Live-Badge-Druck: Die besten Optionen für Events
Thorben Grosser ist VP of Partnerships and Channel bei EventMobi mit mehr als einem Jahrzehnt praktischer Erfahrung als Eventplaner und Technologiestratege. Er hat bereits tausenden von Event-Profis bei der Optimierung ihres Technologie-Stacks geholfen. Dadurch hat er ein tiefes Verständnis für die alltäglichen Herausforderungen der Planer*innen bei der Implementierung von Event-Technologie.
Als Eventmanager*in wissen Sie: Der erste Eindruck zählt. Besonders bei größeren Veranstaltungen ist ein reibungsloser Check-in und die schnelle Ausgabe von Badges für die Teilnehmer*innen entscheidend. Hier kommt der Live-Badge-Druck ins Spiel – eine moderne Lösung, die Ihnen ermöglicht, Namensschilder direkt vor Ort zu drucken. Aber wie funktioniert das genau, welche Optionen stehen zur Verfügung, und welche Lösung passt am besten zu Ihrer Veranstaltung? In diesem Blogpost geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick.
Wie funktioniert Live-Badge-Druck?
Der Live-Badge-Druck oder auch „Live Badge Printing“ beschreibt den Prozess, bei dem Namensschilder direkt vor Ort gedruckt werden, sobald Teilnehmer*innen an der Veranstaltung eintreffen. Anstelle von vorab gedruckten Badges ermöglicht diese Methode für den Badge-Druck es, auch kurzfristige Anmeldungen oder Änderungen unkompliziert zu berücksichtigen. Das ist besonders bei Events mit vielen Teilnehmenden vorteilhaft.
Typischerweise läuft der Prozess wie folgt ab:
Am Check-in geben die Veranstaltungsbesucher*innen Ihre Daten an und erhalten sofort ihr frisch gedrucktes Badge. Alternativ führen Sie den Check-in selbst durch und scannen einen QR-Code, woraufhin ihre Daten abgerufen und der Druck des Badges veranlasst wird. Ein Laptop, ein Drucker sowie eine zuständige Person sorgen für den schnellen Ablauf. Sie können diese Aufgabe selbst übernehmen oder auf einen Full-Service-Anbieter wie EventMobi zurückgreifen.
Vorteile und Nachteile des Onsite-Drucks
Der Live-Badge-Druck ist einer von mehreren Badge-Druck-Lösungen – diese erklären wir im Blogbeitrag „Badges für Veranstaltungen: Die Lösungen im Überblick“ im Detail. Im Gegensatz zu digitalen Badges oder vorgedruckten Badges bringt das Drucken vor Ort seine eigenen Vorteile und Herausforderungen mit sich:
Vorteile:
- Flexibilität: Sie können Änderungen in letzter Minute problemlos verarbeiten. Neue Teilnehmende oder geänderte Informationen werden sofort berücksichtigt.
- Personalisierung: Jedes Badge kann spezifisch angepasst werden.
- Effizienz: Teilnehmer*innen erhalten ihr Namensschild unmittelbar nach dem Check-in, was den gesamten Ablauf beschleunigt.
Nachteile:
- Technische Abhängigkeit: Sie sind auf die Technik vor Ort angewiesen. Bei Problemen mit Druckern oder Scannern kann es zu Verzögerungen kommen.
- Personeller Aufwand: Mindestens eine Person muss für den reibungslosen Ablauf verantwortlich sein und sich um die Technik kümmern.
- Kosten: Der Einsatz von Druckern, Scannern und Software bringt Kosten mit sich, besonders wenn Sie Geräte mieten oder kaufen müssen.
Voraussetzungen: Technische und personelle Ressourcen
Um Live Badge Printing auf Ihrer Veranstaltung zu ermöglichen, benötigen Sie die richtige technische und personelle Ausstattung. Je nach Größe des Events sind dies in der Regel:
- Technik: Ein Laptop, ein Drucker und gegebenenfalls ein Scanner, wenn QR-Codes zum Einsatz kommen. EventMobi bietet eine praktische DIY-Box, die alle benötigten Geräte enthält.
