Für Vereinsabteilung und Ortsverband Treffen produktiv gestalten: vier bewährte Vorgehensweisen

Das Herz von Verbänden und Vereinen schlägt auf Orts-, Kreis-, Bezirks- oder Landesebene. In den Gruppen an der Basis, die sich regional oder themenbezogen aufstellen, geben die Mitglieder den Puls vor, indem sie sich aktiv einbringen und zusammenarbeiten.

Häufig kreist die Zusammenarbeit zum Beispiel im Kreisverband um spezifische Anliegen, die auf Versammlungen ganz oben auf Bundesebene nicht auf die Tagesordnung gelangen. Manche Regionalgruppen, Vereinsabteilungen, Sektionen oder auch Chapter arbeiten sehr tatkräftig zusammen, manche bilden eher eine lose Interessengemeinschaft oder Community.
Ganz grundsätzlich stellen Kreis- oder Ortsverbandssitzungen eine ideale Gelegenheit für zielgerichtete Zusammenarbeit dar. Ob Seminare, Networkinganlässe oder einfach eine Happy Hour: All dies kann die Verbindungen unter den Mitgliedern wirkungsvoll stärken und die Mitgliederwerbung unterstützen.

„Die aktive Mitwirkung hat sich im Laufe der Jahrzehnte gewandelt, und das wird auch in Zukunft der Fall sein“, so die Einschätzung von Lynda Hoff. „Aber ich denke, die persönliche Beziehung, die menschliche Beziehung wird nie verschwinden.“

Wer Engagement bei Regionalmeetings oder Ortsverbandssitzungen oder in Vereinsabteilungen verstehen und vor allem ankurbeln und ausbauen will, muss im Prinzip verstehen, um wen es sich bei den jeweiligen Mitgliedern handelt und was sie erwarten und brauchen. Wie sich immer wieder zeigt, geht es ihnen teils nicht mehr darum, an einem realen Ort persönlich zusammenzukommen.

Ob Regionalverband, Kreisverband oder Landesverband oder Abteilung im Verein: vier Fakten zur Funktionsweise

Untergruppen von Verbänden, Vereinen, Gewerkschaften und ähnlichen Vereinigungen sind keineswegs alle gleich, sondern können sehr unterschiedlich aufgebaut und gestaltet sein. Ihre Funktionsweise konzentriert sich mehr oder weniger auf die folgenden vier Aspekte:

1. Ortsverbände und Vereinsabteilungen unterstehen weitgehend ihrer Dachorganisation.

Sie können eigene Programme verfolgen und ihre eigene Organisationsstruktur etablieren, sind dabei jedoch in einen größeren Rahmen eingebunden. Laut dem 2022er Chapter Performance & Benchmarking Report von Mariner Management & Marketing und Billhighway (einer Agentur für Organisationsberatung und einem Anbieter von Verbandssoftware) sind mehr als zwei Drittel der untersuchten Ortsgruppen einer Dachorganisation lose zugeordnet oder fest unterstellt. Unterdessen besteht, so dieselbe Untersuchung, nur bei 45 Prozent der Vereinigungen die Vorgabe, dass die Mitglieder sich auch der Dachorganisation anschließen.

2. Sektionen können eigenständig agieren.

Wie McKinley Advisors hervorhebt (ein auf Verbände spezialisiertes Beratungsunternehmen), können sich Verbände auf Regionalebene mehr oder weniger autonom, also ohne Weisung durch eine übergeordnete Ebene, um die Belange ihrer Mitglieder kümmern. Auf Ebene der Kreis- oder Stadtverbände zeigt sich somit häufig eine vergleichsweise enge Mitgliederbindung. Der Grad der rechtlichen Eigenständigkeit variiert, beispielsweise abhängig davon, ob es Vereinsabteilungen oder Zweigvereine sind.

3. Gruppen unterhalb der Dachorganisation können sich thematisch oder geografisch definieren.

Seit einigen Jahren ist dank immer flexiblerer Technologie zunehmend zu sehen, dass einer Dachorganisation untergeordnete Gruppen sich nicht auf einen Standort, sondern auf ein Thema beziehen. Teilweise tauschen sie sich als virtuelle Gruppen in Verbandsorganisationen sogar ausschließlich auf digitalen Kanälen aus, womit räumliche Nähe und Regionaltagungen nicht notwendig sind.

