Für bestes Hybrid- und Onlineevent-Engagement Ihres Publikums: Tipps von drei Profis
Für einen kurzen Moment in der Geschichte der Veranstaltungen waren Onlineevents das Maß aller Dinge. Aus purer Notwendigkeit.
Wer damals Veranstaltungen zu planen hatte, zog alle Register, um die Onlineinteraktion von Teilnehmer:innen so anzukurbeln, dass das Aus von Präsenzveranstaltungen kein allzu großes Loch riss. Namhafte Gäste, interaktive Spiele, After-Work-Meetings mit zu Hause gemixten Drinks – die Palette war riesig.
Und damit erreichten auch Produktionen ungeahnte Höhen. Vergleichen Sie mal eine Apple-Keynote aus dem Jahr 2019 und eine ziemlich neue Apple-Keynote. Die Veränderung ist beinahe greifbar. Für manche Organisationen, auch kleinere, war dieser Wandel dramatisch, für viele war er von Dauer.
Nun aber wollen Menschen auf jeden Fall wieder vor Ort bei Events dabei sein. Präsenzveranstaltungen unterschiedlichster Art erleben eine neue Blütezeit. Seit 2023 sind zum Beispiel Konzerte wieder der Renner. Und laut einer Umfrage des Eventbranchen-Beratungsunternehmens PCMA erwarten mehr als zwei Drittel der Planungsprofis für die kommenden Jahre einen Anstieg der Teilnehmerzahlen, während gut ein Drittel mit einem Rückgang von Hybrid- und Onlineveranstaltungen rechnet.
Klar ist dennoch: Virtuelle Events sind weiterhin ein wichtiger „Köder“ für Ihre Zielgruppen. (Schließlich kann und will man nicht für jeden Anlass auf die Bahn oder gar ein Flugzeug angewiesen sein.) Die Frage ist: Wie kurbelt man beim Onlineevent Engagement und Interaktion des Publikums an? Wie lässt sich das Interesse hochhalten? Für die Antwort sind ein paar Aspekte zu bedenken:
Und ob! Virtuelle Veranstaltungen sind weiterhin wertvoll
Da Onlinekonferenzen, Webinare und andere virtuelle Veranstaltungen kaum noch jemanden vom Hocker reißen, ist man auf Planerseite vielleicht geneigt, nicht mehr so viel Zeit und Energie in diese Anlässe zu investieren.
Ob das ein Fehler ist? Wahrscheinlich. Während Vor-Ort-Events im Moment die Veranstaltungskalender dominieren, sind virtuelle Meetings durch Angebote wie Zoom und Twitch bei Millionen von Menschen in Fleisch und Blut übergegangen. Sie gehören weiterhin dazu, ganz gleich, ob aus Perspektive von B2B, Marketing, Fundraising oder Vereinen und Verbänden. Laut LinkedIns 2024er B2B-Marketing-Benchmark sagen 51 Prozent der Befragten, dass sie Präsenzveranstaltungen als Marketingkanal nutzen, womit dies der größte nichtdigitale Marketingkanal ist. Fast ebenso viele (46 Prozent) bauen allerdings auch auf Events in der digitalen Sphäre.
Dass unterschiedliche Teilnehmergruppen von jedem der Formate Unterschiedliches mitnehmen, unterstreicht Kristin Arnold. Sie hat Powerful Panels gegründet, ein Beratungsunternehmen mit dem Fokus, Podiumsdiskussionen fesselnd zu gestalten.
„Ich denke, Menschen fühlen sich im virtuellen Raum viel wohler. Also geht es nicht darum, auf das eine oder das andere zu bauen“, so Kristin Arnold. „Die Leute gehen da überlegter und bewusster ran.“
Fährt man zweigleisig mit Vor-Ort- wie auch Onlineevents, kann das dabei helfen, aus beidem mehr herauszuholen.
Rückzugsort Onlineevent: Engagement ist nicht jedermanns Sache
Eine der größten Herausforderungen für Onlineveranstalter: Im digitalen Setting ist es leicht, sich aus dem Staub zu machen. Manche Menschen melden sich für ein Webinar in der Mittagspause an, tauchen da aber nie auf. Sie ziehen lieber die Arbeit durch und sehen sich hinterher einfach eine Aufzeichnung an. Hier tut sich natürlich eine günstige Gelegenheit auf: Für die, die bevorzugt passiv lernen (und selbstredend auch für alle anderen), lassen sich On-demand-Videos in das Veranstaltungskonzept integrieren.
Ist allerdings starkes Onlineevent-Engagement gewünscht, machen die Rückzugsmöglichkeiten die Sache schwierig. Arnold merkt an, dass Kniffe, mit denen man Menschen normalerweise in Vor-Ort-Settings aktiv einbezieht, beispielsweise Gespräche an der Kaffeebar, online kaum möglich sind.