- Software: Eine Check-in-App, die den Prozess des Badge-Drucks verwaltet, wie etwa die Event-App von EventMobi.
- Personal: Mindestens eine Person, die den Badge-Druck koordiniert, ist vor Ort erforderlich.
Für welche Veranstaltungen eignet sich der Live-Badge-Druck?
Live-Badge-Druck ist besonders sinnvoll für mittlere bis große Veranstaltungen, ab etwa 200 Teilnehmer*innen. Wenn viele Gäste erwartet werden und es wichtig ist, Namensschilder flexibel und personalisiert zu drucken, ist diese Lösung ideal. Auch Konferenzen, Messen oder Netzwerkveranstaltungen profitieren davon, da die Teilnehmer*innen direkt mit einem personalisierten Badge ausgestattet werden und eventuelle Änderungen während des Events einfach eingearbeitet werden können.
Lösungen für den Live-Badge-Druck
Event Badges live vor Ort drucken – das funktioniert nicht nur auf eine Art und Weise. Je nach Anforderungen und Budget haben Sie mehrere Möglichkeiten.
Label zum Aufkleben
Die kostengünstigste Variante: Vor Ort wird nur ein Label mit den persönlichen Informationen gedruckt, die dann auf ein vorgedrucktes Badge aufgeklebt wird. Dies können Ihre Teilnehmer*innen übrigens auch selbst durchführen – über einen QR-Code, den sie am Einlass scannen. In diesem Fall benötigen Sie zusätzlich zum Self-Service-Drucker auch einen Scanner.
Komplettes Badge drucken
Es gibt auch die Möglichkeit, das komplette Badge vor Ort zu drucken. Das Ergebnis sind persönliche Namensschilder „aus einem Guss“, ohne aufgeklebten Teil. Allerdings erfordert das, je nach gewünschtem Badge-Material und -Design, teurere Drucker, und ist insgesamt eine kostspieligere Lösung. Das Drucken pro Badge dauert zudem länger. Entscheiden Sie sich für diese Variante, benötigen Sie auf jeden Fall Personal vor Ort, das das Drucken durchführt.
Ein starkes Badge-Design kann einen großen Einfluss auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung haben. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie das ideale Event-Badge gestalten.
Die Umsetzung: DIY oder Full-Service?
Nun kennen Sie die technischen Möglichkeiten des Live-Badge-Printings, aber fragen sich wahrscheinlich, wie Sie das Drucken vor Ort am besten organisieren. Im Grunde haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie und Ihr Team gehen das Thema auf eigene Faust an, oder Sie geben es in die Hände eines Profis, der sich um die Technik kümmert.
DIY: Badge-Druck selbst umsetzen
Mit der DIY-Lösung können Sie den Badge-Druck vor Ort selbst in die Hand nehmen. EventMobi bietet dafür eine praktische DIY-Box, die alle benötigten Geräte enthält. So sind Sie flexibel und können bei Bedarf zusätzliche Badges ausdrucken oder Änderungen vornehmen.
Vorteile:
- Hohe Flexibilität bei der Ausgabe und Anpassung der Badges
- Geringere Kosten im Vergleich zum Full-Service
- Kontrolle über den gesamten Prozess
Nachteile:
- Hoher personeller Aufwand vor Ort
- Technische Probleme müssen eigenständig gelöst werden
Full-Service: Badge-Druck-Profi vor Ort
Wenn Sie technischen Stress vermeiden möchten, bietet EventMobi eine Full-Service-Lösung an. Hierbei unterstützt Sie eine*n Expert*in vor Ort, der*die sich um den Aufbau der Technik und die Behebung möglicher Probleme kümmert.
Vorteile:
- Minimales Risiko durch technische Betreuung vor Ort
- Professionelle Unterstützung bei der Einrichtung und dem Druck
- Ideal für Veranstaltungen mit hohen Anforderungen an die Badge-Qualität
Nachteile:
- Höhere Kosten im Vergleich zur DIY-Lösung
Erfahren Sie mehr über die Badge-Druck-Lösungen von EventMobi.
