10 formas de deleitar a tus asistentes con una experiencia de eventos excepcional
Todos hemos asistido a eventos a lo largo de nuestras vidas. Ya sea un congreso en tu industria, una reunión de networking, una conferencia empresarial, reunión inicial del equipo de ventas, o simplemente el cumpleaños de un amigo, podemos asegurar que todos hemos tenido experiencias de eventos buenas, malas, divertidas o aburridas. Algunos de nosotros también hemos asistido a eventos desastrosos!
Enfoquémonos entonces en esos eventos que han sido verdaderamente excepcionales. Los cuales cuando terminan te dejan emocionado, inspirado y hasta listo para conquistar el mundo. ¿Qué los hace tan memorables, y cómo podemos replicar esta poción mágica para el futuro?
Diseñando la mejor experiencia de eventos: Por donde comenzar
Hay muchas piezas en la organización de un evento. Una de las razones por las cuáles organizar un evento exitoso es un reto es porque muchas veces hay varios grupos únicos de personas involucradas, cada uno con sus propias definiciones de lo que hace que un evento sea un éxito. Desde los asistentes, hasta los oradores, patrocinadores y expositores, hay muchas personas a las que complacer y asegurarte que tu evento sea de primera clase! En esta serie, estaremos hablando sobre como diseñar experiencias de eventos excepcionales para cada uno de estos grupos, comenzando con la razón primordial por la cual planeamos eventos: nuestros asistentes.
A lo largo de esta serie, compartiremos recomendaciones e historias recolectadas de colegas, clientes y creadores de tendencias en la industria de eventos, para quienes crear experiencias de eventos excepcionales es su misión diaria.
Crear emoción antes del evento
Frecuentemente, hay varios meses entre el anuncio inicial y cuando el evento se lleva a cabo. Hay mucho tiempo para poder motivar a tus asistentes y para emocionarlos sobre el evento al que asistirán.
1. Déjales saber porque deben estar emocionados
Hay muchos sitios web que presentan la misma información: Quién, Qué, Dónde y Cuándo. ¡Pero no te olvides del Por qué!
Los testimonios de los asistentes anteriores sobre su experiencia en el evento pueden marcar una gran diferencia, de igual manera que lo puede hacer un rodaje con los aspectos destacados del evento del año pasado. Si estás organizando un evento por primera vez, es posible que necesites ser un poco más creativo. Considera crear un video del personal hablando sobre qué oradores y sesiones están más emocionados de escuchar, o más información sobre qué hacer en los alrededores si la ubicación del evento en sí es parte del sorteo.
2. Estimula la conversación
Muchas personas asisten a eventos, en parte por la increíble oportunidad de conocer a otras personas en su industria y crear nuevas conecciones. Un hashtag para tu evento puede ser una forma de iniciar la conversación. Si usarás una aplicación para eventos, puedes comenzar la conversación con temas de discusión de grupo.
3. Crea y comparte contenido relevante
Al ofrecer contenido que se alinea con el propósito de tu evento, puedes lograr que tus asistentes tengan la mentalidad correcta y que proporcionen información conocida sobre cualquier tema relevante. Esto les permitirá aprovechar al máximo el evento en sí. En las redes sociales, asegúrate de compartir artículos sobre cualquier problema actual o potencialmente candente que se abordarán en su evento. ¡Mira si puedes comenzar a estimular algún debate! Muchos planificadores de eventos también han tenido un gran éxito en alentar a sus oradores para que proporcionen publicaciones de blog para los invitados, ¡que pueden darle a su público una muestra de lo que obtendrán asistiendo al evento!
Creando una experiencia de evento atractiva y valiosa
Es el día de evento y tus asistentes comienzan a llegar. ¿Cómo puedes mantenerlos felices y motivados desde el momento en el que se registran hasta el momento final?
1. Comunica lo básico constantemente
Sí, estamos hablando de experiencias de eventos excepcionales y esto puede parecer bastante estándar. Pero los mejores eventos anticipan las necesidades de sus asistentes, sin importar cuán pequeños sean. ¿Dónde está la sala de conferencias A? ¿Cuál es la contraseña del WiFi? ¿Dónde está el baño? Tus asistentes tienen un millón de preguntas, y si has anticipado estas preguntas y tienes las respuestas listas, ¡has tenido un gran inicio! Después de todo, tu evento podría contar con oradores galardonados y una cena de networking llena de estrellas, pero si nadie puede descifrar dónde se supone que deben estar y cuándo, todo será en vano.
Comunica esta información clave en el panfleto de tu conferencia, tu aplicación de eventos, en letreros impresos o digitales alrededor del local, y asegúrate que tu maestro de ceremonia comience brindando esta información y responda preguntas frecuentes de manera que sea necesario.
