del presentador, servicio de comida, personal, etc.)
- Costos variables $10 por persona
Paso 1: Calcular el margen de contribución (Ingresos – Costos variables)
Costes de registro – Costos variables
$20 – $10 = $10
Paso 2: Calcular el punto de equilibrio (Costos fijos/Margen de contribución)
Costos fijos/Margen de contribución
$1,600/$10 = 160
Necesitas 160 asistentes para el punto de equilibrio.
Antes de continuar con la planificación de tu presupuesto, debes comprender las necesidades de tu organización para un punto de equilibrio, pérdida o ganancia. El presupuesto de tu evento es realmente un pronóstico o proyección de todos los gastos e ingresos en los que incurrirás en tu evento. No podrás pronosticar todos los gastos e ingresos desde el principio y algunos de ellos incluso podrían cambiar con el tiempo. Sin embargo, es necesario planificar tu presupuesto en algunos de los gastos e ingresos más comunes.
Planifica un presupuesto para tu reunión o evento
Al planificar tu presupuesto, es primordial identificar qué elementos representan gastos y qué elementos son fuentes de ingresos para cubrir los costos. Además, debes distinguir entre los costos fijos y los costos variables para pronosticar efectivamente un presupuesto para tu próximo evento. Uno de los desafíos clave para los planificadores es garantizar que administres cuidadosamente los gastos e ingresos para alcanzar los objetivos financieros establecidos por tu organización y que midan con precisión el éxito de tu evento.
Gastos
De acuerdo con una encuesta de la Asociación Profesional de Administración de Convenciones (PCMA por sus siglas en inglés) el 36 % de todos los gastos son únicamente para alimentos y bebidas.
Tu reunión y evento se trata de la experiencia de los asistentes y, como tal, debes asegurarte de dónde deseas gastar tu dinero y de lo que agrega valor para tu público objetivo. A los asistentes no les importa si pagan $ 140 por un galón de café o $ 25 por persona por un desayuno continental, sin embargo, sí se preocupan por una gran experiencia y el servicio de comida es un componente importante en la satisfacción de los asistentes. La Asociación Profesional de Administración de Convenciones (PCMA por sus siglas en inglés) sugiere gastar el 55 % de tu presupuesto en servicios de comida, audio, video y presentadores/entretenimiento, ya que estos elementos tienen un impacto directo en la experiencia general de los asistentes.
Costos fijos y costos variables
Pensando en nuestro cálculo del punto de equilibrio antes mencionado, también necesitas diferenciar entre gastos o costos fijos y variables.
Fuentes de ingresos
Para cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes vías de ingresos, por ejemplo:
- Ingresos publicitarios (programa de eventos, sitios web de internet)
- Concesiones (venta de alimentos, bebidas y mercadería)
- Donaciones/Filantropía
- Cuota de alquiler de exhibiciones o puestos de exposiciones
- Regalos en especie (valor financiero real y justo acorde al mercado)
- Subvenciones y contratos
- Gastos administrativos
- Ventas de mercancías
- Cuotas de inscripción
- Honorarios de patrocinios
- Ingresos tecnológicos (por publicidad)
- Comisiones de proveedores (hoteles)
A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas en el mercado, la mayoría de los organizadores de reuniones y eventos utilizan Excel o Google Sheets para el proceso de planificación de su presupuesto. Deseas asignar títulos o categorías específicas para simplificar el seguimiento y la generación de informes. También tendrás dos columnas para los números estimados y reales. La forma más práctica de pronosticar los gastos e ingresos es mirar los años pasados y usar números promedio como un punto de partida. Es crucial que entiendas todos los números en tu presupuesto y puedas explicar de dónde provienen. Siempre guarda todas las facturas y recibos para respaldar tu presupuesto.
Otro elemento fundamental en tu presupuesto debe ser un fondo de contingencia; siempre es mejor planear gastos imprevistos adicionales para que estés preparado para lo inesperado durante tu evento. Piensa en lo que podría generar costos adicionales y desarrolla un plan para enfrentarlos.
No tiene sentido planear tu evento más allá a menos que cuentes con un presupuesto adecuado y sepas si tu reunión o evento es financieramente viable. Una vez que se haya determinado el presupuesto, puedes considerar tu sede, promociones, equipo, personal y cualquier otro elemento relacionado con tu reunión o evento.