So treffen Sie die richtige Entscheidung
Live-Badge-Druck ja oder nein – und wenn nein, welche Alternative kommt infrage? Um die richtige Entscheidung für Ihre Veranstaltung zu treffen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Wie viele Teilnehmer*innen erwarten Sie? Bei kleineren Events lohnt sich der Live-Badge-Druck oft nicht. Ab ca. 200 Teilnehmer*innen kann er jedoch den Ablauf erheblich beschleunigen.
- Welche Flexibilität benötigen Sie? Wenn Änderungen an der Gästeliste oder den Teilnehmerdaten wahrscheinlich sind, bietet der Live-Badge-Druck entscheidende Vorteile.
- Welches Budget steht zur Verfügung? Kalkulieren Sie die Kosten für Technik, Software und Personal. EventMobi bietet Ihnen sowohl DIY- als auch Full-Service-Optionen, sodass Sie flexibel auf Ihr Budget reagieren können. Tipp: Lesen Sie unseren Blogbeitrag zum Thema Event-Budget, um Ihre Ausgaben perfekt planen zu können.
- Wie sehen Ihre personellen Ressourcen aus? Haben Sie Leute im Team, die technisch versiert sind und den Badge-Druck vor Ort installieren und betreuen können? Wenn nicht, könnten Sie bei der DIY-Variante in Schwierigkeiten kommen.
Wenn das Drucken vor Ort generell zu teuer ist und Flexibilität eine untergeordnete Rolle spielt, können Sie auf vorbereitete Badges zurückgreifen – das Drucken über einen Druckservice liefert professionelle Ergebnisse bei geringeren Kosten.
Hier erfahren Sie mehr über vorbereitete Badges.
Häufige Fragen zum Live-Badge-Druck
Wie funktioniert das Event Badges Drucken als Self-Service?
Ihre Gäste können ihre Namensschilder selbst drucken, und zwar über einen QR-Code, den sie am Einlass scannen. In diesem Fall benötigen Sie zusätzlich zum Drucker auch einen Scanner.
Wie können Check-in und Badge-Druck verknüpft werden?
Einlasssystem und Badge-Druck lassen sich hervorragend miteinander verknüpfen, um den Check-in-Prozess bei Veranstaltungen effizienter und professioneller zu gestalten. Die Teilnehmenden erhalten ihr Badge sofort, nachdem sie sich registriert haben. Das funktioniert sowohl mit als auch ohne Self-Service. Besonders schnell geht es, wenn das Badge direkt gedruckt wird, sobald ein personalisierter QR-Code präsentiert wird.
Wie funktioniert automatisierter Badge-Druck?
Beim automatisierten Badge-Druck werden die persönlichen Informationen der Teilnehmenden automatisch mit der Badge-Designvorlage verknüpft und gedruckt. Der Druckprozess wird durch die Software ausgelöst, sobald eine Registrierung abgeschlossen oder verifiziert wurde. Der Druck erfolgt vollautomatisch ohne manuelle Eingaben – somit kann er an Self-Service-Terminals von den Gästen selbst durchgeführt werden.
Fazit: Live-Badge-Druck für Ihren professionellen Auftritt
Der Live-Badge-Druck bietet Ihnen eine flexible, schnelle und personalisierte Möglichkeit, Namensschilder für Ihre Teilnehmer*innen zu drucken. Ob DIY oder Full-Service – EventMobi bietet Ihnen die passenden Lösungen für Events jeder Größe. So stellen Sie sicher, dass Ihr Event-Check-in reibungslos verläuft und Ihre Teilnehmer*innen von Anfang an einen positiven Eindruck erhalten.
Erfahren Sie, wie Sie mit EventMobi’s Eventmanagement-Software und Badge-Druck-Services die perfekten Badges erstellen und großartige Veranstaltungen realisieren.