Mit Hybridevents größere Zielgruppen ansprechen und mehr Mitglieder einbinden

Konferenzen, Tagungen oder Kongresse für mehrere Settings mit unterschiedlichen Beteiligten gleichzeitig: Das ist heute ein Muss, wenn die diversen Erwartungen des Publikums an Wissensvermittlung, Weiterbildung und wechselseitigen Austausch umfassend erfüllt werden sollen.

Manche der Menschen, für die Vereine und Verbände ihre Veranstaltungen eigentlich anbieten, sind familiär oder unternehmerisch so stark eingebunden, dass ihnen die durchgehende Vor-Ort-Teilnahme an mehrtägigen Terminen so gut wie unmöglich ist. Auch Reise- und Hotelkosten und sogar die Teilnahmegebühren für Präsenzveranstaltungen können hinderlich sein, vor allem für Zielgruppen mit geringem Einkommen, etwa in Ausbildungs- oder Studienzeiten oder in den ersten Berufsjahren.

Konzeptionelle Flexibilität wird also zu einer grundlegenden Bedingung. Sogar ein Leitartikel in der Fachzeitschrift Nature betonte kürzlich, wie sehr gut konzipierte hybride Veranstaltungen dank ihrer Onlinekomponenten für viele Eltern, für Menschen mit Behinderung und auf internationaler Ebene auch für Menschen ohne Visum Barrieren überwindbar machen. Da heißt es unter anderem: „Organisationskomitees sollten es zu einer Priorität machen, ihre Events online verfügbar zu machen, nicht nur für Eltern mit Kinderbetreuungspflichten, sondern auch für Menschen, denen die finanziellen Mittel oder Visa fehlen oder die aus anderen Gründen nicht persönlich teilnehmen können.“

Nicht zuletzt für berufsständische Organisationen stellt dies ein Dilemma dar. Die Frage ist: Wie lässt sich diese neue Komplexität mit besserer Zugänglichkeit für mehr Menschen ins Gleichgewicht bringen?

Es gibt eine Institution, die hier als Vorbild dienen kann– mit ihrer übersichtlichen Herangehensweise, den Bedürfnissen ihrer Mitglieder gerecht zu werden.

Mit Hybridveranstaltungen neuen Teilnehmergruppen Raum geben

Es ist im Grunde naheliegend, dass die American Academy of Orthopedic Manual Physical Therapists (AAOMPT), ein Berufsverband aus der Sphäre der Physiotherapie, bei Präsenzveranstaltungen Onlineanteile großschreibt. Verblüffend ist allerdings die Wirkung dieser Veränderung zugunsten der Organisation.

„Es waren viele dabei, die normalerweise nicht teilnehmen würden, vor allem solche, die noch im Studium waren“, berichtet Saibara. „Es ist eine teure Konferenz, vielleicht mit einem Flug durchs ganze Land, und dann Hotelzimmer und all das Drum und Dran. So wurde das für viele viel besser zugänglich.

Doch es ging nicht nur um Auszubildende bzw. Studierende. Da zahlreiche AAOMPT-Mitglieder beruflich sehr stark eingebunden sind, können stets nicht alle vor Ort dabei sein. Das bedeutete, dass auch viele von denen, die einen der betreffenden Berufe längst ausüben, von den Präsenzveranstaltungen nichts hatten.

„Uns wurde bewusst, dass es für sie wirklich schwierig ist, sich aus dem Praxisalltag loszueisen, um für ein Wochenende in Präsenz durch das ganze Land zu fliegen. Viele tun dies, aber vielen ist das einfach nicht möglich“, so die Veranstaltungsplanerin.

So offenbarte sich, wie wertvoll es ist, auch nach der Wiederauferstehung von Präsenzveranstaltungen Onlinekomponenten beizubehalten. „[n]ach Corona konnten wir nicht zurück zu Vor-Ort-Events, als wäre nichts gewesen“, konstatiert Emily Saibara.

