Badges für Veranstaltungen: Die Lösungen im Überblick

Event-Badges – persönliche Ausweise, mit denen alle Teilnehmer*innen ausgestattet werden – erfüllen mehrere Funktionen auf einer Veranstaltung. Für die Gestaltung und Form dieser Namensschilder gibt es jedoch viele Möglichkeiten. Einfache Badges aus Papier sind ebenso denkbar wie stabile Exemplare aus Plastik oder laminiertem Karton, auf Wunsch mit grafischen Effekten veredelt. Oder Sie stellen digitale Ausweise zur Verfügung, die über eine Event-App genutzt werden. 

Bei der Auswahl der passenden Event-Badges ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis entscheidend: Die Qualität der Badges sollte Ihren Anforderungen entsprechen, ohne Ihr Budget zu überschreiten. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Lösungen es gibt und wie Sie die richtige Entscheidung treffen.

Wann sind Event-Badges auf einer Veranstaltung unverzichtbar?

Event-Badges verraten nicht nur den Namen ihrer Träger*innen und erleichtern dadurch das Networking auf einer Veranstaltung. Sie stellen auch sicher, dass nur autorisierte Personen Zutritt zur Location oder bestimmten Bereichen haben, und verleihen dem Event ein professionelles Image.

In folgenden Fällen sollten Sie unbedingt auf Event-Badges setzen:

1. Veranstaltungen mit Networking-Anteil: Da Event-Badges den Namen und oft die Funktion oder das Unternehmen der Teilnehmenden sichtbar machen, wird der Austausch unter den Teilnehmer*innen erleichtert.
2. Mehrere Veranstaltungsbereiche: Wenn Ihre Veranstaltung verschiedene Zonen, Workshops oder Vorträge umfasst, können Badges den Zugang zu bestimmten Bereichen steuern.
3. Sicherheitsanforderungen: Bei Events, die sensible Informationen behandeln oder hochrangige Gäste haben, sind Badges zur Sicherstellung der Zutrittskontrolle unerlässlich.

Bei zwanglosen Zusammenkünften oder Firmenfeiern ohne spezielle Zugangskontrollen sind Badges meist nicht erforderlich. Das Gleiche gilt, wenn die Teilnehmendenzahl überschaubar ist und sind die Teilnehmenden bereits kennen. 

Bei professionellen Veranstaltungen sind Event-Badges in der Regel sinnvoll bis notwendig, um den Zutritt zu regeln, Sicherheit zu gewährleisten und Networking zu fördern. Allerdings gibt es große Spielräume hinsichtlich Aufwand und Kosten.

Design und Material

Für den perfekten Eindruck sind die Optik und Haptik Ihres Badges entscheidend. Welche Lösungen stehen zur Verfügung und wie realisieren Sie das perfekte Design?

Die passende Software für die Badge-Gestaltung

Das Design können Sie über eine beliebige Grafiksoftware erstellen, wenn Sie über die nötigen Kenntnisse verfügen. Für Eventplaner*innen gibt es spezielle Event-Badge-Design-Software, die Ihnen die Arbeit erleichtert. Der Badge-Designer von EventMobi enthält viele Designvorlagen, die Sie an Ihre Bedürfnisse und das Branding Ihres Events anpassen können. Das ist besonders praktisch, wenn niemand mit Design-Know-How zur Stelle ist. Per Drag&Drop können Ihre Designs ganz einfach selbst zusammenstellen, als PDF herunterladen und anschließend drucken bzw. drucken lassen. Ein weiterer großer Vorteil: Das Tool ist in EventMobi’s Eventmanagement-Software integriert. So werden Informationen zu Teilnehmer*innen, Referent*innen und Ausstellern bzw. Sponsoren automatisch eingespeist, was Ihnen viele Stunden Arbeit ersparen und das Fehlerrisiko erheblich minimieren kann.

Design-Tipps für perfekte Event-Bades

Beim Design der Badges geht es nicht nur darum, dass sie attraktiv aussehen – ein gutes Badge-Design ist funktional und unterstützt Ihr Branding.

• Gestalten Sie Ihre Badges gemäß Ihrer Corporate Identity. Individuelle Farben, Schriften und Designelemente schaffen einen Wiedererkennungswert!
• Sorgen Sie für eine gute Lesbarkeit, indem Sie eine ausreichende Schriftgröße, eine gut lesbare Schrift und genügend Abstände nutzen. 
• Name, Logos QR-Code – überlegen Sie im Vorfeld genau, was auf den Badges abgebildet sein soll, und geben Sie den Elementen genügend Raum.

