Sponsoringpakete für Events gestalten – Modelle, Beispiele, Tipps

Sie planen eine Veranstaltung und möchten nun Sponsoren davon überzeugen, sich zu beteiligen? Erfahrene Eventplaner*innen wissen: Attraktive Sponsoringpakete sind enorm wichtig, wenn es darum geht, die richtigen Sponsoren zu gewinnen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Sponsoring-Modelle vor und erklären, wie Sie die perfekten Pakete schnüren.

Was sind Sponsoringpakete?

Sponsoringpakete (auch Sponsorenpakete oder Sponsorship-Pakete) bündeln Marketingdienstleistungen und Vorteile, die ein Veranstalter potenziellen Sponsoren anbietet. Dabei geht es immer um die Markenpräsenz auf der Veranstaltung und Kontaktpunkte mit den Teilnehmer*innen. Zum Beispiel können die Sponsoren in der Event-App oder Event-Broschüre präsentiert werden, an einem eigenen Sponsorenstand mit der Zielgruppe in Kontakt treten oder ihre Logos werden auf Werbebannern auf der Event-Location oder Event-Plattform platziert. Sponsoringpakete sind meistens in mehreren Stufen (bzw. Sponsoringlevels) mit unterschiedlichen Vorteilen strukturiert, um Sponsoren verschiedener Größen und Budgets anzuziehen.

Ein Event-Sponsoringpaket ist im Wesentlichen Ihr „Pitch“ gegenüber potenziellen Sponsoren. Darin zeigen Sie ihnen, warum sie ihr Budget in Ihre Veranstaltung statt in andere Maßnahmen investieren sollten.

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Warum Sponsorenpakete für Events?

Sponsoren sind immer schon eine wichtige Quelle für Veranstaltungseinnahmen. Das gilt mehr denn je, seit Online- und Hybridevents mit Präsenzveranstaltungen auf Augenhöhe sind. Der Wettbewerb um die Aufmerksamkeit des Publikums steigt immer weiter. Da stellt sich die Frage: Wie  können Sie dafür sorgen, dass Geldgeber bei Ihren Vor-Ort-, Online- und Hybridevents unbedingt dabei sein wollen?

Hier kommen Sponsoringpakete ins Spiel. Sie bieten eine Kombination von Marketingaktivitäten, die sowohl vor Ort als auch online sowie vor und nach dem Event stattfinden können. Wichtig ist, dass sich diese Aktivitäten ideal ergänzen und die echten Ziele der Sponsoren verfolgen. Und, dass für alle potenziellen Sponsoren das richtige Paket dabei ist.

Die Grundlage: Kennen Sie die Ziele Ihrer Sponsoren!

Wir haben den zunehmenden Konkurrenzdruck bei der Sponsorensuche schon angesprochen. Umso wichtiger ist es, dass Sie wettbewerbsfähige und wertvolle Sponsoringpakete erstellen, mit denen Sie sich abheben. Ihr Ziel ist, potenziellen Sponsoren genau das zu bieten, was sie wollen!

Unser erster Tipp: Denken Sie wie ein Sponsor! Das bedeutet, dass Sie sich überlegen sollten, welche Ziele Sponsoren durch die Unterstützung Ihrer Veranstaltung zu erreichen hoffen, z. B:

• Aufmerksamkeit auf eine Produkteinführung lenken
• Eine neue Zielgruppe erreichen
• Markenbekanntheit bei einer bestehenden Zielgruppe steigern
• Beziehungen zu einer relevanten Community aufbauen
• Eine Marke neu positionieren
• Eine Marke auf CSR-Initiativen ausrichten

Ihre Aufgabe ist es, die Ziele bestehender und potenzieller neuer Sponsoren herauszufinden, damit Sie Ihre Pakete auf diese Ziele abstimmen können.

Bedenken Sie: Sponsoren sind heute mehr denn je auf der Suche nach maßgeschneiderten Event-Sponsoringpaketen mit dem bestmöglichen ROI. Unabhängig von ihren spezifischen Veranstaltungszielen wollen die meisten Sponsoren vor allem zwei Vorteile aus einer Partnerschaft ziehen:

• Die Gelegenheit, Verbindungen zu den Teilnehmer*innen herzustellen
• Möglichkeiten für eine maximale Markenpräsenz

In Anbetracht dessen sollten Sie so viele Gelegenheiten wie möglich für direkte Interaktionen zwischen Sponsorenvertreter*innen und Event-Teilnehmer*innen anbieten. Außerdem müssen Sie den Sponsoren die Möglichkeit geben, ihre Markenbotschaft so gut wie möglich in die Inhalte Ihrer Veranstaltung einzubinden.

