Eventkosten kalkulieren: Leitfaden mit Beispielen + Templates

Mit steigenden Kosten für sämtliche Posten – von Kaffee bis hin zu A/V-Equipment – ist die Erstellung (und Einhaltung!) eines Eventbudgets wichtiger denn je. Laut dem aktuellen Global Meetings and Events Forecast rechnen in Europa 65 % der Event-Expert*innen mit steigenden Ausgaben für 2025. Eine durchdachte Veranstaltungskalkulation hilft Ihnen, Events innerhalb der finanziellen Möglichkeiten Ihrer Organisation zu planen, ohne Ihre Ziele aus den Augen zu verlieren. Egal, ob Sie zusätzliche Einnahmen generieren, Networking fördern oder Beziehungen zu Sponsoren stärken möchten – ein strukturiertes Budget sorgt dafür, dass Sie auf Kurs bleiben.

In diesem Leitfaden beleuchten wir die wichtigsten Aspekte der Eventbudgetierung:

• Was ist ein Eventbudget?
• 7 Schritte der Eventbudget-Planung
• Beispiele und Vorlagen
• Häufige Fragen zum Event-Budgeting

Die Mühe lohnt sich: Eine strukturierte Eventbudgetierung hilft Ihnen dabei, die Kostenstruktur Ihrer Veranstaltung besser zu verstehen, Ausgaben und Einnahmen zu kontrollieren und den Return on Investment (ROI) Ihrer Events präzise zu messen.

Tipp: Mit der richtigen Sponsoringstrategie gewinnen Sie langfristig zufriedene Partner für Ihre Events. Erfahren Sie im kostenfreien Leitfaden “Sponsoring mit Strategie“, wie Sie Ihre Eventeinnahmen maximieren 🤝

Eventbudgetierung – was bedeutet das?

Eventbudgetierung bedeutet, einen finanziellen Fahrplan für die Veranstaltung zu erstellen. Dieser  hilft Ihnen, erwartete Kosten und Einnahmen zu strukturieren, damit Sie Ihre Ressourcen effizient verwalten und Ihre Eventziele erfolgreich erreichen können.

Typische Kategorien in der Eventbudgetierung

Gewinn und Verlust
Die Rentabilität Ihres Events hängt von der tatsächlichen Anzahl der Teilnehmenden ab. Daher ist es hilfreich, in Ihrem Budget eine Übersicht über erwartete Kosten und Einnahmen bei verschiedenen Teilnehmerzahlen zu führen.

Fixkosten
Fixkosten bleiben unabhängig von der Anzahl der Teilnehmenden gleich. Dazu gehören z. B. Mietkosten für die Location, Honorare für Unterhaltung oder Gebühren für Event-Software.

Variable Kosten
Diese Ausgaben hängen von der Anzahl der Teilnehmenden ab. Typische Beispiele sind Catering-Kosten sowie Personalaufwand für den Tag der Veranstaltung.

Einnahmen
Die geplanten Einnahmen setzen sich oft aus Ticketverkäufen, Sponsoring-Geldern oder Standgebühren für Aussteller zusammen.

Warum ist eine Eventkostenkalkulation so wichtig?

Ein gut durchdachter Budgetplan schützt Ihr Team vor unerwarteten Kostenüberschreitungen und ermöglicht eine realistische Ressourcenverteilung. So können Sie gezielt entscheiden, welche Aspekte Priorität haben – etwa ob Sie in eine größere Location oder ein hochwertigeres Catering investieren sollten.

Zudem hilft Ihnen ein Budgetplan dabei, den finanziellen Erfolg Ihres Events zu messen. Da die tatsächlichen Kosten und Einnahmen oft von den Prognosen abweichen, können Sie mit diesen Daten Ihre Budget-Strategie für zukünftige Events optimieren.

Kurz gesagt: Eine Eventbudgetierung ist ein unverzichtbares Instrument für eine fundierte Finanzplanung und eine erfolgreiche Eventorganisation. 

Eventbudget planen in 7 Schritten

Nachdem Sie nun die wichtigsten Kategorien einer Eventbudgetierung  kennen, können Sie mit der Planung beginnen. Hier sind die einzelnen Schritte, damit Sie genau wissen, wie Sie vorgehen sollten.

Schritt 1: Finanzielle Ziele für Ihr Event festlegen

Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung für Ihr Event und schätzen Sie so genau wie möglich ein, ob die Veranstaltung Gewinn, Verlust oder eine Kostendeckung erzielen wird. Was finanzieller Erfolg bedeutet, hängt dabei von der Art und den Zielen Ihrer Veranstaltung ab.