2. Haz que conectarse sea fácil
Tus asistentes quieren conectarse con otros colegas y expertos, realmente lo quieren. ¡Pero entablar una conversación con extraños puede ser difícil! Afortunadamente, hay varias cosas que puede hacer para aliviar la carga un poco. Muchos planificadores de eventos aprovechan la gamificación para crear oportunidades divertidas de networking, mientras que otros piden a los asistentes que compartan un hecho divertido sobre ellos mismos en el perfil de su aplicación de eventos.
En una conferencia el año pasado, el organizador del evento hizo que cada asistente eligiera dos pines únicos al momento del registro para usar en su cordón de credenciales, cada pin representando un interés diferente. Conectarse con la persona sentada a tu lado es mucho más fácil cuando puedes ver que comparte un interés común, o sabes de inmediato que es aficionado al fútbol o amante de los gatos
Lectura recomendada: ¿Estás en busca de ideas creativas para mantener a tus asistentes motivados y conectados? Lea nuestra Guía Fundamental de Gamificación
3. Difunde el amor social
Si eres un Millennial o tienes muchas experiencia con el mundo de la redes sociales, entonces sabrás ese sentimiento genial que trae consigo un retweet. También podrías incentivar con obsequios reales, como boletos gratuitos para la conferencia del próximo año al tweeter más prolífico. Pero incluso sin un premio en la línea, a todos les gusta sentirse vistos y apreciados por sus ideas, así que haz que estas personas que están contribuyendo a la conversación reluzcan en la pantalla grande. La señalización digital que muestra el feed de Twitter es una excelente idea para esto.
4. Ayuda a los asistentes a elegir las sesiones correctas
Como asistente de un evento, no hay nada más abrumador que sentir que has elegido las sesiones incorrectas. Sea la persona experta que se encuentra en una sesión para principiantes, o la persona que esperaba poner manos a la obra en un seminario y que en vez está atrapada escuchando a un panel de ejecutivos hablar sobre el tema, todos hemos odiado perder nuestro tiempo de esta manera.
Ayúdale a los asistentes encontrar e involucrarse con el contenido de la sesión que sea más relevante para ellos. Explicar claramente el formato de la sesión dentro de la agenda, alentar a los asistentes a definir su agenda personal antes del evento y crear diferentes sesiones basadas en sus niveles de habilidades e intereses puede ayudar a lograr esto.
Haz que el buen tiempo dure y sea memorable
El evento ha terminado, y te sientes aliviado. Pero, ¡Espera! Hay encuestas posteriores al evento que enviar, diapositivas y videos que poner a disposición, y tal vez incluso un boleto anticipado especial que promocionar.
Antes de dejarte llevar por el cumplimiento de todas las tareas y cumplir con tus objetivos, pregúntate una vez más cómo puede brindar valor a tus asistentes en esta etapa.
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1. Se su tomador de notas
Los eventos pueden ser un torbellino, para los planificadores de eventos y los asistentes de igual manera. Mientras que tus asistentes seguramente trataron de tomar notas durante el evento, la realidad es que hay muchas información la cual pueden no haber capturado. ¡Recuérdales! El brindarles con un documento de referencia con un resumen de todos los aportes claves de cada una de las sesiones es una gran manera de ofrecer algo valioso para ellos. De esta forma ellos también serán más probables de hacer algo por tí (como llenar una encuesta posterior al evento)
2. No dejes que se les olvide
¡Recuérdale a tus asistentes el buen momento que tuvieron! Una organización le pidió a las personas que respondieran una pregunta simple justo antes de dejar el evento: ¿cuál fue su parte favorita de esta conferencia y por qué? Un par de semanas más tarde, enviaron a los asistentes un correo electrónico titulado “¡Gracias por los buenos tiempos!”. El contenido fue simplemente un resumen de las respuestas de las personas, resumiendo muy bien lo que había hecho que la conferencia fuera un evento memorable.
3. Envía seguimientos personalizados
Esto puede requerir que movilices los esfuerzos de un equipo más grande, pero el resultado valdrá la pena. Mientras que correos electrónicos masivos de dicen “Gracias” todavía funcionan, es muy cierto que nada puede reemplazar un email personalizado, especialmente de forma puntual y enviado a solo unos días de la finalización del evento. Un seguimiento amigable y personalizado hará que cada uno de ellos se sienta que fueron un asistente importante en tu evento, y hará que ellos sean más probables de asistir a un evento futuro que tu organices.
En función de tus interacciones con los asistentes al evento, es posible que tu equipo pueda ofrecer un valor adicional al transmitir contenido o información que sea relevante a las necesidades de esa persona. Por ejemplo, una invitación a la capacitación industrial sugerida para un miembro de la asociación, o un libro electrónico educativo para un cliente en una conferencia de usuario.
¿Has atendido algún evento que superó tus expectativas? ¿Un evento que todavía está presente en tu mente? ¡Nos encantaría saber todo al respecto!
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