4. Sinn und Zweck von Regionalgruppen in Verbänden ist in erster Linie Wissensvermittlung.

Laut dem bereits erwähnten Chapter Performance & Benchmarking Report bieten 95 Prozent aller Gruppen unterhalb des jeweiligen Bundesverbands insbesondere Veranstaltungen zur individuellen beruflichen Entwicklung an. Allgemeines Networking liegt bei 82 Prozent; lange Zeit war dies nahezu ebenso stark gefragt wie Weiterbildung, verzeichnet jedoch seit einigen Jahren einen Rückgang, vermutlich pandemiebedingt.

Klären, wer die Zielgruppe ist

Lynda Hoff verweist darauf, dass die ONA-Gruppen sich in räumlicher Nähe und in der Größe erheblich unterscheiden. Das bringt ganz eigene Dynamiken mit sich, je nachdem, wo die Ortsgruppe angesiedelt ist.

Ein Landesverband oder auch Kreisverband ist mit eigenen Herausforderungen konfrontiert, je nach Bundesland beispielsweise mit großen räumlichen Entfernungen, womit Regionaltreffen für die Mitglieder mit einigem Aufwand verbunden sind. Für das riesige Kanada mit seinen flächenmäßig großen Provinzen gilt dies natürlich besonders. Die gut 68.000 Mitglieder starke ONA hat Ortsgruppen in fünf sehr unterschiedlichen Regionen, womit sich auch die Erfahrungen und Erlebnisse der Mitglieder teils erheblich unterscheiden.

Eine der Regionen zum Beispiel ist ausgesprochen ländlich; einige Ortschaften dort sind mit dem Auto schwer zu erreichen. Ganz anders ist es im Raum Toronto, im Umfeld der größten Stadt Kanadas: Dort sind nicht nur häufige Regionaltagungen ein Leichtes, sondern es gibt auch viele Regionalsitzungen, die sogar zu Fuß erreichbar sind, so Hoff.

Hoff wirft ein: „Aber in anderen Gegenden, wo die Verkehrsbedingungen schlecht und die räumlichen Entfernungen gewaltig sind: Wie gehen wir das dort an?“

Zu bedenken ist außerdem, dass nicht alle Mitglieder einer solchen Unterorganisation bzw. Sektion von dieser dasselbe erwarten. Bei der ONA etwa spricht ein beträchtlicher Teil Französisch oder indigene Sprachen und ist beispielsweise auf Übersetzungen oder Dolmetscherdienste angewiesen. Abgesehen davon erweisen sich Unterorganisationen mit eigenem Themenschwerpunkt oder kleinem Einzugsbereich oft als Türöffner zur Mitgliedschaft für jüngere Generationen.

Als Bezugsgrößen für Abteilungen von Vereinigungen kommen geografische Einzugsgebiete wie auch spezifischer Bedarf der Mitglieder in Betracht. Ortsverbandssitzungen sollten dies aufgreifen.

Auf Landes-, Bezirks- und Ortsebene nützliche Inhalte anbieten – ebenso wie Kontaktpflege

Ortsverbandstreffen lassen sich sehr unterschiedlich gestalten, doch in der Regel geht es um fachliche Wissensvermittlung. Dazu merkt Hoff an, wie wichtig es ist, den Bedarf der Mitglieder auszuloten, um genau die Weiterbildungsangebote auswählen zu können, die für die jeweilige Zielgruppe am besten passen. Sie empfiehlt zudem, sich auf kleine Veranstaltungsformate einzulassen.

„Bei kleinen Treffen im Kreis- oder Landesverband kennt man die meisten der Anwesenden und kann sich mit denjenigen austauschen, die einem wirklich helfen können, dieses oder jenes Problem zu klären, oder die einem einen hilfreichen Dienstleister empfehlen können. Oder jemand mit echtem Expertenwissen kann direkt bei der Problemlösung helfen.“ Hoffs Fingerzeig: „Ein großes Veranstaltungszelt? Das vielleicht eher nicht.“

Da die Budgets für solche Treffen häufig knapper als für die gewohnten Veranstaltungen sind, sollte man ruhig Ideen von anderer Stelle übernehmen und auf den eigenen Bedarf abstimmen. Man muss nicht erst das Rad neu erfinden, wie auch Hoff meint.