Tauchen Sie noch weiter ins Thema ein und erfahren Sie, wie Sie in 6 Schritten zum perfekten Badge-Design gelangen.
Mehr über Badge-Design erfahren

Badge-Materialien: Welches eignet sich am besten?

Bei der Auswahl von Materialien für Event Badges gibt es mehrere Optionen, die jeweils Vor- und Nachteile mit sich bringen. Hier sind einige der gängigsten Materialien und Kriterien, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können:

1. Papier: Papier-Badges sind kostengünstig und einfach zu bedrucken. Sie eignen sich gut für Veranstaltungen mit kurzer Dauer oder einem begrenzten Budget. Wenn Sie auf Nachhaltigkeit Wert legen, sollten Sie recycelbares oder FSC-zertifiziertes Papier verwenden.
2. Kunststoff: Kunststoff-Badges, insbesondere aus PVC, sind robust und langlebig. Sie eignen sich hervorragend für mehrtägige Veranstaltungen oder Events im Freien, da sie wasser- und reißfest sind. Allerdings sind sie weniger umweltfreundlich, es sei denn, Sie wählen recycelte oder biologisch abbaubare Kunststoffe.
3. Karton: Karton ist eine beliebte Alternative zu Plastik, da er stabiler als Papier und dennoch umweltfreundlicher als Kunststoff ist. Er eignet sich gut für hochwertige Veranstaltungen, bei denen ein elegantes Erscheinungsbild gewünscht ist. Auch hier können Sie auf recycelte Materialien zurückgreifen, um die Umweltbilanz zu verbessern.
4. Textil: Textilbadges, oft aus Stoff oder Filz, bieten eine edle Optik und sind sehr langlebig. Sie eignen sich besonders für exklusive Events oder Veranstaltungen, bei denen der Badge auch als Souvenir dienen soll. Diese Option ist jedoch meist teurer und aufwendiger in der Produktion.

Neben den eigentlichen Badges gehören werden klassischerweise auch sogenannte Lanyards (Schlüsselbänder) benötigt, um das Badge um den Hals zu tragen.

Badges erstellen – welche Option passt zu Ihrem Event?

Für den Druck und die Produktion Ihrer Badges stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Die Tabelle und die nachfolgenden Beschreibungen der einzelnen Optionen helfen Ihnen bei der Entscheidung.

	Digitale Badges	Vorbereitete Badges – DIY	Vorbereitete Badges – Drucken lassen	Onsite-Printing – DIY	Onsite-Printing – Full Service
Geeignet für	Sehr kleine Events ohne Networking-Fokus und mit technik-affinen Teilnehmer*innen	Kleine Events bis ca. 100 Teilnehmer*innen mit sehr limitiertem Budget	Mittlere Events (ab ca. 100 Teilnehmer*innen)	Mittlere bis große Events (ab ca. 200 Teilnehmer*innen)	Mittlere bis große Events, bei denen besonders hohe Anforderungen an die Badge-Qualität bestehen
Material	nur digital	Papier	langlebige wasserfeste Badges aus Plastik oder laminiertem Karton		Langlebige Materialien wie PVC und laminierter KartonAbgerundete Ecken
Kosten	€	€	€€	€€	€€€
Vorbereitungsaufwand	gering	hoch	mittel	gering	gering
Vorteile	•Sehr günstig •Schnell und einfach – kein Aufwand für Design, Druck und Verteilung der Badges •Kein Abfall	•Sehr günstig	•Professionelle Optik der Badges mit wertigen Materialien	•Flexibel: Es können spontan Badges für Last-Minute-Teilnehmer*innen erstellt oder Änderungen vorgenommen werden •Weitere Teilnehmer*innen können kurzfristig ausgestattet werden	•Flexibel: Es können spontan Badges für Last-Minute-Teilnehmer*innen erstellt oder Änderungen vorgenommen werden •Reibungsloser Ablauf ohne technische Probleme •Kein personeller Aufwand für das Veranstaltungsteam •Zusätzliche Badge-Material-Optionen
Nachteile	•Persönliche Informationen der Teilnehmer*innen sind nicht sichtbar, was das Netzwerken erschwert •Professioneller Eindruck durch Badge-Designs im Corporate Design entfällt	•Hoher Aufwand im Vorfeld (drucken, zuschneiden, verpacken) •Einschränkungen bei Material und Verarbeitung •Zusätzliche Teilnehmer*innen oder geänderte Informationen können nur per Hand oder mit einem Drucker vor Ort aufgenommen werden.	•Zusätzliche Teilnehmer*innen oder geänderte Informationen können nur per Hand oder mit einem Drucker vor Ort aufgenommen werden.	•Personeller Aufwand am Tag der Veranstaltung •Risiko von technischen Fehlern beim Drucken vor Ort	•Teuerste Variante