Cómo calcular el flujo de efectivo para tu reunión o evento
Los elementos que a menudo se pasan por alto cuando se pronostican los gastos e ingresos para tu reunión o evento son el flujo de efectivo y el efectivo inicial. Especialmente para los eventos, lo más probable es que los gastos ocurran antes de que se generen los primeros ingresos. Al reservar los lugares, a menudo tienes que dejar un depósito, un gasto que probablemente ocurrirá antes de vender tu primer boleto. En resumen, debes poder pagar tus facturas mientras esperas los pagos.
Para calcular tu flujo de efectivo, suma todos tus ingresos y resta las cuentas por cobrar no cobradas (dinero que es tuyo por servicios/trabajos realizados). Este es tu dinero en efectivo disponible antes de los gastos. Si luego restas todas tus cuentas por pagar (dinero que debes por los servicios/trabajo que te han proporcionado) de ese número, tendrás tu dinero en efectivo disponible. Si el número es positivo, tienes un flujo de caja positivo.
Cálculo de flujo de efectivo
Todos los ingresos – Cuentas por cobrar no cobradas = Dinero en efectivo disponible antes de gastos
Dinero en efectivo disponible antes de gastos – Cuentas por pagar = Dinero en efectivo disponible
El efectivo inicial es la cantidad de dinero que tienes disponible al comienzo de un período determinado. A continuación, se muestra un ejemplo de flujo de caja simplificado.
Ejemplo
Estás planeando un festival de la ciudad y tienes un efectivo inicial de $ 1,000. Quieres alquilar una carpa que puede albergar hasta 500 personas. Además, quieres traer a 4 músicos para que toquen. Tu evento tendrá lugar el 15 de agosto y los boletos se pondrán a la venta un mes antes. Debes reservar la carpa y los músicos antes del 1 de junio, lo que te costará $ 1,500 en total.
Esto significa que, para el 1 de junio, ya tiene gastos de $ 1,500. Una vez que comiences a vender los boletos el 15 de julio, comenzarás a generar ingresos por la venta anticipada de boletos a $ 20, que continuará durante todo el evento (boletos, mercancía, alimentos y bebidas, etc.).
Revisa y monitorea el presupuesto de tu evento
Planificar el presupuesto de tu evento es solo el punto de partida. Como se mencionó anteriormente, no todos los gastos se pueden pronosticar y tu presupuesto probablemente cambiará durante el proceso de planificación del evento. Esto hace que sea crucial revisar y hacer un seguimiento de tu presupuesto. Si es posible, esto es un buen punto de partida para concertar una reunión con el contador o financiero de tu compañía para revisar el formato de tu presupuesto. Dependiendo del tamaño de tu compañía, es posible que desees reunirte con el propietario.
De esta manera, puedes asegurarte de estar en buena forma antes de continuar con el proceso de planificación del evento. Como las demandas de tu reunión o evento pueden cambiar, también es una buena idea confirmar por adelantado quién tendrá la autoridad para gastar más allá del presupuesto aprobado. Sin embargo, el fondo de contingencia mencionado anteriormente será útil cuando se trate de gastos no planificados.
CONSEJOS PROFESIONALES PARA UN PLANIFICADOR DE EVENTOS
Vendedores
- Comienza a crear una lista maestra de proveedores con los principales contactos y tarifas; los vendedores a menudo te darán descuentos si los usas más a menudo
- Aprovecha tu lista maestra de proveedores y obtén cotizaciones adicionales de múltiples proveedores para seleccionar la solución más rentable. Ten en cuenta que también puede haber ahorros de costos si usas un solo proveedor
- Pídele a los proveedores que te facturen lo más cerca de la fecha del evento cuando tengas ingresando más efectivo
- Una vez que finalices tu conferencia, ofrece a los expositores la oportunidad de inscribirse en la conferencia del próximo año de inmediato; ofréceles un descuento a cambio de un pago anticipado. Esto ayudará a tu dinero en efectivo inicial con respecto a tu flujo de efectivo
Otros
- Planea con anticipación y, si es posible, sé flexible con las fechas y la ubicación de tu evento
- Disminuye el material impreso al promocionar tu evento en las redes sociales y usa soluciones tecnológicas como una app de eventos en lugar de ofrecer un folleto de eventos
- Elige un menú inteligente de opciones de presupuesto
- Negocia cuidadosamente los contratos de los presentadores y ten en cuenta los gastos que los presentadores pueden reclamar
- Verifica dos veces los diseños de las salas, los requisitos audiovisuales, así como las configuraciones de las mesas y la decoración
En conclusión
Los errores en el presupuesto de tu evento no son una opción. La importancia del presupuesto de un evento no puede ser exagerada. Un presupuesto bien planificado lleva tiempo, pero puede significar la diferencia entre un evento exitoso y un evento que puede fácilmente resultar en una pesadilla financiera.