Für die ONA-Veranstaltungen auf Orts- oder Kreisebene gibt es oft keine sonderlich große Unterstützung durch fördernde Unternehmen. Doch wenngleich sich alle über kostenlosen Kaffee freuen: Das eigentliche Ziel ist, einen Raum für produktiven Austausch zu haben. Selbst wenn es in einer Sitzung um Grundsatzfragen der jeweiligen Unterabteilung der Organisation geht, sollten auch immer Gelegenheiten zum Netzwerken geschaffen werden, da die direkten Kontakte gerade auch auf dieser niedrigen Ebene wichtig sind.

„Diesen Raum sollte man schätzen, diese Zeit sollte man auskosten“, betont Hoff, „denn sowas bekommt man nicht sonderlich oft.“

Vor- und Nachteile der Integration von Technologie für Regionalmeetings abwägen

Technologie hat sich in den vergangenen Jahren erheblich verändert. Heutzutage prägt sie Diskussionen teils sogar dann, wenn sich alle Beteiligten im selben Raum befinden. Für Hoff sind Smartphones die größte Veränderung, die sie in ihrer gesamten Laufbahn wahrgenommen hat. Ihre ständige Ablenkung kann sehr kontraproduktiv sein.

„In einem Klassenraum kann ich sagen: ‚Packt das weg!‘ Aber im Umgang mit Erwachsenen – die werden das nicht weglegen“, so Hoffs Erfahrung.

Doch es gibt zugleich positive Seiten. Hoff beschreibt, wie Technik unter den Anwesenden auch bei Regionalsitzungen das Eis brechen kann. Während man „früher“ bei Veranstaltungen andere Gäste vielleicht nur dem Namen nach oder ihre Stimme vom Telefon kannte, hat sich dies längst gewandelt. „Mithilfe von Technologie kann ich dich körperlich sehen“, so Hoff. „Und wenn ich dich dann persönlich treffe, ist es, als wären wir alte Freunde. Man kommt zusammen, man kennt sich, man weiß sich zuzuordnen.“

Onlineelemente in Regionaltreffen einbauen

Die Zunahme von Onlineveranstaltungen hat für Vereinssektionen neue Wege der Interaktion eröffnet, womit sie unabhängiger von geografischen Gegebenheiten sind. Wie die Untersuchung von Mariner Management zeigt, entstehen damit Räume, in denen regionen- wie auch themenspezifische Gruppen selbst kleine Ortsverbandssitzungen als Hybridevents gestalten können.

Zwar ist bei Leitungsgremien in manch einem Landesverband oft Skepsis im Hinblick auf Onlineelemente in Regionalmeetings zu beobachten, doch Hoff zufolge sprechen solche Angebote für sich: „Es hat sich gezeigt, dass man auf diese Weise Menschen aktiv einbinden kann, die zum Beispiel aus persönlichen Gründen nicht vor Ort dabei sein können. So können sie dennoch teilnehmen und die Partizipation der Basis stärken.“

Allerdings sind in diesem Zusammenhang eventuell einige Herausforderungen auf Teilnehmerseite zu bedenken. Die Gewerkschaft ONA nutzt EventMobi, um für ihre französischsprachigen Mitglieder automatische Übersetzungen einzublenden. Und natürlich braucht es eine Moderation, die auch dafür sorgt, dass Beteiligte am anderen Ende der Leitung nicht in den technischen Optionen verloren gehen.

Das weiß auch Lynda Hoff zu berichten, denn „oft kann man sogar hören, dass Leute erzählen: Mensch, ich war bei einem Hybridevent dabei. Ich war persönlich vor Ort und wir haben die vergessen, die über den Bildschirm dabei sein sollten.“ Sie betont: „Man muss wirklich planvoll vorgehen und so sicherstellen, dass die Leute, die online zugeschaltet sind, wirklich eingebunden werden.“

Ein großes Plus von Hybridveranstaltungen ist im Übrigen dies: Sie eröffnen neue Möglichkeiten für das Engagement von Sponsoren, von fördernden Unternehmen, die bisher vielleicht nicht zu sehen waren. Man denke beispielsweise an Markenpräsenz, etwa mithilfe von Videonachrichten, die stärker ins Bewusstsein dringen als herkömmliche Optionen.

Es ist durchaus möglich, dass Sektionstreffen von Verbänden und Vereinen, beispielsweise auch Gewerkschaften, künftig mehr von Technologie profitieren und weniger von geografischen Gegebenheiten abhängen. Die Teilnahme und aktive Teilhabe über Onlinekanäle dürfte dazugehören.

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