Zurzeit setzt die AAOMPT die Preise für die Onlineteilnahme etwas niedriger an als für die Teilnahme vor Ort, wobei strategisch wichtige Teilnehmergruppen (beispielsweise die, die noch im Studium oder in der Ausbildung sind) einen noch geringeren Satz zahlen. Um dieses Publikum optimal zu erreichen und die analoge Ebene bestmöglich mit der virtuellen zu verbinden, nutzt der Verband die Hybridevent-Plattform von EventMobi.

Weil’s so schön ist: doppelter Durchlauf für Hybridelemente

Virtuelle Elemente zu konzipieren und umzusetzen, kann nach abschreckendem Zusatzaufwand aussehen. Auch ein Blick auf das Programm der AAOMPT-Fachtagung lässt viel „Kleinkram“ bei Planung und Organisation vermuten, unter anderem das Hochladen zahlreicher Materialien für die prompte Nutzung durch das Onlinepublikum. Doch Saibara verrät einen Kniff, der die Eventstrategie der Organisation erfolgreich macht:

„Bei uns“, so erklärt sie, „gibt es zwei Arten von Breakout-Sessions: einmal für das haptische Lernen, wo wir Therapieliegen und solche Dinge auffahren, was sich bei Onlinekonferenzen nicht gut rüberbringen lässt, aber auch ganz andere Breakout-Sessions, die eher auf Forschung, auf eine Art Vorlesung setzen.“

Letztere Form von Breakout-Sessions, die in der Regel bei Onlineprogrammpunkten bereitgestellt werden, wird allerdings nicht live aufgezeichnet. Stattdessen wird sie zweimal angesetzt: zuerst zur Aufnahme vorab für einen Onlineprogrammpunkt, dann im Rahmen der Präsenzveranstaltung selbst. Saibara erklärt: „Die Beteiligten nehmen ihren Programmpunkt im Vorfeld auf, senden ihn an uns, wir prüfen das Material und stellen es fertig, sodass es in EventMobi eingepflegt werden kann.“

Laut der Planerin verlangt diese Vorgehensweise zwar den Referent*innen ein wenig mehr ab, bringt allerdings Einsparungen bei Zeit und Logistik mit sich und stellt vor allem das bestmögliche Erlebnis für das Onlinepublikum sicher. „Das hat was davon, wie man bei Zoom spricht, nicht so aus dem Hintergrund eines Zimmers. Und es gibt eine Hinwendung zum Publikum vor Ort.“ Saibara unterstreicht: „Es ist ein bisschen interaktiver, selbst wenn es vorab aufgezeichnet wurde.“

Manchmal ist das Einfachste einfach das Beste.

Zuverlässige Funktionsfähigkeit von Technik und Logistik für hybride Events

Was manch eine Organisation vor Hybridveranstaltungen zurückschrecken lässt, ist die zusätzliche Komplexität, die mit dem Management zweier gleichzeitiger Ebenen einhergeht. Saibara kann die Zurückhaltung nachvollziehen, betont jedoch die Machbarkeit, vor allem bei Einbindung von Event-Apps für Mobilgeräte in die Veranstaltungsstrategie.

„Ich weiß: Viele sagen, es wären im Grunde zwei separate Konferenzen“, so die Eventplanerin. „Und natürlich kann man das so sehen. Aber vieles von dem, was man eh zu erledigen hat– vor allem, wenn die Leute eine App haben–, hätte man sowieso in eine App eingepflegt.“

Zweifelsohne spielen logistische Aspekte stets eine Rolle, wo eine Hybridveranstaltungsstrategie entwickelt werden soll, die für das Präsenz- wie für das Onlinepublikum rundum überzeugt. Der Verband AAOMPT leistet dies mit einem kleinen Team von nur fünf Personen. Sie alle müssen also viele Bälle gleichzeitig hochhalten. Doch Saibara sieht dies gelassen und verweist dabei auf EventMobis Nutzerfreundlichkeit, dank der die gesamte Vorbereitung völlig reibungslos abläuft, wie sie sagt.

