Hybride Veranstaltungen planen in 10 Schritten [mit Checkliste]

Hybride Events vereinen zwei Welten: Präsenzveranstaltungen und virtuelle Events. Vor-Ort-Publikum und Remote-Teilnehmer*innen.

Was anfangs als erster Schritt heraus aus rein virtuellen Veranstaltungen begann, ist heute als Event-Konzept kaum noch wegzudenken. Denn viele Learnings und Best Practices später, sehen Planer*innen die Vorteile von hybriden Formaten. Wir wissen heute, dass es durchaus möglich ist, virtuell zugeschaltete Teilnehmer*innen zu vernetzen und aktiv einzubeziehen. Und wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich durch ein hybrides Angebot ganz neue Zielgruppen für ein Event gewinnen lassen.

So ist es auf einmal problemlos möglich auch von entlegenen Orten Teil an einer Veranstaltung teilzunehmen. Referent*innen brauchen nicht anzureisen, sondern können von überall eingebunden werden. Zudem fallen weniger Ausgaben an, zum Beispiel durch den Wegfall der Kosten für Veranstaltungsorte.

Eventplaner*innen starten heute also regelmäßig mit Hybridveranstaltungen durch – die perfekte Kombination von Präsenz- und Onlineformaten.

Wenn Sie Ihre erste hybride Veranstaltung planen, haben Sie mit EventMobi den idealen Partner an Ihrer Seite. Wir haben das Know-how unserer erfahrenen Event Success Manager und Livestream-Profis für Sie in ein praxisorientiertes Konzept gegossen, mit dem Sie hybride Events auf die Beine stellen können, die Ihr Publikum fesseln werden.

Schritt 1. Abstecken, was genau vor Ort, virtuell bzw. hybrid geht

Zuallererst gilt es bei der Planung von Hybridevents, den Rahmen abzustecken. Sie müssen wissen, wie groß und wie vielschichtig der Anlass wird, damit Sie einen präzisen Zeitplan für die Vorbereitung erstellen können. 

Beantworten Sie gemeinsam mit Ihrem Planungsteam zunächst diese Fragen:

1. Wie viele Leute wollen wir zum Präsenzteil einladen?
2. Wie viele Tickets sollen ausschließlich für die Teilnahme am virtuellen Teil berechtigen?
3. Welche Komponenten müssen definitiv vor Ort stattfinden?
4. Welche Möglichkeiten eignen sich dazu, die Teilnehmer*innen aus dem virtuellen Raum aktiv einzubinden?
5. Welche Inhalte und Aufnahmen, die wir auch langfristig verwenden können, wollen wir in erster Linie erstellen?

Je nach Größe und Komplexität Ihrer Veranstaltung kann der Vorlauf enorm variieren. Stellen Sie sich auf alles zwischen sechs Wochen und einem Jahr ein.

Schritt 2. Das Eventportal für Ihre hybride Veranstaltung vorbereiten

Nun geht es darum, das Eventportal herzurichten, auf dem Sie unterschiedlichste Elemente Ihrer Veranstaltung arrangieren – und zwar im Vorfeld, während der Veranstaltung selbst und auch im Nachgang.

Die Hybridevent-Plattform von EventMobi ist genau für diesen Zweck konzipiert.

Darüber hinaus können Sie auf der Hybridevent-Plattform Ihre Video-Mediathek mit virtuellen Inhalten einrichten. Alle Beteiligten können bequem darauf zugreifen, beispielsweise, um nachträglich Programmpunkte zu sehen, die sie verpasst haben, oder besonders spannende Inhalte erneut abzurufen.

Für Sie bedeutet dies: Sie verfügen über eine virtuelle Adresse, an der sich die gesamte Veranstaltung organisieren lässt und an der einfach zugängliche, immersive und interaktive Erlebnisse Ihr Publikum begeistern werden, sodass Ihre Hybridveranstaltung allen in bester Erinnerung bleiben wird.

Ist das Fundament Ihres Eventportals gelegt, können Sie das Marketing und die technischen Aspekte angehen, die für die Planung hybrider Events essenziell sind.

Schritt 3. Die Werbetrommel für Ihre Hybridveranstaltung rühren

Aufmerksamkeit auf Ihre Veranstaltung zu lenken, ist natürlich ein Muss. Bei Werbung für Hybridveranstaltungen ist dabei gleich noch ein bisschen mehr zu beachten.

Wie bewährt Ihre bisherigen Eventmarketingstrategien auch sind: Stellen Sie für hybride Veranstaltungen zusätzlich sicher, dass die Teilnehmer*innen erfahren, welche Komponenten ihnen dabei konkret zur Verfügung stehen.