Beispiel: Ihre geplante Konferenz könnte kostendeckend oder mit einem leichten Verlust enden. Doch wenn Sie durch das Event zahlreiche neue Mitglieder für Ihre Organisation gewinnen, profitieren Sie langfristig durch zusätzliche Mitgliedsbeiträge.

Natürlich lassen sich nicht alle Kosten und Einnahmen von Anfang an exakt vorhersagen – und einige können sich im Laufe der Planung noch ändern. Dennoch ist es essenziell, das Budget so früh wie möglich unter Berücksichtigung der häufigsten Kosten- und Einnahmequellen zu erstellen. Welche das sind, erfahren Sie im nächsten Schritt. 

Schritt 2: Bestimmen Sie Ihre festen und variablen Kosten

Für eine realistische Planung ist es wichtig,  zwischen fixen und variablen Kosten zu unterscheiden. Zur Erinnerung:

• Fixe Kosten bleiben unabhängig von der Anzahl der Teilnehmenden gleich und werden als Gesamtsumme berechnet.
• Variable Kosten ändern sich je nach Anzahl der Teilnehmenden und werden pro Person kalkuliert.

Kosten für Präsenzveranstaltungen

Laut dem Global Meetings & Events Forecast von American Express Global Business Travel werden dieses Jahr 63 % der Meetings in Europa ausschließlich vor Ort stattfinden, während 82 % zumindest eine In-Person-Komponente beinhalten. Die meisten Eventplaner*innen müssen daher vorrangig für Präsenzveranstaltungen budgetieren.

Die Studie zeigt außerdem, dass Eventprofis mit höheren Budgets vor allem die Optimierung der Vor-Ort-Erfahrung priorisieren. Auf die Frage „Was macht eine gute Teilnehmenden-Erfahrung aus?“ wurden folgende Faktoren genannt:

• 38 %: Eventinhalte und Agenda
• 27 %: Veranstaltungsort
• 25 %: Destination
• 24 %: Soziale und Networking-Events
• 24 %: Verpflegung

Zusätzliche Kosten können für Audio/Video-Technik, Dekoration, Personal, Reisekosten, Marketing, Speaker-Honorare, Unterhaltung und Eventmanagement-Software anfallen. Jedes Event hat eine individuelle Kostenstruktur – dennoch sollte die Zufriedenheit der Teilnehmenden bei der Budgetplanung immer im Mittelpunkt stehen. Eine Umfrage unter früheren Teilnehmenden kann helfen, die Prioritäten besser zu verstehen und Ressourcen gezielt einzusetzen.

Kosten für virtuelle und hybride Events

Im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen sind die Kosten für virtuelle und hybride Events stärker auf Technologie ausgerichtet, um unabhängig vom Standort ein ansprechendes Erlebnis zu schaffen. Wichtige Kostenpunkte sind:

Audio-/Video-Technik (A/V)

Eine hochwertige A/V-Ausstattung sorgt dafür, dass alle Teilnehmenden die Inhalte optimal erleben können. Besonders bei hybriden Events ist es wichtig, sowohl für Vor-Ort- als auch für Remote-Teilnehmende geeignete Technik einzuplanen:

• Vor Ort empfiehlt es sich, mindestens zwei Kamerapositionen besetzen sowie einen IMAG-Operator und einen Video-Mixer einplanen.
• Für Remote-Übertragungen ist eine stabile, kabelgebundene Internetverbindung mit mindestens 100 Mbit/s Download und 30 Mbit/s Upload erforderlich.
• Streaming- und Encoding-Software wie OBS (kostenfrei) oder vMix (kostenpflichtig) kann genutzt werden, um Kamerabilder, Präsentationen und Audio zu kombinieren.

Mit zwei professionell ausgestatteten A/V-Teams lässt sich eine hochwertige und interaktive Erfahrung für alle Teilnehmenden schaffen.

Livestream- und Videoproduktionskosten

Die Kosten für Streaming-Dienste variieren je nach Anforderungen:

• Günstige Option: Selbstproduktion über Tools wie Zoom.
• Mittlere Preisklasse: Virtuelle Eventplattformen wie EventMobi, die integrierte Livestreaming-Funktionen bieten.
• Premium-Lösung: Ein professionelles Produktionsteam wie das GoLive! Production Team von EventMobi oder eine externe A/V-Firma für Full-Service-Produktion.