„Vor der Konferenz richte ich die gesamte Hybridevent-Plattform ein, was wirklich kein Hexenwerk ist“, so Saibara. „Ich bereite auch viele Aspekte des Präsenzteils vor, was aber Hand in Hand geht.“

Zu planen und zu organisieren ist dabei eine ganze Menge: Einige Programmpunkte umfassen Fragerunden mit interaktiver Moderation, die Online- und Vor-Ort-Teilnehmer*innen gleichermaßen einbezieht. Darüber hinaus hat sich jemand um alle virtuellen Elemente zu kümmern, damit beispielsweise sichergestellt ist, dass die Breakout-Sessions auf virtueller Ebene zur rechten Zeit beginnen.

Vor Ort arbeitet die AAOMPT mit einem externen Audio- und Videopartner zusammen. Hier gilt es, die (Keynote-)Vorträge zu koordinieren und andere live gestreamte Programmpunkte zu managen, die außerhalb der Kongresshalle anstehen.

„Vor allem bei den zentralen Programmpunkten sorgt dieses Team dafür, dass alles auf der Plattform zusammenläuft“, fügt der Organisationsprofi hinzu. „Wir haben also jemanden vor Ort, der explizit dafür zuständig ist.“

Mit anderen Worten: Die fortlaufende Koordination aller Aspekte kostet Zeit und ist aufwendig, ist jedoch mit den richtigen Tools reibungslos möglich.

Hybride Veranstaltungen als Erfolgskonstante

Viele Institutionen haben Hybridveranstaltungen mit dem Abklingen der Pandemie aufs Abstellgleis geschoben. Die AAOMPT geht jedoch bewusst einen anderen Weg. Der Mehrwert der größeren Reichweite, so Saibara, macht hybride Veranstaltungen einfach enorm wertvoll für die Zielgruppen der Organisation.

„Wir sagen immer: Das verschwindet so bald nicht wieder“, lässt sie wissen. „Es ist für viele einfach so gut zugänglich, dass, wie schon erwähnt, viele Menschen, die wir mit unseren Konferenzen früher nicht erreichen konnten, weiterhin aktiv teilnehmen können.“

Wie Saibara verrät, sind viele Bereiche für den Verband sogar ausbaubar. Unter anderem lassen sich über die EventMobi-Plattform weitere Sponsoren ins Boot holen, was sich der Planerin zufolge mit der kontinuierlichen Arbeit an der Strategie für hybride Events weiterentwickeln dürfte. Wo es darum geht, hybride Konferenzen zu einer fortlaufenden Reihe auszubauen, könnten zwar Vorbehalte im Hinblick auf technische Belange aufkommen, vor allem bei kleineren Verbänden mit weniger technischem Fachwissen in den eigenen Reihen – doch Saibara ist überzeugt: Wer bereit ist, sich ein wenig umzustellen, findet hier den richtigen Weg für sich.

Emily Saibara resümiert: „Mir ist bewusst geworden: Etwas von der analogen Bühne auf die digitale Plattform zu bringen, ist überhaupt nicht kompliziert. Im Prinzip ist es Copy-and-paste.“ Und sie ermutigt große wie kleine Vereine und Verbände: „Es mögen ungewohnte Begriffe sein und vielleicht sind Sie damit noch nicht vertraut oder haben die Funktionsweise noch nicht ganz durchschaut. Aber wenn Sie Ihrem Audio-Video-Partner das Material bereitstellen können und er das für gut befindet, dann sieht das auch auf Ihrer Seite gut aus.“

Onlinekomponenten zu Präsenzveranstaltungen sollten weniger als Herausforderung in puncto Digitalisierung oder als etwas für den äußersten Notfall gesehen werden. Vielmehr sind hybride Veranstaltungen eine echte Chance: als attraktives Angebot an unterschiedliche Zielgruppen, die bei Präsenzveranstaltungen aus unterschiedlichsten Gründen eher nicht teilnehmen.

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