Gewusst, wie: interaktive Workshops für Verbände und ihre Mitglieder gestalten – 5 Profi-Tipps

Als Motor für die Einbindung der Mitglieder Ihres Verbands empfehlen sich interaktive Workshops und Seminare – ganz gleich, ob im Rahmen der Jahreshauptversammlung oder als eigenständige Veranstaltung.

Von stetiger Mitgliederbeteiligung könnten Vereine und Verbände seit einiger Zeit deutlich mehr vertragen. Laut der 2024er Ausgabe des Association Engagement Index, erstellt von der global agierenden Engagement- und Marketingagentur MCI, greifen zwei Drittel aller Verbandsmitglieder regelmäßig auf die Inhalte zu, die ihre jeweilige Organisation erstellt. Doch weniger als ein Drittel bringt sich demnach aktiv in das Verbandsleben oder Vereinsleben ein, engagiert sich also nicht regelmäßig bei den diversen Anlässen oder im Verbund mit anderen Mitgliedern. Dies kann zu immer mehr Passivität und sogar zu Fluktuation führen.

„Ich sehe es so: Wenn man in einem Raum ist und ein Workshop-Format hat, das moderiert wird, das Gruppenarbeit beinhaltet, das wechselseitigen Austausch umfasst, das einen wirklichen Grund liefert, sich ins Flugzeug zu setzen, um dabei zu sein – das ermöglicht so viele Ebenen der Mitwirkung“, so Lathan.Natürlich können interaktive Workshop-Methoden stark variieren. Aber mit den richtigen Techniken, Strategien und Herangehensweisen lässt sich nicht nur die aktive Beteiligung ankurbeln, wenn alle vor Ort versammelt sind, sondern idealerweise auch fortsetzen, wenn alle wieder bei der Arbeit sind.

Lathan kennt die Eventszene seit über zwei Jahrzehnten aus eigener Mitwirkung. Sie lässt sich in die Karten gucken und verrät, wie Sie mithilfe ausgesuchter Workshop-Techniken und Seminar-Methoden Events so gestalten können, dass sie auf Ihre geschäftlichen Ziele einzahlen:

Workshop-Techniken, die begeistern: was die Beteiligten brauchen

Im Prinzip sind Workshops wie auch Seminare eigenständige Veranstaltungen, die angeleitet werden und sich einem bestimmten Thema widmen. Allgemein kreisen Workshops um ein eng definiertes Thema, das bereits relevant ist oder gerade an Bedeutung gewinnt. Ein Beispiel: Sie könnten eine eintägige Veranstaltung durchführen, bei der es um die Anwerbung von Führungskräften aus dem Kreis ihrer Mitglieder geht. Ein anderes Beispiel: Sie möchten sich mit größeren Trends auf dem Feld künstlicher Intelligenz befassen, bei denen Ihre Mitglieder auf dem Laufenden sein sollten. Diese Workshops könnten bestimmte Taktiken oder Empfehlungen vermitteln, aber auch hochgradig interaktiv ablaufen.

Lathan unterstreicht: Wenn sie gut gemacht sind, verkörpern interaktive Workshop-Methoden genau das, was ein Verband am besten kann: Informationsvermittlung, Unterstützung bei Weiterbildung und Interessenvertretung für die Branche.

„Es gilt, dass die Menschen mit einem vertieften Verständnis der besten Vorgehensweisen der Branche nach Hause gehen und sie dann umsetzen können – sodass wir alle ein höheres Niveau erreichen“, erklärt Lathan.

Interaktive Workshops effektiv strukturieren

Viele der besonders aktivierenden Workshops fußen auf einer spezifischen Struktur oder einem bestimmten Gerüst – ein Spezialgebiet von Lathan. Sie hat Konzepte wie den Spontaneous Think Tank entwickelt, was sich mit spontane Ideenschmiede oder Denkfabrik übersetzen lässt. Bei diesem Format stehen eine Tafel mit Notizzetteln oder Post-its und Schwarmintelligenz im Mittelpunkt, wobei es darum geht, Gespräche und Diskussionen zu den beruflichen Herausforderungen der Beteiligten anzuregen. Lathan zufolge verbindet dieser Ansatz Elemente von Design Thinking und Barcamps bzw. Unkonferenzen, aber mit einer Anleitung, die die aktive Beteiligung anschiebt. (Was Barcamps und Unkonferenzen sind? Offene Tagungen bzw. offene Workshop-Formate, deren Inhalte und deren Abläufe von den Anwesenden mehr oder weniger selbst entwickelt und gestaltet werden.)

„Es ist eine Denkfabrik, weil man da ist, um ein Problem zu lösen, aber es ist angeleitet in der Weise, dass man für die Diskussion de facto jemandem eine Führungsrolle zuteilt“, erläutert sie. „Selbst wenn diese Person echt schlecht darin ist, etwas vorzutragen, selbst wenn sie ein bisschen die Orientierung verliert, können die Beteiligten das wieder in die Spur bringen, denn sie alle haben diese Möglichkeit der aktiven Mitwirkung.“

Im Allgemeinen, konstatiert Lathan, führen strukturierte Veranstaltungen mit durchdacht gewählten Seminar-Methoden oder Workshop-Techniken zu fruchtbaren Diskussionen und schlüssigen Ergebnissen.

„Wenn Menschen in einem Raum versammelt sind, wenn ein Rahmen befolgt wird – wenn Menschen verstehen, wie diese Dinge konsequent umzusetzen sind, sodass die Qualität zunimmt – ich denke, dass genau darin der eigentliche Wert liegt“, resümiert sie.