Schritt 3: Identifizieren Sie Ihre Einnahmequellen

Um die Veranstaltungskosten zu decken, sollten Sie verschiedene Einnahmequellen in Betracht ziehen, darunter:

• Werbung – Einnahmen durch Anzeigenplatzierungen in Event-Apps, Programmen oder auf der Event-Website
• Konzessionsverkäufe – z. B. Verkauf von Speisen, Getränken oder Merchandise
• Standmieten – Gebühren für Ausstellende oder Sponsoren, die Präsentationsflächen nutzen
• Managementgebühren – Honorare für Ihre Dienstleistungen als Eventorganisator*in
• Teilnahmegebühren – Einnahmen aus Ticketverkäufen oder Registrierungen
• Sponsoring – Beiträge von Unternehmen, die sich als Sponsoren an Ihrem Event beteiligen

Nutzen Sie Budgetplanungstools wie Excel oder Google Sheets, um diese Einnahmequellen nachzuverfolgen. Strukturieren Sie Ihre Einnahmen in relevante Kategorien, z. B.:

• Präsenzveranstaltungen: Standmieten, Ticketverkäufe, Gastronomie
• Virtuelle Events: Digitale Werbung, Sponsoring-Pakete, kostenpflichtige Online-Zugänge
• Allgemeine Event-Kategorien: Veranstaltungsort, Dekoration, Marketing

Ausgaben und Einnahmen vorausschauend planen

Eine präzise Kosten- und Umsatzprognose ist essenziell für die Budgetplanung. Analysieren Sie Finanzdaten vergangener Events und holen Sie aktuelle Angebote für neue Kostenpunkte ein. Bewahren Sie alle Rechnungen und Belege auf, um Ihr Budget zu dokumentieren und gegebenenfalls nachzuweisen.

Puffer für unerwartete Kosten einplanen

Unvorhergesehene Ausgaben können jederzeit auftreten. Legen Sie daher einen Notfallfonds fest, um finanzielle Engpässe zu vermeiden.

Bevor Sie mit der Auswahl des Veranstaltungsortes, der Promotion oder der Personaleinteilung fortfahren, stellen Sie sicher, dass Ihr Event finanziell tragfähig ist

Schritt 4: Erstellen Sie einen Budgetvorschlag für Ihr Event

Ein Budgetvorschlag dient dazu, die geplanten Ausgaben und Einnahmen Ihres Events transparent darzustellen und von der Geschäftsleitung genehmigen zu lassen. Wenn Sie bereits eine detaillierte Budgetplanung erstellt haben, sind Sie schon auf dem besten Weg.

Neben den erwarteten Einnahmen und Ausgaben sollte Ihr Budgetvorschlag folgende Punkte enthalten:

• Zweck und Ziele der Veranstaltung
• Daten früherer Events, um Vergleichswerte zu bieten
• Informationen zu ähnlichen Branchen-Events und deren Kostenstrukturen
• Notfallpläne für Ihr Budget, um unvorhergesehene Kosten abzudecken
• Mögliche Budgetüberschreitungen, inklusive Lösungsstrategien
• Methoden zur Erfolgsmessung (ROI) und Berichterstattung der finanziellen Ergebnisse

Besprechen Sie den Budgetvorschlag mit zentralen Stakeholdern und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen basierend auf deren Feedback vor.

Schritt 5: Cashflow für Ihr Event berechnen

Der Cashflow gibt an, wie viel Geld Ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung steht, um Eventkosten zu decken. Eine regelmäßige Cashflow-Berechnung hilft Ihnen,

• wichtige Ausgaben zu priorisieren,
• Liquiditätsengpässe zu vermeiden und
• die Rentabilität Ihres Events zu überwachen.

So berechnen Sie Ihren Cashflow:

1. Alle Einnahmen summieren und unbezahlte Rechnungen (Forderungen) abziehen:
   Gesamte Einnahmen – offene Forderungen = Verfügbares Kapital vor Ausgaben
2. Offene Verbindlichkeiten (noch zu zahlende Rechnungen) abziehen:
   Verfügbares Kapital vor Ausgaben – offene Verbindlichkeiten = Verfügbares Kapital (Cash on Hand)

Ein positiver Cashflow bedeutet, dass Sie über ausreichend liquide Mittel verfügen. Ein negativer Cashflow kann darauf hindeuten, dass Zahlungen ausstehen oder Ausgaben reduziert werden müssen.