Bestandteile eines Sponsoringpakets

Es gibt viele Möglichkeiten für die Zusammenstellung eines Sponsorenpakets. Als Entscheidungshilfe können Sie sich an einem von zwei Modellen orientieren:

1. Gestaffeltes Sponsoring-Modell. Hierbei handelt es sich um das „klassische“ Konzept, bei dem je nach Sponsorenebene eine Reihe von Vorteilen und Features im Sponsoringpaket für die Veranstaltung enthalten sind.
2. À-la-carte-Sponsoring-Modell. Dieser Ansatz wird häufig verwendet, um Sponsoren mit spezifischen Bedürfnissen oder Zielen zu bedienen: Die Sponsoren können sich ihr Sponsoringpaket individuell zusammenstellen.

Unabhängig von Ihrem Modell sollten alle Event-Sponsoringpakete Folgendes enthalten:

• Informationen über Ihre Organisation, einschließlich Werte, Auftrag und Ziele
• Informationen über die Veranstaltung, wie Programmplan, Datum und erwartete Teilnehmerzahl
• Details zum Sponsoring, einschließlich Vorteile, erwarteter ROI und Preise
• Beispiele für Sponsoringpakete oder Sponsorenergebnisse von früheren Veranstaltungen
• Visuelle Elemente, die alle Informationen miteinander verbinden

Ausgehend von diesen Punkten können Sie dann entscheiden, ob Sie ein gestaffeltes Modell oder ein Angebot à la carte verwenden möchten. Schauen wir uns die verschiedenen Ansätze einmal näher an.

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Gestaffelte Sponsoringpaketen erstellen

Ein gestaffeltes Sponsoring-Modell hat eine klare Struktur, der Sie folgen können. Bei der Erstellung Ihres Sponsorenpakets können Sie die einzelnen Stufen bzw. Levels in aufsteigender Reihenfolge darstellen, vom niedrigsten bis zum höchsten Preis.

Dieser Schritt-für-Schritt-Überblick skizziert, wie Sie gestufte Event-Sponsorshippakete zusammenstellen:

Schritt 1: Sponsorenstaffelung strukturieren

Oft werden für die Sponsoringstufen die Bezeichnungen Platin, Gold, Silber und Aussteller gewählt, wobei Platin die meisten Vorteile umfasst. Sie können aber auch völlig andere Namen wählen und sich dabei zum Beispiel am Thema der Veranstaltung oder an Ihrer Marke orientieren. Probieren Sie, das Event mit Hilfe der Sposorenpakete ansprechend und unterhaltsam wirken zu lassen. 

Beispiel: Der Veranstalter einer B2B-Tech-Konferenz wählt für die Namen der Sponsorenstufen gängige Branchen-Begriffe, die die Mentalität des Veranstalters widerspiegeln und die Zielgruppe ansprechen: 

„Innovator Elite”-Paket (Platin):

• Exklusives Hauptsponsoring mit Keynote-Sprechzeit
• Logo auf der Hauptbühne und in der Event-App
• Eigener Networking-Bereich auf der Messe
• Premium-Ausstellungsfläche in bester Lage
• 15 Tickets für Kund*innen und Mitarbeitende

„Tech Leader”-Paket (Gold):

• Logo in den Konferenzsälen und digitalen Medien
• Beteiligung an einer Podiumsdiskussion
• Große Ausstellungsfläche in gut sichtbarer Zone
• 10 Tickets für das Event

„Solution Partner”-Paket (Silber):

• Präsentation des Logos auf der Event-Website
• Kleine Ausstellungsfläche
• Erwähnung in der Veranstaltungsbroschüre
• 5 Tickets

„Networking Supporter”-Paket (Aussteller):

• Standardstand in der Ausstellungshalle
• Logoplatzierung in der Teilnehmermappe
• 2 Tickets

Übrigens bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, die Sponsoringstufen kenntlich zu machen, z. B. durch visuelle Hinweise in Ihrer Vor-Ort-Event-App und Ihrem virtuellen Eventportal. Auch bei der Wahl von Event Badges sollten Sie überlegen, wie Sie die einzelnen Sponsoringlevel hervorheben können. Und in Ihrer Veranstaltungsagenda könnten Sie beispielsweise die Sponsoren mit einem Stern aufführen, dessen Farbe der jeweiligen Stufe entspricht.