Heben Sie hervor, dass auf Ihre virtuellen Gäste ebenfalls das ganz besondere, interaktive Erlebnis wartet, für das Liveveranstaltungen stehen. Sprechen Sie Ihre Zielgruppen zum Beispiel mit Aspekten wie diesen an:

• Seien Sie in Echtzeit bei Liveveranstaltungen dabei.
• Chatten Sie live zu Programmpunkten, zu Umfragen oder auch in Fragerunden.
• Vertiefen Sie über lockere 1:1-Onlinemeetings Ihr Netzwerk.
• Besuchen Sie die virtuellen Stände der Sponsoren.
• Stellen Sie Fragen und diskutieren Sie mit, egal von wo Sie sich zuschalten.
• Rufen Sie alle Veranstaltungsinhalte ganz nach Ihren zeitlichen Möglichkeiten ab.
• Werfen Sie exklusive Blicke hinter unsere Kulissen.
• Profitieren Sie von Networking-Anlässen vor und nach dem Event.

Zudem gibt es „hybridspezifische“ Vorteile, die Sie durchaus auch Ihrem Vor-Ort-Publikum schmackhaft machen können. Alle, die an Ort und Stelle dabei sind, können zugleich auf die Livestream-Inhalte zugreifen. Wer also den Raum verlässt, um zu telefonieren oder um einfach mal an die frische Luft zu gehen, muss dennoch rein gar nichts verpassen.

Außerdem können Vor-Ort-Teilnehmer*innen mit allen netzwerken, die nicht vor Ort dabei sind, also mit denen, die bei einer reinen Präsenzveranstaltung vielleicht nie mit von der Partie gewesen wären.

Machen Sie Ihren Adressat*innen klar, wie flexibel Ihre Veranstaltung sein wird. Bei unerwarteten Änderungen (etwa Wetterkapriolen oder Bahnstreiks) ist der Wechsel vom physischen Ort in die virtuelle Sphäre für Ihre Gäste ein Leichtes. Und umgekehrt selbstverständlich auch.

Schritt 4. Die Hybridevent-Vor-Ort-Einrichtung planen

Mit dem EventMobi-Team können Sie sicher sein, dass das Eventportal optimal für Ihren Bedarf eingerichtet ist. So können Sie sich verstärkt dem Veranstaltungsort widmen, an dem das Präsenzpublikum zusammenkommt.

Eigentlich überflüssig zu sagen, aber: Es gilt hier, all das zu bedenken, was auch bei Planungen reiner Präsenzveranstaltungen zu berücksichtigen ist – Raumgröße, Art der Location, Bewirtungskosten, Barrierefreiheit …

Allerdings gibt es einen ganz entscheidenden Aspekt, der bei der Planung von Hybridveranstaltungen leicht übersehen wird:

Ist das Internet vor Ort wirklich schnell genug?

Wenn Sie Ihre Präsenzprogrammpunkte ohne Einschränkungen live streamen wollen, ist zuverlässiges Highspeed-Internet ein Muss. In älteren Gebäuden genügt oft die Bandbreite nicht, um hochwertige Aufnahmen zu streamen. Bedenken Sie diesen Punkt bei Ihrer Standortwahl also unbedingt.

Die EventMobi-Spezialist*innen für virtuelle Produktionen helfen Ihnen auf jeden Fall gern, die Internetverbindung an möglichen Veranstaltungsorten zu prüfen. Und für den Fall, dass es dort während Ihres Events doch einmal technisch hakt, ist das Team für den Bereich Audio und Video (AV) an einem anderen Standort auf Abruf, damit nicht die Bildschirme Ihrer Gäste des virtuellen Teils schwarz werden.

Schritt 5. Ihre Teams vor Ort und fürs Virtuelle aufeinander abstimmen

Wenn Sie EventMobi wählen, steht auch ein AV-Team für Sie bereit, das Ihre Event-Livestreams mit allem Drum und Dran managen kann.

In den Wochen vor der Veranstaltung stimmt sich unser AV-Team detailliert mit den AV-Techniker*innen ab, die vor Ort im Einsatz sein werden. (Die meisten EventMobi-Kunden holen eine AV-Crew ins Boot, die sie über den Veranstaltungsort oder anderweitig buchen.)

Diese beiden Teams kümmern sich um alles Technische, was das Livestreaming virtueller Events für all Ihre Teilnehmergruppen erfordert. Die EventMobi-Profis haben bereits eine Fülle an Hybridveranstaltungen erfolgreich umgesetzt, sodass sie bis ins kleinste Detail wissen, worauf sie achten und wie sie vorgehen müssen, damit alles bereit ist, wenn es drauf ankommt.