Interaktive Workshop-Methoden, die Lust auf mehr machen

Ein Konzept, das auf interaktive Workshop-Methoden bzw. Workshop-Formate setzt, bringt Sie nicht weit, sofern die Anwesenden schlichtweg nicht bereit sind, sich aktiv einzubringen. Mit Mauerblümchen im Publikum bleibt der Ertrag oft deutlich hinter den Erwartungen zurück.

Zur Veranschaulichung: Wenn Ihre Verbandsworkshops an eine jährlich stattfindende Veranstaltung geknüpft sind, fühlen Gäste, die einfach gern Vorträgen zuhören, sich bei sehr interaktiven Programmpunkten vielleicht fehl am Platz. Doch mit dem richtigen Publikum in Verbindung mit den passenden Workshop-Methoden ist sehr gut möglich, dass das Engagement auch über den Moment hinaus Wirkung entfaltet.

Vor einigen Jahren arbeitete Latham an einer Studie mit, aus der sich im Hinblick auf Interaktion ein neuer Begriff entwickelte: Return on Emotion. (Dies ist angelehnt an den Ausdruck Return on Investment, also Investitionsrendite, und meint so viel wie Gewinn durch Emotionen.) Das verweist darauf, dass bestimmte Gefühle hervorgerufen werden müssen, wenn Geschäftsbeziehungen ausgebaut werden sollen. Workshops sind laut Lathan das ideale Testfeld für Teilnehmerinteraktionen.

„Man spürt ein Zugehörigkeitsgefühl, man fühlt sich akzeptiert, und man hat das Gefühl, mit seinen Leuten zusammen zu sein. Da glänzen Workshops besonders“, so Lathan. „Betritt man einen Saal, in dem 5.000 Menschen einem Keynote-Vortrag lauschen, sieht man die Personen links und rechts am Rand gar nicht, da der Raum so dunkel ist.“

Ein Ansatz, mit dem man das Eis brechen und interaktive Workshop-Methoden erfolgreich gestalten kann? Maßgeschneidert gestaltete Event-Badges lassen auf einen Blick erkennen, mit wem man gerade spricht. „Der Name muss in großer Schrift geschrieben sein“, weiß Lathan. „Und ich bin mir sicher: Der Vorname ist wichtiger als alles andere.“

Vorausschauen: Ziele für die Zeit nach dem Workshop setzen

Gute Seminare und gute Workshops können Menschen dazu bringen, ihre gewohnten, bequemen Bahnen zu verlassen und ihre Rolle oder Position in neuem Licht zu sehen. Doch mit welchen Workshop-Methoden können Sie sicherstellen, dass Ihre Veranstaltungen wirkliche Veränderungen mit sich bringen?

Event-Profi Liz Lathan empfiehlt, eine gewisse Portion Rechenschaftspflicht einzubauen. Das kann durchaus einen klassischen analogen Weg nehmen.

„Lassen Sie alle einen Brief an sich selbst schreiben, in dem sie festhalten, was ihnen für die Zukunft vorschwebt, sagen wir: in sechs Monaten“, schlägt sie vor. „Diese Briefe sammelt die Person ein, die den Workshop leitet, und schickt sie nach sechs Monaten an diejenigen, die sie geschrieben haben.“

Das Ergebnis, so Lathan, macht alle zu ihrer eigenen Prüfinstanz. Dabei kann das Hilfsmittel auch etwas anderes sein, das die Beteiligten mit nach Hause nehmen, beispielsweise das Versprechen, mit jemandem aus der Workshop-Runde zu chatten, und zwar zunächst einen Monat nach dem Treffen und dann erneut, wenn sie ihre jeweiligen Briefe erhalten haben.

Wenn Sie digitale Optionen vorziehen, können Onlinecommunity-Tools wie Chatplattformen und Networking-Apps sehr dabei helfen, Diskussionen und den Ideenaustausch am Laufen zu halten. Sollte der Nutzungsvertrag nicht über die Veranstaltung hinausreichen, könnten stattdessen Ihr Team oder Freiwillige das Heft in die Hand nehmen.

„Ein Verein oder Verband ist so oder so eine Community für 365 Tage im Jahr“, fügt Lathan hinzu.

Den eigenen Workshop-Erfolg werblich ausspielen

Zu guter Letzt: Rühren Sie ruhig die Social-Media-Werbetrommel mit dem, was die Beteiligten des Workshops leisten bzw. geleistet haben. Wenn etwas Zeit verstrichen ist (Lathan findet 45 Tage sinnvoll), posten Sie auf LinkedIn, TikTok oder schlichtweg über den Social-Media-Kanal Ihrer Wahl, wie und wofür die Mitwirkenden das Wissen nutzen, das sie aus Ihrem Workshop mitgenommen haben.

Mit dieser Verlängerung sind interaktive Workshops plötzlich keine kleinformatigen Events mehr, sondern ziehen mit dem Engagement der Beteiligten größere Kreise in Ihrer Organisation und darüber hinaus.

„Wenn Sie die Leute an einem Ort zusammenbringen und neben der Weiterbildung und der geistigen Auseinandersetzung tatsächlich eine Kameradschaft entsteht, dann werden sie daraus etwas machen“, so Lathan. „Dies ist der dynamische Part, den Workshops in jedem Weiterbildungsprogramm spielen.“

Und überhaupt: Mit Rückgriff auf interaktive Workshop-Methoden können auch die Seminare, Tagungen und natürlich Workshops Ihres Verbands zu Ereignissen werden, die niemand der Beteiligten missen möchte.

Wie Sie mit EventMobi das ganze Jahr über interaktive Workshops und andere fesselnde Veranstaltungen auf die Bühne bringen können, zeigen wir Ihnen gern in einer kostenlosen persönlichen Demo:

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