Teilnehmermanagement auf strategische Art: stärkere Vorfreude, größere Reichweite, mehr Anmeldungen

In vielen Fachpublikationen, Social Media Beiträgen, Blogs und Foren ist es zu lesen: Das Teilnehmerverhalten hat sich gravierend verändert – um ein Publikum davon zu überzeugen, den Kalender für Sie zu blocken, muss im Programm mehr geboten werden, denn je.

Wie sich das bemerkbar macht? Vielleicht haben Sie fallende Zahlen bei der Registrierung zu Ihren Events bemerkt. Oder, vielleicht erfahren Sie eher Last-Minute-Anmeldungen oder kurzfristige Absagen, die Ihre Planung komplizierter machen. Aber keine Sorge! Das geht nicht nur Ihnen so. Diese Entwicklung zeichnet sich auf dem gesamten Eventmarkt ab und die meisten Eventplaner*innen sind mit dieser Herausforderung konfrontiert.

Wenn wir das “warum” einmal zur Seite schieben, Fakt ist: es ist schwieriger, Ihr Publikum über den Schritt der Wahrnehmung Ihres Events hinaus dazu zu bewegen, tatsächlich ein Ticket zu buchen.

Doch welche Möglichkeiten gibt es nun, die Teilnehmerzahlen für Ihre Veranstaltung dennoch planbar in die Höhe zu treiben? Im ersten Schritt gilt es, Veranstaltungserlebnisse fesselnd zu gestalten: Die Weichen dafür werden schon bei der Registrierung gestellt. Ein entscheidender Faktor ist hierbei die Technologie für das Teilnehmermanagement, denn damit lassen sich Spannung, Neugier und vor allem auch Anmeldungen ankurbeln.

Als Eventplaner*in wissen Sie dies natürlich längst. Sie müssen laufend zahlreiche Bälle hochhalten, ob Marketing und Werbung, Ticketing und Zahlungsabwicklung oder auch Datenerfassung. Doch Sie können all dies optimieren, indem Sie Ihre Teilnehmer*innen schon damit um den Finger wickeln, dass die Registrierung wie geschmiert läuft. Sie werden staunen, wie flott dann die Zahl der Anmeldungen in die Höhe geht.

Dies vertiefen wir in diesem Artikel. Sie erfahren:

• wie Sie mit einem personalisierten und intuitiven Registrierungsprozess für Ihr Event Anmeldungen in die Höhe treiben
• wie Sie mit EventMobis Teilnehmermanagement-Software Ihre Ziele in puncto Registrierungen erreichen

Außerdem werden Sie dahinterkommen, wie Sie schneller und kostengünstiger arbeiten, indem Sie diese Software gleichzeitig für Ihr Referentenmanagement nutzen.

Anton von Verschuer, Director of Sales bei EventMobi, erklärt, wie man eine nahtlose Event-Registrierung gestaltet.

6 Ideen, mit denen Absprünge bei der Event-Registrierung minimiert & Anmeldungen erhöht werden

Ein ansprechendes Event-Erlebnis beginnt in dem Moment, in dem Ihre potenziellen Teilnehmer*innen zum ersten Mal von Ihrer Veranstaltung hören. Ihr Ziel ist es, sie schnellst möglich vom Punkt der Wahrnehmung hin zur Anmeldung zu bewegen.

Es lohnt sich also ein Blick darauf, wie die Strategie zur Bewerbung des Events, die eingesetzte Veranstaltungstechnologie und das Teilnehmermanagemement zusammenspielen, um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten.

1. Eventanmeldungen personalisieren und zu einem echten Erlebnis machen

Teilnehmer*innen haben Besseres zu tun, als Felder auszufüllen oder anzuklicken, die für sie überhaupt nicht relevant sind. Alles, was unnötig viel Zeit und Aufwand erfordert, kann Leute geradezu dazu drängen, die Registrierung abzubrechen. Für Eventplaner*innen ist es im Grunde ähnlich: In diesen Kreisen wird nicht selten beklagt, dass strikte Vorlagen es unmöglich machen, die gewünschten Daten und Informationen zu erheben, wenn für ein Event Registrierungen erfasst werden.

Die Teilnehmermanagement-Software von EventMobi umfasst unter anderem einen nutzerfreundlichen Formular-Baukasten. Er macht es Ihnen leicht, von unterschiedlichsten Event-Stakeholder*innen die gewünschten Informationen einzuholen.

Mithilfe von bedingten Formularen können Sie die Anmeldemaske so einrichten, dass den diversen Nutzergruppen nur die Felder angezeigt werden, die für sie jeweils relevant sind. Da die Software die Daten automatisch mit Ihrer Event-App synchronisiert, können die Teilnehmer*innen die Registrierungsangaben nach dem bequemen Einloggen auch über ihr Profil aufrufen.