Option 1: Digitale Badges

Als Alternative zu traditionellen gedruckten Badges bietet die moderne Event-Technologie inzwischen auch die Option digitaler Badges. Es handelt sich um elektronische Namensschilder, die auf dem Smartphone oder Tablet angezeigt werden – entweder über eine Event-App oder per E-Mail zugänglich gemacht. Die Badges enthalten in der Regel einen QR-Code oder NFC-Technologie. Die Teilnehmer*innen zeigen ihr Badge einfach vor, um Zugang zur Veranstaltung oder zu einzelnen Sessions zu erhalten. 

Im Gegensatz zu gedruckten Badges aus Papier oder Plastik erzeugen digitale Badges weder Druckkosten noch Abfall. Auch die aufwändige Verteilung entfällt. Was allerdings auch entfällt, sind die positiven Effekte gedruckter Badges: das einfache Netzwerken, da der Name und das Unternehmen für jeden sichtbar sind, die Identifikation mit dem Event und der professionelle Eindruck. Digitale Badges eignen sich deshalb vor allem für kleineren Veranstaltungen wie Seminaren oder internen Meetings, bei denen die Badges lediglich der Registrierung dienen.

Geeignet für:

• kleine bis mittelgroße Veranstaltungen mit technikaffinen Teilnehmer*innen, bei denen ein digitaler Zugang sowohl bequem ist als auch erwartet wird.

Vorteile:

• Schnell und einfach – kein Aufwand für Design, Druck und Verteilung der Badges
• Sehr nachhaltig

Nachteile:

• Persönliche Informationen der Teilnehmer*innen sind nicht sichtbar, was das Netzwerken erschwert
• Professioneller Eindruck durch Badge-Designs im Corporate Design entfällt

Option 2: Vorbereitete Badges

Der Klassiker bei kleinen bis mittelgroßen Veranstaltungen: Die Badges werden im Vorfeld vom Veranstalter vorbereitet und am Tag des Events an die Teilnehmer*innen verteilt.

DIY-Lösung

Dies ist die kostengünstigste Lösung für physische Event-Badges: Sie drucken Ihre Badges selbst mit Ihrem eigenen Drucker. Plastikhüllen mit Lanyards können Sie im Bürohandel kaufen bzw. online bestellen. Selbst drucken funktioniert natürlich nur bei Papier-Badges (es sei denn, Sie haben Zugang zu Spezial-Druckern für andere Materialien). Wichtig: Machen Sie Testdrucke und stellen Sie sicher, dass Ihr Design vollständig, nahtlos und farbecht wiedergegeben wird. Der Nachteil dieser Option ist der hohe Aufwand, da Sie die Badges nicht nur selbst drucken, sondern auch zuschneiden und in die Plastikhüllen stecken müssen.

Geeignet für:

• Kleine Events bis ca. 100 Teilnehmer*innen mit sehr limitiertem Budget

Vorteile:

• Kann verhältnismäßig günstig umgesetzt werden
• Kein Risiko von technischen Fehlern beim Drucken vor Ort

Nachteile:

• Unflexibel: Zusätzliche Teilnehmer*innen oder geänderte Informationen können nur per Hand oder mit einem Drucker vor Ort aufgenommen werden.

Drucken lassen

Bei größeren Stückzahlen, besonderen Materialien und höheren Qualitätsanforderungen empfiehlt es sich, die Badges professionell drucken zu lassen. Hier können Sie sich an einen beliebigen Druckservice oder einen Spezialanbieter für Badge-Drucke wenden. EventMobi bietet innerhalb des EventMobi Badge-Designers die Option, Ihr Design sofort drucken zu lassen – Sie erhalten Ihre fertigen Badges aus hochwertigen Materialien im Regelfall innerhalb von 5-7 Werktagen.

Geeignet für:

• Mittlere Events (ab ca. 100 Teilnehmer*innen)

Vorteile:

• Kann verhältnismäßig günstig umgesetzt werden
• Kein Risiko von technischen Fehlern beim Drucken vor Ort

Nachteile:

• Unflexibel: Zusätzliche Teilnehmer*innen oder geänderte Informationen können nur per Hand oder mit einem Drucker vor Ort aufgenommen werden.