Schritt 2: Paketzahl je Sponsoringstufe beziffern

Nun gilt es, zu entscheiden, wie viele Pakete Sie je Sponsoren-Level verkaufen müssen, um Ihre Ziele bei den Veranstaltungseinnahmen zu erreichen. Je kleiner Sie die Menge halten, desto höher können Sie den Paketpreis ansetzen, da Sie dann besser mit Exklusivität argumentieren können. Zudem ist dies ein Anreiz für Sponsoren, schon frühzeitig zuzusagen. Das wiederum spielt Ihnen in die Karten, weil Sie Ihre Einnahmen so besser kalkulieren und Ihr Event besser planen können.

Dieses Prinzip gilt auch im Hinblick auf die Vorteile, die Sie pro Stufe anbieten – vor allem für die wertvollsten Angebote wie z. B. exklusive Präsentations-Slots für Branded Content. 

Bei virtuellen  Veranstaltungen entsprechen Ihre beliebtesten Programmpunkte den besten und am stärksten frequentierten Plätzen auf der Ausstellungsfläche. Ein Beispiel: Wenn Sie ausschließlich Ihren Hauptsponsoren anbieten, sich bei Keynote-Sessions zu präsentieren, werden sich Ihre Aussteller um Ihre Premium-Sponsorshippakete reißen.

Schritt 3: Sponsoringleistungen den Stufen zuordnen

Je höher und exklusiver eine Stufe ist, desto mehr hochwertige Komponenten umfasst sie. Ordnen Sie Ihre Leistungen nach Wert und passen Sie sie der Menge nach an die Höhe der Stufen an. So haben die Sponsoren schnell die Übersicht darüber, welche Stufe ihnen am meisten zusagt. Damit steigen Ihre Chancen, Sponsoren für Ihr Event zu gewinnen.

Um einen zusätzlichen Nutzen zu bieten, sollten Sie über die Standardkategorien hinausgehen und individuelle Sponsoringmöglichkeiten anbieten. Maßgeschneiderte Pakete können gesponserte Networking-Veranstaltungen, VIP-Erlebnisse oder Möglichkeiten für Sponsoren zur Bereitstellung von Bildungsinhalten beinhalten.

Das Modell À-la-carte-Sponsoring

Die À-la-carte-Variante ist eine Alternative für Sponsoren, die individuellere Ziele haben und Ergebnisse erreichen möchten. Vielleicht soll vor allem die Teilnehmerinteraktion oder die Markenwahrnehmung gefördert werden. Sie können Ihre À -la-carte-Sponsoring-Angebote auf Grundlage der Lebenszyklus-Phasen Ihres Events strukturieren:

1. Vor dem Event

Beziehen Sie Ihre Sponsoren in Ihre Marketingkommunikation ein, um schon vor der Veranstaltung Spannung zu erzeugen! Bewerben Sie Ihren Sponsor mit:

2. Während des Events

Es gibt so viele Möglichkeiten, Ihre Sponsoren während Ihrer Veranstaltung zu bewerben! Versuchen Sie diese Methoden, um die Sichtbarkeit Ihrer Sponsoren zu erhöhen:

• Sponsorenprofile. Erstellen Sie spezielle Sponsorenprofile, in denen Sie das Logo und die Informationen zum Sponsor auf Ihrer Event-App und Ihrer virtuellen Event-Plattform veröffentlichen können.
• Beschilderung. Platzieren Sie das Logo des Sponsors auf allen gedruckten und/oder digitalen Marketingmaterialien oder Schildern im Registrierungsbereich oder am Veranstaltungsort.
• Benachrichtigungen. Senden Sie gezielte Benachrichtigungen oder Push-Benachrichtigungen mit dem Logo des Sponsors.
• Live-Umfragen. Führen Sie während Ihrer Veranstaltung Live-Umfragen durch? Wie wäre es, wenn Sie das Logo des Sponsors im Ergebnisfenster hervorheben?
• Ressourcen. Ihre Sponsoren haben jede Menge Informationen, die Ihre Teilnehmer*innen interessieren! Fügen Sie Links zu herunterladbaren Ressourcen ein, die vom Sponsor zur Verfügung gestellt werden, z. B. Broschüren oder Produktmaterialien.
• Gamification. Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung auf Gamification setzen, bauen Sie solche Aufgaben ein, für die die Teilnehmer*innen auf jeden Fall die Sponsorenstände aufsuchen müssen (analog oder digital), um Codes zu erhalten. Honorieren Sie tiefgreifende Interaktionen mit den Sponsoren mit höherer Punktzahl.