Ihr Startkapital ist der Betrag, der Ihnen zu Beginn eines bestimmten Zeitraums zur Verfügung steht.

Schritt 6: Eventbudget überprüfen und nachverfolgen

Da sich nicht alle Kosten im Voraus exakt planen lassen, ist es essenziell, das Budget während des gesamten Planungsprozesses regelmäßig zu überprüfen und anzupassen.

• Planen Sie ein Meeting mit Ihrer Finanzabteilung, um sicherzustellen, dass Ihr Budget den internen Anforderungen entspricht.
• Klären Sie im Voraus, wer autorisiert ist, über das genehmigte Budget hinaus Ausgaben zu tätigen.
• Nutzen Sie Ihren Notfallfonds, um unerwartete Kosten zu decken.

Budget-Tracking während des gesamten Events

Überwachen Sie Ihre Ausgaben auch während der Veranstaltung – nicht nur in der Planungsphase. Moderne digitale Tools erleichtern diesen Prozess:

• Expensify hilft bei der Verwaltung und Nachverfolgung von Ausgaben.
• Cloud-basierte Finanzsoftware wie FreshBooks oder Certify ermöglicht eine flexible und ortsunabhängige Finanzverwaltung.

Eine präzise Budgetkontrolle stellt sicher, dass Ihr Event finanziell erfolgreich bleibt und zukünftige Veranstaltungen noch effizienter geplant werden können.

Schritt 7: Finanzielle Leistung Ihres Events analysieren

Nach dem Event sollten Sie die Erfolgskennzahlen und Benchmarks, die Sie zuvor festgelegt haben, erneut überprüfen. Durch den Einsatz moderner Technologien können Eventplaner*innen heute die gesamte Event-Performance aus verschiedenen Perspektiven analysieren. Mithilfe qualitativer und quantitativer Daten gewinnen Sie wertvolle Einblicke in die Leistung Ihrer Veranstaltung und können deren Wirkung besser belegen.

Return on Investment (ROI) berechnen

Der Return on Investment (ROI) ist eine der wichtigsten Kennzahlen zur Bewertung des finanziellen Erfolgs Ihres Events. Zudem kann der Vergleich verschiedener Budgetstrategien wertvolle Erkenntnisse liefern:

• Lohnt sich der höhere Budgeteinsatz für Outbound-Marketing?
• Bringt die gezielte Betreuung der bestehenden Event-Community einen besseren ROI?

Neben rein finanziellen Faktoren gibt es weitere Messmethoden, um den geschäftlichen Nutzen eines Events zu bewerten:

• Social Listening: Welche Themen und Meinungen werden in sozialen Netzwerken über Ihr Event geteilt?
• Event-Umfragen: Wie bewerten die Teilnehmenden ihre Event-Erfahrung?
• Event-App-Analysen: Welche Programmpunkte und Inhalte wurden am häufigsten genutzt?
• Sichtbarkeit von Sponsoren: Wie oft wurden Sponsoreninhalte aufgerufen oder interagiert?

Event-Analyse mit EventMobi

Die EventMobi Event Management Plattform bietet erweiterte Analysefunktionen, mit denen Sie den ROI Ihres Events präzise berechnen und die Ergebnisse einfach mit Stakeholdern und Sponsoren teilen können.

Mit EventMobi können Sie unter anderem folgende Kennzahlen nachverfolgen:

• Teilnehmendenzahlen – sowohl gesamt als auch auf einzelne Sessions bezogen
• Plattform-Traffic – welche Bereiche wurden am meisten genutzt?
• Interesse und Engagement der Teilnehmenden – z. B. über Abstimmungen, Q&As oder Chat-Aktivitäten
• Content-Interaktionen – z. B. Dauer des Betrachtens von gesponserten und nicht gesponserten Videos, Banner-Klicks und mehr

Diese Daten helfen Ihnen, den Mehrwert für Sponsoren aufzuzeigen und fundierte Entscheidungen für zukünftige Events zu treffen. Ein datengetriebener Ansatz sorgt nicht nur für effizientere Budgetplanung, sondern auch für eine nachhaltige Eventstrategie mit maximalem ROI.

Eventbudget: Beispiele und Vorlagen

Nun, da Sie wissen, welche Elemente in ein Eventbudget gehören, stellt sich die Frage: Wie sieht ein Eventbudget konkret aus? Werfen wir einen Blick auf einige Beispiele und Vorlagen, die Sie für Ihre eigene Planung nutzen können.