Option 3: Badges vor Ort drucken (On-site printing)

Eine moderne und effiziente Lösung beim Badge-Druck, die sich bereits bei Events ab ca. 200 Teilnehmer*innen lohnt, besteht darin, die Namensschilder direkt am Einlass auf der Veranstaltung zu drucken. Dazu werden mindestens ein Laptop, ein Drucker und eine Person benötigt, die den Prozess durchführt. Über ein spezielles Programm werden die Daten der Teilnehmer*innen gesucht und der Druck des jeweiligen Badges veranlasst. Die kostengünstigste Variante: Vor Ort wird nur ein Label mit den persönlichen Informationen gedruckt, die dann auf ein vorgedrucktes Badge aufgeklebt wird. Dies können Ihre Teilnehmer*innen übrigens auch selbst durchführen – über einen QR-Code, den sie am Einlass scannen. In diesem Fall benötigen Sie zusätzlich zum Drucker auch einen Scanner.

DIY-Lösung

Sie können den Badge-Druck vor Ort selbst durchführen – hierfür benötigen Sie die entsprechende Technik und Personal. EventMobi bietet die Möglichkeit, eine DIY-Box mit Label-Drucker und Scanner zu bestellen. 

Geeignet für:

• Mittlere bis große Events (ab ca. 200 Teilnehmer*innen)

Vorteile:

• Flexibilität: Wenn Teilnehmer*innen hinzukommen oder sich Informationen ändern, können spontan neue Badges gedruckt werden.
• Schnelligkeit: Die Ausgabe der Badges erfolgt vergleichsweise schnell.

Nachteile:

• Personeller Aufwand vor Ort
• Kosten für die Anschaffung oder Miete von Druckern

Full-Service

Der Nachteil an der DIY-Lösung vor Ort: Bei technischen Problemen sind Sie auf sich allein gestellt. Für weniger Risiko, Aufwand und Stress können Sie EventMobi’s Badge Printing Service in Anspruch nehmen. Hierbei ist eine Person auf Ihrer Veranstaltung unterstützend vor Ort und kümmert sich um die Installation sowie etwaige technische Probleme. EventMobi klärt mit Ihnen im Vorfeld alle wichtigen Fragen – etwa, wie viele Drucker und Personen für Ihre Veranstaltungsgröße benötigt werden, damit die Badge-Ausgabe reibungslos abläuft. 

Geeignet für:

• Mittlere bis große Events, bei denen besonders hohe Anforderungen an die Badge-Qualität bestehen

Vorteile:

• Flexibilität: Wenn Teilnehmer*innen hinzukommen oder sich Informationen ändern, können spontan neue Badges gedruckt werden.
• Schnelligkeit: Die Ausgabe der Badges erfolgt vergleichsweise schnell.

Nachteile:

• Personeller Aufwand vor Ort
• Kosten für die Anschaffung oder Miete von Druckern

Kontaktieren Sie uns, um die Möglichkeiten für Ihre individuellen Anforderungen zu besprechen.

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Kriterien für die Auswahl der richtigen Badge-Lösung

Folgende Überlegungen helfen Ihnen bei der Entscheidung für eine der genannten Optionen:

• Größe und Art der Veranstaltung: Je mehr Teilnehmer*innen Sie erwarten, desto wichtiger ist eine effiziente Badge-Lösung, die einen schnellen und reibungslosen Ablauf auch bei großem Aufkommen gewährleistet. Schließlich gibt es nichts Schlimmeres, als am Einlass ewig anzustehen, während drinnen vielleicht schon der erste Vortrag begonnen hat. Ein automatisiertes System mit Druckern vor Ort mit geschultem Personal ist hier sinnvoll. Kleinere Veranstaltungen hingegen können oft mit digitalen Ausweisen oder herunterladbaren PDF-Dateien auskommen, die besonders kostengünstig sind.
• Zielgruppe: Richtet sich Ihre Veranstaltung an ein exklusives, anspruchsvolles Publikum, sollten Ihre Badges auch Exklusivität und Wertigkeit ausstrahlen. Achten Sie also auf die Wertigkeit des Materials und ziehen Sie auch besondere Designs in Betracht. 
• Budget: The higher your budget, the more options you have: You can design more exclusive badges and get help with production and distribution. If you have little money available for event planning, you will have to save on materials and do more yourself: Print the badges on your own printer; your team will distribute them to your participants on the day of the event. However, if you regularly organize events, it might be worth investing in a badge printer. 
• Time constraints: If you’re up against tight deadlines, your badge printing solution needs to be fast above all else. Digital badges offer instant access, while on-site printing allows for real-time adjustments for last-minute attendees. Pre-printed badges may look good, but they require advance planning that is not possible when time is tight.
• Verfügbarkeit von Hardware: Für manche Lösungen benötigen Sie entsprechende Hardware – und die wiederum kann teuer sein. Für den Druck vor Ort sind spezielle Geräte wie Thermodrucker, Tablets und Scanner erforderlich, was eine gewisse Vorabinvestition und operative Planung erfordert. Digitale Ausweise setzen voraus, dass die Teilnehmer Zugang zu Smartphones oder Tablets haben, was nicht immer der Fall ist. Und wenn Ihr Veranstaltungsort über instabiles W-LAN verfügt, kann es bei den digitalen Optionen Probleme geben.
• Nachhaltigkeit: Nachhaltigkeit ist heutzutage ein wichtiges Thema für Veranstaltungsplaner*innen. Da das Bewusstsein für ökologische Fragen steigt, legen Teilnehmer*innen und Interessengruppen Wert auf umweltfreundliche Lösungen. Die Wahl nachhaltiger Materialien für die Namensschilder – wie recycelbares Papier, biologisch abbaubare Optionen oder recycelte Kunststoffe – kann dazu beitragen, Abfall und Kohlenstoffausstoß zu reduzieren. Darüber hinaus kann die Verwendung von digitalen Ausweisen oder QR-Codes den Bedarf an physischen Materialien reduzieren und so die Nachhaltigkeit weiter fördern.

