Caso de estudio: ¿Cómo EventMobi usó una app para aumentar la participación de los empleados en nuestro retiro anual de la compañía?
Para nosotros en EventMobi, la unión entre los equipos y el balance entre la vida laboral y personal son las razones por las cuales amamos la cultura aquí. Poder confiar en nuestros colegas, aportar ideas y hacer que cada una de nuestras voces sean escuchadas, y estar orgullosos del gran valor que estamos brindando a los clientes, todos juntos para crear un ambiente de trabajo divertido y productivo.
Desde el inicio de EventMobi en 2010, hemos empacado nuestras maletas cada año y nos dirigimos a un Retiro de Equipo. Tenemos oficinas en Toronto y Berlín, y entre las dos, hasta ahora hemos explorado las Bahamas, Milán, Barcelona e Islandia, solo por mencionar algunas. Este verano, el equipo de Berlín fue a Lisboa por cinco días. Dos días se pasaron en un espacio de trabajo conjunto. ¡Después de todo el trabajo, era hora de la diversión! Recogimos las cucharas de la cocina y asistimos a una clase de cocina portuguesa antes de dirigirnos al océano Atlántico para surfear.
Desde el inicio de EventMobi en 2010, hemos empacado nuestras maletas cada año y nos dirigimos a un Retiro de Equipo. Tenemos oficinas en Toronto y Berlín, y entre las dos, hasta ahora hemos explorado las Bahamas, Milán, Barcelona e Islandia, solo por mencionar algunas. Este verano, el equipo de Berlín fue a Lisboa por cinco días. Dos días se pasaron en un espacio de trabajo conjunto. ¡Después de todo el trabajo, era hora de la diversión! Recogimos las cucharas de la cocina y asistimos a una clase de cocina portuguesa antes de dirigirnos al océano Atlántico para surfear.
La tecnología de EventMobi consiste en brindar la mejor experiencia de eventos posible tanto a los planificadores como a los asistentes a través de herramientas de programas de gestión de eventos como las apps de eventos, así que, ¿qué mejor manera de demostrar cuán útil es una app de eventos que usándola para nuestro propio retiro de equipo? El siguiente artículo del blog analizará cómo usamos nuestra tecnología de la app de eventos para mejorar la participación y el aprendizaje de los asistentes, y crear un desempeño del evento muy agradable.
Agenda y Categorías: siempre saber lo que está pasando
El corazón de nuestro retiro de equipo fue la agenda. Desde los detalles de los vuelos hasta los traslados, las horas de trabajo y las cenas en equipo, las diversas y numerosas actividades programadas a lo largo de los cinco días se pueden clasificar con claridad, gracias a las categorías codificadas por colores. La agenda se pudo mostrar tanto en formato de lista como de calendario, y también funcionó en modo fuera de línea, lo que fue un gran beneficio porque no siempre tuvimos acceso wifi y los cargos de roaming en Portugal hubieran sido un ¡gran golpe para el presupuesto!
Perfiles de los asistentes: los “mobiers” se conocen mejor
Uno de los objetivos del retiro era llegar a conocerse aún mejor. Algunos de los Mobiers han existido desde el inicio de la compañía, mientras que otros se unieron hace unas pocas semanas. Para ofrecer excelentes rompehielos y conocernos mejor en el ámbito personal, la creación de perfiles en la app de eventos fue un verdadero beneficio. Aquí hay un ejemplo de los tipos de preguntas que los Mobiers deben completar:
Lista de reproducción de Spotify: música para nuestros oídos
Durante los dos primeros días del retiro, el equipo trabajó en un espacio de trabajo conjunto en Lisboa. La conexión a internet era muy rápida y las habitaciones eran luminosas y bien equipadas. Pero para hacerlo realmente divertido y productivo, ¡necesitamos aprovechar el equipo de música!
Teniendo en cuenta que cada uno tiene su propio gusto musical, les pedimos a todos que pusieran su canción favorita en el perfil de sus asistentes. Luego compilamos todas las canciones en una lista de reproducción de Spotify, que integramos en la app de eventos. Al inspirarnos en los festivales de música, pensamos que, al crear una lista de reproducción, podríamos crearlas con anticipación y mantener vivos los grandes recuerdos en los próximos años.
Acceso a la información en un solo lugar (incluso fuera de línea)
Capturar y compartir los momentos es una parte importante de cómo los asistentes experimentan un evento, especialmente cuando viajan. Sin embargo, no todas las fotos son adecuadas para compartirlas en las redes sociales como Facebook e Instagram.
Una gran característica de la app de eventos de EventMobi es la fuente de actividades, que es una red social interna donde los asistentes pueden compartir fotos que solo pueden ver quienes acceden a la app de eventos.