Eventbudget Beispiel #1: Präsenzveranstaltung

Angenommen, Sie organisieren ein reines Präsenz-Event an einem Wochenende in einem Hotel. Sie erwarten zwischen 500 und 1.000 Teilnehmende und Ihr Ziel ist es, Gewinne zu erzielen.

Je größer Ihr Publikum, desto mehr Einnahmen durch Standmieten und Sponsoring können Sie erwarten. Gleichzeitig steigen jedoch auch die Kosten für Personal, Unterkunft und Logistik.

Durch die übersichtliche Darstellung Ihres Budgets können Sie genau analysieren, wie sich verschiedene Szenarien auf den finanziellen Erfolg Ihres Events auswirken.

In diesem Beispiel erzielen Sie Gewinne, wenn Sie mindestens 750 Teilnehmende anziehen. Sollten sich jedoch nur 500 Personen registrieren, würden Sie Verluste machen.

Mögliche Anpassungen zur Optimierung des Budgets:

• Mehr Budget in Marketing investieren, um mehr Anmeldungen zu generieren
• Günstigere Locations prüfen, um Fixkosten zu reduzieren
• Zusätzliche Sponsoren gewinnen, um Einnahmen zu steigern
• Ticketpreise anpassen, um die Rentabilität zu verbessern

Einnahmen	500 Gäste	750 Gäste	1.000 Gäste
Ticketverkauf (300 € p. P.)	150.000 €	225.000 €	300.000 €
Sponsorships	100.000 €	150.000 €	200.000 €
Standgebühren	200.000 €	400.000 €	600.000 €
Gesamt	450.000 €	775.000 €	1.100.000 €

Fixkosten	Preis
Event-Registrierung/Ticketing-Website	2,500 €
Event-Registrierung/Ticketing-Website Design	4.500 €
Eventmarketing	15.000 €
Event-App Design & Umsetzung	4.500 €
Raummiete	45.000 €
Gestaltung Veranstaltungsort	60.000 €
Vortragshonorare	65.000 €
AV-Equipment	900 €
Entertainment	1.750 €
Gesamt	246.500 €

Variable Kosten	500 Gäste	750 Gäste	1.000 Gäste
Event-App	4.000 €	4.000 €	5.000 €
Personal	8.000 €	12.000 €	16.000 €
Hotelzimmer (200 € p. P.)	100.000 €	150.000 €	200.000 €
Catering (350 € p. P.)	175.000 €	262.500 €	350.000 €
Gesamt	287.000 €	428.500 €	571.000 €

Gewinn/Verlust	500 Gäste	750 Gäste	1.000 Gäste
Einnahmen	450.000 €	775.000 €	1.100.000 €
Ausgaben	533.500 €	675.000 €	817.500 €
Gesamt	– 83.500 €	100.000 €	282.500 €

Eventbudget Vorlage #1: Präsenzveranstaltung

Hier finden Sie eine leere Budget-Vorlage für Präsenzveranstaltungen, mit der Sie Ihre eigenen Einnahmen und Ausgaben planen können:

Eventbudget Beispiel #2: Hybrides Event

Schauen wir uns ein Budget-Beispiel für eine hybride Veranstaltung an:

Einnahmen	500 Gäste	750 Gäste	1.000 Gäste
Vor-Ort-Tickets (400 € p. P.)	150.000 €	225.200 €	300.000 €
Onlinetickets (75 € p. P.)	9.375 €	14.025 €	18.750 €
Sponsoring (Vor-Ort/Virtuell)	150.000 €	200.000 €	250.000 €
Ausstellerstände	150.000 €	300.000 €	450.000 €
Gesamt	459.375 €	739.225 €	1.018.750 €

Fixkosten	Preis
Event-Registrierung/Ticketing-Website	2.500 €
Event-Registrierung/ Ticketing-Website Design	4.500 €
Eventmarketing	15.000 €
All-in-One Eventplattform-Design und Umsetzung	4.500 €
Raummiete	30.000 €
Gestaltung Veranstaltungsort	60.000 €
Vortragshonorare	40.000 €
AV-Equipment	30.000 €
Entertainment	20.000 €
Livestream-Technologie	15.000 €
Gesamt	221.500 €

Variable Kosten	500 Gäste	750 Gäste	1.000 Gäste
All-in-One-Eventplattform	5.000 €	7.000 €	7.000 €
Personal	5.000 €	8.000 €	10.000 €
Hotelzimmer (200 € p. P.)	75.000 €	112.600 €	262.500 €
Catering	131.250 €	197.050 €	262.500 €
Gesamt	216.250 €	324.650 €	429.500 €