„In dieser Phase achten wir vor allem darauf, dass unsere Kunden über die erforderliche Internetbandbreite und reelle Kamera- und Mikrofontechnik verfügen. Außerdem helfen wir bei der Aufbereitung vorab aufgezeichneter Programmpunkte. Und wir sorgen dafür, dass alle Materialien wie Einblendungen und Videos professionell aussehen und fertig sind, wenn das Event beginnt.“

– Mitch Gibson, Video Production Manager bei EventMobi

Schritt 6. Ihre Referent*innen, Moderator*innen und Sponsoren vorbereiten

Der Erfolg Ihrer Veranstaltung lebt von Personen und Sponsoren, die souverän und gewinnend auftreten. Das bedeutet: Sie müssen bestens vorbereitet sein, bevor sie auf die Bühne oder vor die Kamera treten.

Was die Teilnehmer*innen vor Ort betrifft, bietet es sich an, alles wie gewohnt vorzubereiten. Geben Sie Referent*innen und Sponsoren eine Möglichkeit, den Veranstaltungsort zu besichtigen und ihren Auftritt vorab zu proben. Und stellen Sie sicher, dass sie ihren detaillierten Zeitplan kennen und Ihnen ihre Präsentationen, Firmenlogos usw. rechtzeitig vor der Veranstaltung bereitstellen.

Für Vorträge, die online zugeschaltet werden, sollten Sie die Referent*innen schon frühzeitig auf Folgendes hinweisen:

• Referate und Vorträge machen sich am besten, wenn sie an einem gut ausgeleuchteten Ort ohne störende Geräusche gehalten werden.
• Mikro und Kamera müssen den heutigen Ansprüchen genügen.
• Klimpernder Schmuck und andere Accessoires können die Akustik stören.
• Es muss getestet werden, ob die Internetverbindung auch für Ihr Streaming schnell genug ist.

Schritt 7. Go-live: Scheinwerfer an für Ihre Hybridveranstaltung!

Wenn Sie bis hier stets alles im Blick und im Griff hatten, sind Sie sehr gut vorbereitet für den großen Moment.

All die genannten Aspekte zielen darauf ab, dass Ihr Event von Anfang bis Ende wie geschmiert läuft. Sollte dennoch etwas Unerwartetes dazwischenkommen, sind Sie bei den EventMobi-Profis in besten Händen.

Mit der Flexibilität, die Sie mit den Vorbereitungen für Ihr hybrides Event eingeplant haben, lassen sich im Fall der Fälle ohne Kopfzerbrechen Elemente verschieben: von Präsenz zu Online – hybrid im besten Sinne.

Also: Nun können Sie Ihre Veranstaltung einfach genießen.

Schritt 8. Ihr Hybridevent inhaltlich zur Goldgrube machen

Was Ihnen besonders in die Karten spielt, wenn Sie Veranstaltungen hybrid durchführen, ist die Fülle an Inhalten, die damit bei Ihnen zusammenlaufen. Alle Vorträge, Präsentationen, Diskussionsrunden und Sponsorenbeiträge lassen sich auch langfristig als immer wieder relevante Beiträge – als Evergreen-Content – bereitstellen. Und zwar für die Teilnehmer*innen ebenso wie für alle, die nicht bei der Veranstaltung dabei waren.

Sie können diese Beiträge auf Ihre Website stellen, in Social-Media-Kanälen ausspielen und auch als Werbung für Ihre nächste Veranstaltung nutzen.

Das EventMobi-Team kann Ihnen helfen, Ihre Veranstaltung in eine virtuelle Video-Mediathek umzuwandeln. Wir können diesen digitalen Raum für Sie aufbauen oder auch die Inhalte für Sie exportieren, sodass Sie sie flexibel verbreiten und verwerten können.

Schritt 9. Einen Schritt auf Abstand gehen und die Ergebnisse analysieren

Wenn Ihre Veranstaltung hinter Ihnen liegt, lohnt es sich, alles gründlich Revue passieren zu lassen. Die folgenden Fragen können Ihrem Team helfen, das Projekt rückblickend systematisch auszuwerten:

• Wie klingen die Rückmeldungen aus dem Präsenzpublikum, welches Feedback geben uns die Onlineteilnehmer*innen?
• Welche unerwarteten Ereignisse gab es und wie sind wir damit umgegangen?
• Welche Momente waren die besten und fesselndsten?
• Welche unserer vorab formulierten Ziele haben wir erreicht, welche nicht?
• Wie lauten die wichtigsten Lehren aus der Durchführung unseres Hybridevents?
• Was machen wir nächstes Mal anders?

Die Planung hybrider Veranstaltungen kann zunächst wie ein Mammutprojekt wirken. Aber mit einem handfesten Konzept ist gar nicht mal so viel Kopfzerbrechen zu befürchten. Wenn Sie diesen Leitfaden für Ihre nächste Hybrideventplanung nutzen, sind Ihnen positive Rückmeldungen von nahezu allen Teilnehmer*innen sicher. Ganz gleich, ob es um die Teilnahme live vor Ort oder um das Erlebnis online von zu Hause geht.