Personalisieren Sie die Registrierung mit so vielen Feldern wie gewünscht, mit Drop-down-Listen und mit Auswahlfragen. Ganz gleich, ob es um eine Präsenz-, Online- oder Hybridveranstaltung geht: Bedingte Formulare sind besonders praktisch, wenn Sie zum Beispiel verschiedene Ticketkategorien oder einen Frühbucherrabatt anbieten. Nutzen Sie diese Funktion sinnvollerweise auch, wenn Sie von Ihren Referent*innen, Presseleuten und VIPs oder auch von anderen Personengruppen Daten erheben.

Tipp: Sind Sie bereit, die Registrierung für Ihre nächste Veranstaltung zu optimieren? 📛🎨 Sehen Sie sich diese 8 kurzen Videos an und erfahren Sie, wie einfach Sie Ihren Teilnehmer*innen das richtige Anmeldeerlebnis bieten.

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2. Mit integriertem Hotelangebot und Ticketverkauf für das Event Registrierungen zu einem Selbstläufer machen

Gängige kostenlose Registrierungssoftware ermöglicht es nicht, Veranstaltungstickets zu bezahlen und im Zuge der Registrierung auch direkt Hotels zu buchen. Für die Teilnehmer*innen ist dies keine optimale Nutzerfreundlichkeit, was immer wieder einigen die Lust nimmt, ihre Registrierung abzuschließen.

Die EventMobi-Software deckt unterschiedliche Zahlungsoptionen für den Ticketverkauf ab. Nicht zuletzt Kreditkartenzahlungen und Banküberweisungen sind damit möglich. Auch eine Funktion zur automatischen Erstellung von Rechnungen ist integriert.

Zudem können Sie das Anmeldeformular der Teilnehmermanagement-Software zur Verwaltung von Zimmerkontingenten nutzen. Fügen Sie dem Formular eine Vorauswahl an Hotels hinzu, wenn Sie die Registrierung besonders verlockend machen möchten. Wenn Ihre Teilnehmer*innen all diese logistischen Aspekte nahtlos „in einem Abwasch“ erledigen können, ist das für sie ein höchst erfreuliches Erlebnis. So können Sie mit diesem kleinen Extra für wirkungsvolle Mundpropaganda für Ihre Veranstaltung sorgen.

3. Mit informativen Eventwebsites und ansprechendem Marketing zu Registrierungen animieren

Wer Veranstaltungen plant, hat immer auch diese Frage im Sinn: „Wie bringe ich meine Zielgruppe dazu, sich tatsächlich anzumelden?“ Hier sollten Sie systematisch überlegen, wie Sie eine überzeugende Eventwebsite mit aussagekräftigen Inhalten gestalten können, mit denen Sie Ihre Veranstaltung über Social Media und per E-Mail-Marketing promoten können.

Solch eine Website ist mehr als nur ein Werkzeug für die Abwicklung des Ticketverkaufs. Sie sollte richtig Lust auf Ihr Event machen. Sie ist wie eine Großbildleinwand für das einzigartige Branding Ihres Events. Tischen Sie hier alle Argumente auf, warum Ihre Veranstaltung für Ihre Adressat*innen ein Muss ist, und machen Sie es allen schmackhaft, sich direkt über die Seite schnell und einfach zu registrieren.

Viele Event-Teilnehmermanagement-Tools sind unflexibel, was die Branding-Optionen betrifft. Das macht es schwierig, die entscheidenden Aspekte einer Veranstaltung zu verdeutlichen, was sich wiederum nachteilig auf den Ticketverkauf auswirken kann. Wählen Sie also sinnvollerweise eine Software, die mindestens in diesen beiden Belangen höchst flexibel ist: Eventwebsites sollten sich damit vollkommen im gewünschten Erscheinungsbild designen lassen. Und alle erhofften Teilnehmer*innen sollten damit spielend leicht durch die Anmeldung bzw. Registrierung geführt werden.

Mit der EventMobi-Software können Sie mit links mobilfähige Registrierungsseiten gestalten, die im gewünschten Branding erstrahlen und die Veranstaltung treffend repräsentieren. Und das Beste: Wenn Sie für Ihr Event Teilnehmermanagement-Software von EventMobi nutzen, kann Ihre Registrierungsseite außerdem sämtliche Daten Ihrer Referent*innen, Programmpunkte und Teilnehmer*innen automatisch mit der Eventmanagement-Plattform synchronisieren.

Ein weiteres Plus des Teilnehmermanagement-Systems von EventMobi, um strategisch im Vorfeld für die Veranstaltung zu werben: Sie können das Registrierungstool auch für Ihr E-Mail-Marketing nutzen. Obendrein dürften die erhobenen Daten einiges für das Social-Media-Marketing hergeben, das eine besonders große Reichweite verspricht.

4. Frühzeitige Registrierungen durch Early-Bird-Angebote belohnen

Wenn Sie einen Trend feststellen, dass ein größerer Prozentsatz Ihres Publikums bis zur letzten Minute wartet, um sich für Ihre Veranstaltung anzumelden, liegt das nicht nur an Ihnen. Die Teilnehmer*innen haben in den letzten Jahren ihre Grenzen enger gesteckt, für welche Veranstaltungen Sie Platz in ihren Kalendern schaffen.