Gewinn/Verlust	500 Gäste	750 Gäste	1.000 Gäste
Einnahmen	459.375 €	739.225 €	1.018.750 €
Ausgaben	437.750 €	546.150 €	651.000 €
Gesamt	21.625 €	193.075 €	376.750 €

Dieses Budget verdeutlicht, dass die höheren Ticketpreise für Vor-Ort-Teilnehmende durch Mietkosten, Catering und Live-Unterhaltung gerechtfertigt sind.

Gleichzeitig sind die Kosten für virtuelle Teilnehmende niedriger, da sie weniger Ressourcen benötigen. Ihre Ticketpreise sollten jedoch widerspiegeln, dass sie auf multisensorische Erlebnisse der Präsenzveranstaltung verzichten müssen.

Eventbudget Vorlage #2: Hybrides Event

Hier finden Sie eine leere Budget-Vorlage für hybride Events, mit der Sie Ihre eigene Finanzplanung strukturieren können:

Mit diesen Budget-Beispielen und Vorlagen behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Eventfinanzen und können strategisch planen, um Ihr Budget effizient einzusetzen.

FAQs zur Eventbudgetierung

Welche Kosten sollte mein Eventbudget enthalten?

• Präsenzveranstaltungen: Kosten für Location, Catering, Audio/Video-Technik, Dekoration, Personal, Reisekosten, Marketing, Speaker-Honorare, Unterhaltung und Eventmanagement-Software.
• Virtuelle und hybride Events: Fokus auf technologische Ausgaben wie Streaming, Video-Produktion und digitale Eventplattformen, aber auch Marketing, Speaker-Honorare und Software-Lizenzen.

Wie kann ich Kosten realistisch einschätzen?

• Analysieren Sie die Finanzdaten früherer Events, um typische Einnahmen und Ausgaben zu identifizieren.
• Passen Sie diese Zahlen an die erwartete Teilnehmendenzahl an.
• Für neue Kostenpunkte holen Sie Angebote von Dienstleistenden ein, um eine realistische Kalkulation zu erhalten.

Wie kann ich meine Eventausgaben nachverfolgen und verwalten?

Nutzen Sie eine Tabelle oder Buchhaltungssoftware, um Ihre geplanten und tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben kontinuierlich zu überwachen. Ordnen Sie Ihre Kosten nach Kategorien, um genau zu sehen, welche Bereiche den größten Anteil am Budget ausmachen. Aktualisieren Sie diese Werte regelmäßig während der Planungsphase.

Was passiert, wenn ich das Budget überschreite?

Durch regelmäßige Kontrolle sollten Budgetüberschreitungen vermieden werden. Falls die Ausgaben steigen, arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Einsparpotenziale zu identifizieren.
Beispiel: Falls die Location-Kosten höher als erwartet sind, könnten Sie das Catering anpassen, um das Budget auszugleichen.

Was ist ein Notfallfonds?

Ein Notfallfonds (Contingency Fund) ist eine Rücklage für unvorhergesehene Ausgaben oder technische Probleme. Dazu zählen beispielsweise zusätzliche Personalkosten oder technische Störungen. Durch die Einplanung eines Puffers vermeiden Sie finanzielle Engpässe.

Wie kann ich Kosten senken und dennoch eine hochwertige Event-Erfahrung bieten?

• Mit Dienstleistenden verhandeln oder nach Branchenrabatten fragen
• Freiwillige Helfer*innen einbinden
• Sachspenden und Sponsoring sichern
• Unnötige Ausgaben reduzieren, die den Event-Mehrwert nicht beeinflussen

Ein durchdachtes Eventbudget ist entscheidend für Ihren Erfolg

Die Analyse und Bewertung der Eventfinanzen kann komplex sein, doch sie hilft Ihnen, zukünftige Veranstaltungen noch effizienter zu gestalten.

Moderne Eventtechnologie spielt dabei eine entscheidende Rolle. Mit einer All-in-One-Plattform wie EventMobi können Sie Mehrwert für Teilnehmende, Sponsoren und Ausstellende schaffen – und gleichzeitig neue Einnahmequellen erschließen.

Erfahren Sie, wie EventMobi Ihre Eventplanung unterstützt und Ihre Teilnehmer*innen begeistert.