Sponsoren-Anschreiben: Muster und Tipps, um zu überzeugen

Sie möchten durch Event-Sponsoring die Einnahmen Ihrer Veranstaltung steigern – jetzt stehen Sie vor der Herausforderung, die richtigen Sponsoren zu gewinnen. Ein professionelles Sponsoren-Anschreiben ist ein wichtiger Teil Ihres Pitches: Es entscheidet darüber, ob Ihr Anliegen Beachtung findet oder in der Masse der Anfragen untergeht. Wir verraten Ihnen, worauf es ankommt – und die kostenlosen Vorlagen für ein Sponsoren-Anschreiben können Sie gleich kostenlos herunterladen und anpassen.

Wichtige Tipps für das Sponsoren-Anschreiben

Ein wirkungsvolles Sponsoren-Anschreiben beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung und folgt einer klaren Struktur. Folgende Tipps helfen Ihnen dabei, ein überzeugendes Schreiben aufzusetzen:

• Verstehen, was Sponsoren wichtig ist:
  Bevor es ans Formulieren des Anschreibens geht, müssen Sie sich zunächst gründlich mit den Unternehmen beschäftigen, die Sie als Sponsoren gewinnen möchten. Betrachten Sie ihre Bedürfnisse genau: Ist das Ziel Branding, Reichweite oder die Unterstützung sozialer Verantwortung? Eine Zielgruppenanalyse hilft, diese Prioritäten besser zu verstehen.
• Den Mehrwert Ihrer Veranstaltung herausarbeiten:
  Arbeiten Sie heraus, was Ihre Veranstaltung einzigartig macht. Beispiele könnten eine hohe Reichweite, exklusive Zielgruppen oder der Erfolg früherer Events sein.

• Professionelle Materialien bereitstellen:
  Erstellen Sie ein Dokument, das alle wichtigen Informationen enthält: Sponsoring-Pakete, Zielgruppenstatistiken, Reichweitendaten und Referenzen vergangener Veranstaltungen. Dieses Konzept legen Sie dem Anschreiben bei.
• Vorab telefonisch Kontakt aufnehmen:
  Klären Sie im Vorfeld durch einen kurzen Anruf, ob Interesse am Sponsoring besteht. So vermeiden Sie, dass Ihre Mühe in ein individuelles Anschreiben ins Leere läuft.
• Kurz, prägnant und individuell schreiben:
  Halten Sie das Schreiben auf maximal eine DIN-A4-Seite und verzichten Sie auf generische Standardtexte. Jede Nachricht sollte auf den Sponsor zugeschnitten sein und dessen mögliche Interessen aufgreifen.
• Layout und Versand beachten:
  Das Anschreiben sollte wie ein professioneller Geschäftsbrief gestaltet sein – klar strukturiert und mit einer handschriftlichen Unterschrift versehen. Versenden Sie es per E-Mail oder Post, je nachdem, was für den Empfänger passend ist.
• Zahlen und Fakten einbauen:
  Belegen Sie Ihre Argumente mit Daten, z. B. Zielgruppenstatistiken oder bisherigen Erfolgen. Das schafft Vertrauen und unterstreicht die Relevanz Ihrer Veranstaltung.
• Gegenlesen lassen:
  Lassen Sie Ihr Anschreiben von einer dritten Person prüfen, um Rechtschreib- oder Grammatikfehler zu vermeiden. Ein fehlerfreier Text signalisiert Professionalität und Sorgfalt.
• Nachfassen:
  Wenn Sie keine Rückmeldung auf Ihre Sponsoring-Anfrage erhalten, haken Sie etwa einer Woche nach Versand noch einmal nach. Mehr als zweimal sollten Sie sich allerdings nicht melden – in diesem Fall besteht offensichtlich einfach kein Interesse.

Aufbau eines effektiven Sponsoren-Anschreibens

Ein klar strukturierter Aufbau ist entscheidend, damit Ihr Sponsoren-Anschreiben schnell verstanden wird und Interesse weckt. Hier ist eine bewährte Struktur, die Sie verwenden können:

a) Betreffzeile

Die Betreffzeile sollte prägnant und aufmerksamkeitsstark formuliert sein. Beispiel:
„Gemeinsam für [Projekt/Initiative]: Ihre Chance auf exklusives Sponsoring“ oder „Unser Telefonat vom [Datum]: Sponsoring für [Event]“.