Checkliste für die Planung und Umsetzung von Badge-Lösungen

Bereit, das Thema Badge-Druck für Ihre Veranstaltung anzugehen? Mit dieser Checkliste (für geduckte Badges) wissen Sie genau, was Sie beachten und welche Entscheidungen Sie treffen müssen.

1. Ziele definieren:
   • Welche Zwecke soll der Badge in erster Linie erfüllen? (Registrierung/Zugang, Networking, Branding)
2. Design und Inhalt festlegen:
   • Layout: Name, Unternehmen, Position, Logo, QR-Code.
   • Farben und Schriftarten im Corporate Design.
   • Integration von QR-Codes/NFC für digitale Funktionen.
3. Materialien auswählen:
   • Papier, Kunststoff, Karton oder Textil?
   • Umweltfreundliche Optionen berücksichtigen.
4. Druck und Produktion festlegen:
   • Vorbereitete Badges – DIY oder Druckservice
   • Vor Ort gedruckte Badges – DIY oder Service
5. Druck und Produktion planen:
   • Lieferant*innen auswählen und Angebote einholen.
   • Ggf. Muster prüfen und Freigabe erteilen.
   • Produktionszeitraum und Lieferdatum festlegen.
6. Logistik vorbereiten:
   • Badges nach Teilnehmerlisten sortieren.
   • Ausgabestellen und Personal einplanen.
7. Event-Tag: Ausgabe der Badges:
   • Ausgabestellen vorab einrichten.
   • Personal einweisen und mit Listen/Tools ausstatten.
   • Backup-Lösungen für fehlende oder beschädigte Badges bereitstellen.
8. Nachbereitung:
   • Nicht abgeholte Badges archivieren oder entsorgen.
   • Feedback zur Logistik sammeln und für zukünftige Events berücksichtigen.

Erfahren Sie, wie Sie mit EventMobi’s Eventmanagement-Software und Badge-Druck-Services die perfekten Badges erstellen und großartige Konferenzen veranstalten.

Zur Badge-Druck-Lösung von EventMobi

FAQs – Häufig gestellte Fragen

Wie viel kosten Event-Badges?

Die Kosten für Event-Badges variieren je nach Design, Material und Menge. Wenn Sie Ihre Badges selbst drucken, kostet ein Badge einige Cent; lassen Sie sie professionell drucken, müssen Sie mit einigen Euros kalkulieren. Bei besonderen Anforderungen und teuren Materialien können pro Badge durchaus Kosten von 10-20 € anfallen. EventMobi bietet flexible Optionen für jedes Budget.

Welche Badges eignen sich für mehrtägige Veranstaltungen?

Für mehrtägige Veranstaltungen empfehlen sich langlebige Badges aus robusten Materialien, die auch nach mehreren Tagen noch professionell aussehen. Zudem können wiederverwendbare Badges eine umweltfreundliche Wahl sein.

Welche Lösung ist die beste, wenn die Badges möglichst schnell benötigt werden?

Am schnellsten erstellen Sie digitale Badged und selbst gedruckte Badges. Doch auch professionelle Druckservices sind in der Lage, innerhalb weniger Tage zu liefern. Bei EventMobi erhalten Sie Ihr Badge-Design in der Regel innerhalb von 5-7 Werktagen.

Kann ich Registrierung und Badge-Druck kombinieren?

Ja: Mit Hilfe von Scannern und Druckern können Ihre Teilnehmer*innen einchecken und direkt ihr Event-Badge ausdrucken.