3. Nach dem Event

Auch wenn Ihre Veranstaltung vorbei ist, gibt es immer noch Möglichkeiten, für Ihre Sponsoren zu werben. Experimentieren Sie mit diesen Möglichkeiten für Sponsoren nach der Veranstaltung:

• Follow-up-Kommunikation: Sie werden Ihre Teilnehmer nach der Veranstaltung per E-Mail mit Feedback-Umfragen und anderen Informationen versorgen. Warum also nicht das Logo des Sponsors einfügen und ihn in Ihrer Nachricht erwähnen?
• Mediathek: Nehmen Sie Sponsoreninhalte in eine langfristig abrufbare Mediathek mit On-demand-Videos auf. Hier können Sie auch Links integrieren, die zum virtuellen Stand oder zur Website führen, und Kontaktdaten zu den Programmpunkt-Informationen hinzufügen.
• Dankeschön-Party für Freiwillige: Wenn Sie von Freiwilligen unterstützt wurden, könnten Sie Ihre Sponsoren dazu ermuntern, ein Treffen nach der Veranstaltung zu finanzieren, bei dem Sie Ihre Wertschätzung für deren Zeit zum Ausdruck bringen.

Hier finden Sie noch mehr kreative Eventsponsoring-Ideen. 

Event-Sponsorenpakete: Beispiele

Da nun klar ist, wie die beiden Hauptoptionen für Event-Sponsoringpakete aussehen, stellt sich noch diese Frage: Wie verpackt man sie, damit man sie perfekt vermarkten kann?

Vielleicht probieren Sie einfach einmal beide Optionen aus und sehen sich auch verschiedene Beispiele an. Dabei helfen Ihnen unsere zwei kostenlose Vorlagen zum Download:

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Werten Sie Ihre Sponsorenpakete mit Event-Tech auf

Hier noch ein wertvoller Tipp für die Zusammenstellung von Event-Sponsoringpaketen: Um die perfekten Event-Sponsoren anzuziehen und eine Beziehung zu ihnen aufzubauen, können Sie überraschende Zusatzvorteile einbinden. 

Eine der einfachsten Möglichkeiten besteht darin, die neuesten Event-Technologien einzusetzen. Hier ein paar Ideen für den Einstieg:

• Bieten Sie virtuelle und hybride Sponsorships an. Mit virtuellen und hybriden Veranstaltungen und Veranstaltungsräumen erweitern Sie die Sichtbarkeit der Sponsoren ins Digitale! Denken Sie über Vorteile wie gesponserte Sitzungen, digitale Banner oder virtuelle Lounges mit Markenbezug nach.
• Setzen Sie Technik zum Kontakte-Knüpfen ein. Nutzen Sie die Veranstaltungstechnologie, um die Sponsoren mit ihrer Zielgruppe zu verbinden. Senden Sie Push-Benachrichtigungen in der Event-App, nutzen Sie gesponserte Umfragen während der Vorträge oder setzen Sie Gamification ein, um die Teilnehmer*innen zu den virtuellen oder physischen Ständen des Sponsors zu locken.
• Messen Sie und teilen Sie Analysen. Sponsoren wollen sehen, inwiefern sich ihre Investition auszahlt. Event-Tech macht es einfach, Besucheraktivitäten zu tracken und detaillierte Analysen zu teilen. So können Sie Ihren Sponsoren greifbare Einblicke in ihre Wirkung und Reichweite liefern.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Event-Plattform sind, die Ihre Sponsoring-Strategie bei jedem Schritt Ihrer Event-Reise unterstützen kann, bietet EventMobi all das und mehr! Mit der hybriden Event-Plattform von EventMobi können Sie Ihre digitalen Event-Sponsoring-Angebote einfach umsetzen und Ihre Sponsoren persönlich betreuen, inklusive detaillierten Analysen nach der Veranstaltung.