b) Individuelle Ansprache

Sprechen Sie die Empfänger*innen persönlich mit Namen und korrektem Titel an. Zeigen Sie, dass Sie das Unternehmen und seine Ausrichtung kennen, indem Sie Bezug auf gemeinsame Werte oder Zielgruppen nehmen. Beispiel:
„Sehr geehrte Frau Dr. Müller, als führendes Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit könnte Ihre Unterstützung für unsere umweltfreundliche Veranstaltungsreihe ideal sein.“

c) Einführung

Starten Sie mit einer kurzen Vorstellung Ihrer Initiative oder Veranstaltung. Erklären Sie, wer Sie sind und warum Sie sich an das Unternehmen wenden. Stellen Sie direkt den Bezug zur Veranstaltung her. Beispiel:
„Wir von [Ihr Unternehmen/Veranstalter*in] planen die Konferenz [Name der Veranstaltung], die als zentrale Plattform für den Austausch zu [Thema] dient. Mit Ihrer Expertise und Ihrem Engagement für [Themenbereich] wären Sie der perfekte Partner.“

d) Präsentation des Sponsoring-Angebots

Heben Sie den Mehrwert für den Sponsor klar hervor. Stellen Sie dar, welche Vorteile die Partnerschaft bietet, wie zum Beispiel:

• Branding-Möglichkeiten: Logopräsenz auf Werbematerialien, Social-Media-Erwähnungen oder Standfläche vor Ort.
• Zielgruppenansprache: Zugang zu einer spezifischen Zielgruppe, die für das Unternehmen relevant ist.
• PR-Potenzial: Berichterstattung in Fachmedien oder öffentlichkeitswirksame Kooperationen.

Beispiel:
„Mit Ihrer Unterstützung könnten Sie nicht nur als zentraler Partner unserer Veranstaltung auftreten, sondern auch Zugang zu über 5.000 Fachbesucher*innen erhalten, die sich intensiv mit [Thema] beschäftigen.“

e) Konkrete Handlungsaufforderung (Call-to-Action)

Formulieren Sie ein klares Ziel, wie ein persönliches Gespräch oder das Zusenden weiterer Informationen. Geben Sie an, wie und wann Sie erreichbar sind, und signalisieren Sie Verbindlichkeit. Beispiel:
„Ich würde mich freuen, Ihnen in einem persönlichen Gespräch mehr über die Möglichkeiten des Sponsorings zu erläutern. Ich melde mich hierzu in der kommenden Woche telefonisch bei Ihnen.“

f) Abschluss

Schließen Sie mit einem höflichen Dank für die Aufmerksamkeit und einer positiven Abschlussformulierung. Beispiel:
„Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse. Ich freue mich darauf, gemeinsam mit Ihnen diese spannende Möglichkeit zu besprechen.“

Vorlagen für Sponsoring-Anschreiben

Folgende Vorlagen im Word-Format können Sie kostenlos herunterladen. Wichtig: Gestalten Sie das Anschreiben so individuell wie möglich, indem Sie Bezug auf den potenziellen Sponsor und auf Ihre Veranstaltung nehmen. Die Muster-Anschreiben können Ihnen eine Orientierung bieten, was Layout und Inhalte betrifft, aber sollten unbedingt angepasst werden.

Übrigens: Wenn Sie das Sponsoren-Schreiben als E-Mail versenden, können Sie den Text einfach in Ihre E-Mail kopieren und benötigen natürlich keinen Briefkopf.

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Dranbleiben lohnt sich!

Das Finden und Überzeugen von Sponsoren ist kein einfacher Prozess – aber es lohnt sich. Folgendes möchten wir Ihnen zum Schluss noch mitgeben:

1. Geduld ist der Schlüssel

Nicht jede Anfrage wird sofort auf Begeisterung stoßen, und das ist ganz normal. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn eine Absage kommt oder ein Unternehmen nicht reagiert. Oft braucht es mehrere Versuche und kreative Ansätze, um den richtigen Partner zu finden.

• Kreativität zahlt sich aus

Überlegen Sie, wie Sie sich von anderen Veranstalter*innen abheben können. Gibt es spezielle Benefits, die nur Ihre Veranstaltung bieten kann? Vielleicht können Sie maßgeschneiderte Kooperationsideen anbieten, die den Bedürfnissen eines Unternehmens genau entsprechen.

• Langfristige Beziehungen im Blick behalten

Ein erfolgreiches Sponsoring endet nicht mit der Veranstaltung. Pflegen Sie die Beziehung zu Ihren Sponsoren, indem Sie ihnen Ergebnisse und Berichte liefern, die den Erfolg der Zusammenarbeit belegen. Zeigen Sie Wertschätzung und halten Sie Kontakt, um eine nachhaltige Partnerschaft aufzubauen.

Am Ende wird Ihre Hartnäckigkeit belohnt. Mit einem durchdachten Konzept, einer professionellen Ansprache und der Bereitschaft, auf individuelle Wünsche einzugehen, schaffen Sie die Grundlage für erfolgreiche Sponsoring-Partnerschaften.