Mit dem Anstieg der Last-Minute- oder Vor-Ort-Anmeldungen kommen verschiedene logistische Herausforderungen auf die Veranstaltungsplaner*innen zu. Obwohl dieser Trend wahrscheinlich auf absehbare Zeit anhalten wird, können Organisationsteams die Teilnehmenden mit einigen kreativen Ideen zur Veranstaltungsregistrierung motivieren, früher zu buchen.

Eine der einfachsten Lösungen ist das Angebot eines ermäßigten Preises für Frühbucheranmeldungen. Wenn jemand X Wochen oder Monate vor der Veranstaltung bucht, erhält er einen beachtlichen Rabatt oder sonstiges Incentive. Je näher der Veranstaltungstag rückt, desto höher kann der Preis sein, um mehr Voranmeldungen zu generieren. Vergessen Sie nicht, den Zeitplan für die Preiserhöhung im Voraus anzukündigen, um sicherzustellen, dass Ihr Publikum aktiv wird, bevor es zu spät ist.

5. Last-Minute-Anmeldungen: mit Vor-Ort-Badge-Printing kein Problem

Auch wenn Sie die frühzeitige Registrierung mit einigen der oben genannten Werbeideen fördern können, gibt es immer noch eine wachsende Zahl von Teilnehmenden, die die Möglichkeit haben möchten, sich in letzter Minute zu anzumelden.

Für diese Teilnehmer*innen können Sie mit dem Druck von Event-Badges vor Ort dennoch einen reibungslosen Registrierungsprozess gewährleisten. Um Ihnen dabei zu helfen, bietet EventMobi eine Reihe von Lösungen für den Badge-Druck an, die für jedes Budget und jede Veranstaltungsgröße geeignet sind und sowohl frühe als auch späte Registrierungen ermöglichen.

Der Live-Badge-Druck von EventMobi zum Beispiel ist ein vollständig verwalteter Service, der den Druck von Badges vor Ort beinhaltet und einen fantastischen ersten Eindruck bei Ihrem Publikum hinterlässt, unabhängig davon, ob sie unerwartet vorbeikommen oder ihr Ticket schon vor Monaten gekauft haben!

6. Bonus: Referent*innen über die Plattform managen und ihre Infos wie von selbst einholen

Thorben Grosser, VP of Product Marketing bei EventMobi, zeigt Ihnen, wie Sie die Teilnehmermanagement-Plattform für für die Verwaltung Ihrer Referent*innen einsetzen können – ohne zusätzliche Tools!

Ein eigenes Referentenmanagement-System wäre Ihr Traum, doch dafür fehlen die Ressourcen? Aber wussten Sie, dass Sie Ihre Registrierungssoftware auch für diese Zwecke nutzen können, ganz ohne weitere Tools?

Referent*innen sind im Prinzip Teilnehmer*innen, einfach solche mit gewissen Besonderheiten. Sie zahlen nichts für die Teilnahme, wohingegen Sie für Ihre Planungen unter anderem in Erfahrung bringen müssen, wie sie vortragen und welche technische Ausstattung sie benötigen.

Mit der EventMobi-Teilnehmermanagement-Software können Sie im Handumdrehen für unterschiedliche Teilnehmergruppen jeweils eigene Ticketkategorien einrichten. Lassen Sie Ihren Referent*innen einfach ein Passwort zukommen, mit dem sie einen „Speakers only“-Registrierungsbereich nutzen können. So sind Sie in der komfortablen Lage, alles im Blick behalten zu können, was Sie über Ihre Referent*innen wissen müssen. Und all das auf ein und derselben Plattform.

Mit durchdachtem Teilnehmermanagement Anmeldungen fördern

Mit einer passgenauen Strategie sind Sie auf dem besten Wege, für Ihr Event Anmeldungen in größerer Zahl denn je zu erhalten. Wenn Sie Ihrem Event Registrierungen in Hülle und Fülle bescheren wollen, gilt es, den Ablauf immersiv sowie personalisiert und idealerweise mit integrierten Zahlungsoptionen sowie Hotelbuchungskomponenten zu gestalten.

Realisieren lässt sich dies mit den maßgeschneiderten Tools.

EventMobis Teilnehmermanagement-Software ist das Mittel der Wahl für Veranstaltungsplaner*innen, die sowohl auf personalisierte, intuitive Registrierungsprozesse als auch auf die geschickte Erhebung aller gewünschten Teilnehmerdaten Wert legen. Vom praktischen Registrierungsformular-Baukasten für die einfache Datenerfassung (sei es von Referent*innen oder „normalen“ Teilnehmer*innen) bis zum mühelosen Ticketing- und Zahlungsmanagement: Die EventMobi-Technologie ermöglicht Ihnen für Ihr Event Teilnehmermanagement vom Feinsten.

Wer würde nicht gern mit weniger Aufwand mehr erreichen? Mit der EventMobi-Registrierungstechnologie sparen Sie Zeit und Geld. Auch beim Referentenmanagement.

Sie wollen wissen, wie Sie EventMobis Teilnehmermanagement für Ihr Event nutzen können? Dann buchen Sie jetzt Ihre persönliche Demo!

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