Sponsoringpakete erfolgreich präsentieren

Sponsoringpakete erstellen ist das eine – sie effektiv zu präsentieren das andere! Damit Sie die begehrten Sponsorengelder erhalten, ist eine überzeugende Präsentation entscheidend. Hier die Schritte:

1. Bereiten Sie ein überzeugendes Sponsoring-Deck vor. Ein Sponsoring-Deck ist eine Präsentation, die die Vorteile hervorhebt, die Sponsoren durch eine Partnerschaft mit Ihrer Veranstaltung bekommen. Es sollte Informationen über die Veranstaltung, demografische Angaben zum Publikum, Sponsoring-Stufen, Vorteile jeder Stufe, Preise und Beispiele für Sponsoringpakete von früheren Veranstaltungen enthalten.
2. Personalisieren Sie Ihren Pitch. Passen Sie Ihr Deck an die Ziele jedes potenziellen Sponsors an, damit Sie ihm genau zeigen können, wie Ihre Veranstaltung zum Erreichen seiner Ziele beitragen wird.
3. Betonen Sie die Vorteile. Legen Sie klar dar, was in jeder Sponsoring-Stufe enthalten ist. Dies kann von der Platzierung des Logos auf Werbematerialien über Standflächen auf der Veranstaltung bis hin zu Vortragsmöglichkeiten und Erwähnungen auf Social Media reichen.
4. Integrieren Sie einen klaren „Call-to-Action“. Machen Sie es potenziellen Sponsoren leicht, den nächsten Schritt zu tun, indem sie diesen klar kommunizieren. Ein solcher nächster Schritt könnte ein Treffen sein, um die Sponsoringpakete im Detail zu besprechen. Integrieren Sie einen Link zu einem Anmeldeformular oder Kontaktinformationen für weitere Anfragen.

Wichtig: Melden Sie sich nach Ihrer Präsentation beim potenziellen Sponsor. Bedanken Sie sich für seine Zeit und bieten Sie an, die Einzelheiten des Sponsoringpakets gemeinsam auszuhandeln.

Nächste Schritte: Unwiderstehliche Event-Sponsoringpakete gestalten

Jetzt sind Sie mit den besten Strategien und Tipps ausgestattet, um Ihr Event-Sponsoring auf ein neues Level zu bringen: Sie wissen, wie Sie überzeugende, individuell anpassbare Event-Sponsoring-Pakete erstellen können und potenzielle Sponsoren mit dem richtigen Pitch ansprechen.

Denken Sie daran, dass das Geheimnis eines attraktiven Sponsoringpakets darin liegt, die von Ihnen angebotenen Vorteile mit den Zielen potenzieller Sponsoren abzustimmen. Egal, ob es sich um Markenpräsenz, Interaktion mit den Teilnehmer*innen oder wertvolle Networking-Möglichkeiten handelt – Ihre möglichen Partner müssen sich in Ihren Sponsoringpaketen wiederfinden und denken: „Das ist genau das, was wir brauchen!“

Mit der Zunahme virtueller und hybrider Veranstaltungen hat sich die Veranstaltungstechnik zu einer tragenden Säule der Veranstaltungsbranche entwickelt. So sind Vor-Ort-Teilnehmer*innen auf hybriden Veranstaltungen auf Event-Apps angewiesen, um informiert zu bleiben und sich einbringen zu können. Wie Sie vielleicht anhand der obigen Liste der À-la-carte-Sponsorenvorteile erkannt haben, gelten viele Vorteile gleichermaßen für die persönliche Event-App wie für die virtuelle Event-Plattform.

Sich gründliche Gedanken über die eigenen Event-Sponsoringpakete zu machen, zahlt sich aus. Denn mit guten Paketen sind Sie in der Lage, starke und dauerhafte Beziehungen zu Sponsoren aufzubauen. 

Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Sponsoring-Möglichkeiten für Ihre Veranstaltung erweitern können:

• Drei Argumente, mit denen Sie Sponsoren und Aussteller für Ihr Event gewinnen. Es ist schon die halbe Miete, wenn Sie Sponsoren finden, die zu Ihrer Veranstaltung und Ihrem Unternehmen passen. Probieren Sie diese drei Möglichkeiten aus, um die idealen Sponsoren und Aussteller zu gewinnen.
• 66 kreative Eventsponsoring-Ideen, wie Sie Ihre idealen Sponsoren gewinnen können. Sie sind sich unsicher bei der Entscheidung, was Sie in Ihre Event-Sponsoringpakete aufnehmen sollen? Dieser Artikel gibt Ihnen eine Vielzahl von Ideen an die Hand, mit denen Sie Ihre idealen Sponsoren gewinnen können.
• Sponsoringlevels gestalten, um Sponsoren zu gewinnen: gewusst, wie. Ausführlichere Informationen über die Erstellung von Sponsoring-Stufen finden Sie in dieser Ressource.