A continuación, se muestra un ejemplo de nuestro Feed de Actividades, que nos ayudó a crear un álbum de fotos compartido donde los empleados podrían publicar fotos y darles like a sus favoritos.
Feed de actividades: comparte las fotos para mantener los recuerdos vivos
Capturar y compartir los momentos es una parte importante de cómo los asistentes experimentan un evento, especialmente cuando viajan. Sin embargo, no todas las fotos son adecuadas para compartirlas en las redes sociales como Facebook e Instagram.
Una gran característica de la app de eventos de EventMobi es la fuente de actividades, que es una red social interna donde los asistentes pueden compartir fotos que solo pueden ver quienes acceden a la app de eventos.
A continuación, se muestra un ejemplo de nuestro Feed de Actividades, que nos ayudó a crear un álbum de fotos compartido donde los empleados podrían publicar fotos y darles like a sus favoritos.
Push Notifications: mantén a tus asistentes actualizados
Las notificaciones automáticas a través de la app de eventos nos permitieron comunicar mensajes pre programados y espontáneos a nuestros empleados. Por ejemplo, enviamos comunicaciones de recordatorio 24 horas antes de la salida, les informamos sobre los reglamentos de transporte de la aerolínea y proporcionamos un enlace a la tarjeta de embarque. Incluso los cambios de última hora en la agenda podrían comunicarse fácilmente.
Experiencias divertidas de gamificación: ¡EventMobi Jeopardy!
El punto culminante del programa fue nuestra propia versión de “¡EventMobi Jeopardy!” Para aquellos de ustedes que no estén familiarizados con el programa de televisión, se leen las respuestas de diferentes categorías y los jugadores tienen que formular la pregunta correcta. En nuestra versión, se dieron datos interesantes, divertidos o sorprendentes sobre los empleados. Los jugadores tenían que escribir en una pizarra el nombre del Mobier que pensaban que estaba asociado con la pista.
Con el fin de recopilar suficiente material para la prueba, se creó una encuesta dentro de la app de eventos y se distribuyó a través de app cuatro semanas antes del retiro del equipo. Los ejemplos de las preguntas incluyen “¿Cuál es tu talento secreto?” y “Si escribieras un libro, ¿cuál sería el título?”
Compartir documentos y notas: crear talleres memorables
Los eventos pueden convertirse fácilmente en una experiencia caótica para los asistentes, especialmente cuando hay sesiones numerosas o intensivas y talleres a lo largo del día. Esto puede hacer que sea difícil dejar que todos los nuevos aprendizajes se comprendan y que sean digeridos.
Para el retiro de nuestra compañía, era importante proporcionar el mayor valor posible a los empleados. Queríamos que aprendieran efectivamente nuevas habilidades y aumentaran sus conocimientos, de manera que les ayudara a tener más éxito en sus carreras.
La clave para permitir a los participantes aplicar el conocimiento que obtuvieron fue asegurarse de que todos tuvieran acceso a los documentos y a las notas tomadas durante los talleres. Esto fue posible a través de una función en la app de eventos de EventMobi llamada Sesión de Comentarios. Las notas se registraron en esta sección que abordaba quién participó en la sesión, cuáles fueron los principales resultados y los próximos pasos que debían tomarse. La persona que dirigía el taller difundiría a todos los participantes para que tuvieran una copia de las notas.
En conclusión
Las apps de eventos ayudan a los planificadores de eventos a diseñar retiros corporativos y viajes de incentivo sin problemas. Desde la información del hotel, los detalles de la agenda y los boletos de avión, los asistentes siempre tienen a mano la información más reciente, incluso fuera de línea. Y si se requieren cambios de última hora en el programa, una app de eventos facilita la distribución de la comunicación. Utilizada para obtener la mejor ventaja, una app de eventos también ayuda a fomentar un sentido de comunidad y compromiso, que tiene el potencial de crear vínculos de por vida y motivar a los empleados durante todo el año. Una app de eventos también proporciona un cofre del tesoro de datos sobre tus empleados, de los cuales se pueden extraer y utilizar información útil para influir en el diseño de tu próximo evento.
Nuestro retiro a Lisboa definitivamente no habría sido tan agradable o interactivo sin la app de eventos. La clave con este tipo de tecnología es no convertirlo en el foco central del evento. En su lugar, esta actúa en una función de apoyo que permite a los planificadores y asistentes experimentar el evento de la manera más fluida y atractiva posible.
¿Interesado en aprender cómo una app de eventos puede hacer que tu próximo retiro o viaje de incentivo sea una experiencia agradable y atractiva? Nuestros expertos en la tecnología de eventos son fácilmente accesibles y pueden responder a todas tus preguntas.