„Man schaltet sich im Moment des Beginns zu, wenn nicht einige Minuten später“, so Kristin Arnold. „Man plaudert nicht, je nach Gewohnheit. Niemand bleibt länger. Man zieht zum nächsten Meeting weiter.“
Vor diesem Hintergrund empfiehlt Arnold, nach den Zielen der Zusammenkunft zu fragen. Wollen Sie Teilnehmerbindung aufbauen, Ihrem Publikum Wissen vermitteln oder wichtige Informationen bekannt machen?
Nehmen wir an, Sie wünschen Interaktion: Virtuelle Events können in diesem Fall durchaus von einem Chatkanal profitieren. In anderen Fällen kann der eher ablenken. Wenn Sie Ihr Publikum verstehen und die Veranstaltung mit diesem Wissen konzipieren, können Sie ein Event gestalten, das genau zum Teilnehmerbedarf passt.
Dabei kann es hilfreich sein, jemanden dafür abzustellen, das Onlineevent-Engagment in Chats oder in Diskussionskanälen im Auge zu behalten. Arnold verwendet hier den Begriff Ombudsleute. Sie erklärt: „Ich arbeite gern mit einer Ombudsperson, mit jemandem, der den Chat im Blick hat und Relevantes daraus in das Gespräch einbringt. So wissen Sie, dass Ihnen nichts entgeht.“
Beste Onlineinteraktion von Teilnehmer:innen dank Eventsoftware-Funktionen
Onlineevent-Plattformen wie die von EventMobi verfügen häufig über zahlreiche Funktionen und Tools, die dafür gemacht sind, online Interaktion von Teilnehmer:innen zu steigern und die Menschen miteinander ins Gespräch zu bringen.
Im Verlauf der Pandemie wurde an diesen Softwaresystemen enorm gefeilt. Sie haben viele durchdachte und brandneue Funktionen erhalten, explizit auch für umfangreiche Onlinebeteiligung, was in der Veranstaltungsplanung allerdings noch oft übersehen wird, konstatiert Kristin Arnold.
„Man kennt es doch. Da heißt es: ‚Wir haben diese neue Funktion für Notizen.‘ Man erklärt den Leuten die Anwendung und bekommt zu hören: ‚Oh, echt cool‘“, resümiert Arnold. „Und wann haben Sie die Notizfunktion nun zuletzt genutzt?“
Deshalb ist es so wichtig, zu verstehen, was einem überhaupt zur Verfügung steht – und was für die eigenen Zwecke sinnvoll ist. Auch wenn man es einfach hält, hilft die Ausarbeitung einer Strategie zur Einbindung dieser Tools in die Veranstaltungen dabei, deren Potenziale zu steigern.
„Haben Sie die Systeme eingerichtet, mit denen Sie Umfragen durchführen, Wortwolken anlegen oder Menschen in Breakout-Sessions holen können? Dies sind im Grunde die drei Standardkonstellationen im virtuellen Raum“, erklärt Kristin Arnold.
Mit Interaktion virtuelle Events geradezu greifbar aufwerten
Bei virtuellen Events sind die Beteiligten zwar räumlich auf Distanz, doch das heißt keineswegs, dass tatsächliche Interaktion und relativ physische Elemente außen vor bleiben müssen. Denken Sie beispielsweise an eine „virtuelle Happy Hour“: Auch für heutige Veranstaltungen können Sie ohne Weiteres die passenden Pakete versenden.
Dinge im Vorfeld der Veranstaltung zu verschicken, ist auch eine kluge Idee im Hinblick auf die Einbindung besonderer Gäste, die sich online zuschalten. Damit können Sie die Produktionsqualität steigern. Ein Beispiel: Eventplanerin Alicia Jenelle mit ihrer Agentur The Jenelle Group empfiehlt, Referent*innen gezielt mit dem Material zu versorgen, das sie benötigen, um auch technisch hochwertige Beiträge leisten zu können.
„Wer einen Vortrag hält, sollte – empfehlen wir unseren Kunden – ein Produktionsset erhalten. Das sorgt für beste Erlebnisse beim Publikum“, erklärt Alicia Jenelle. „Der typische Inhalt solcher Sets sind: gebrandeter Kulissenvorhang, Ringleuchte, WiFi-Verstärker, Webcam, Mikro usw. So kann man Räume perfekt für Übertragungen herrichten.“
Wie Jenelle anmerkt, begünstigt dies eine stärkere Onlineinteraktion von Teilnehmer:innen, da Störquellen ausgeräumt werden, seien es schlechte Videoqualität oder unruhiger bzw. störender Hintergrund, die von der Information ablenken könnten, die vermittelt werden soll.
Im Hinblick auf das Publikum regt Kristin Arnold an, eine Art Erlebnisbox anzubieten, die solche Hilfsmittel enthalten kann, mit denen sich Fragen vor der Kamera besonders gut beantworten lassen. Das können grüne und rote Karten oder auch kleine Whiteboards sein.
„Ich meine: Man hat ein Whiteboard und sagt: ‚Ok, alle notieren das Wort, das ihnen einfällt, wenn man von Onlineveranstaltung spricht‘. Und dann halten alle es hoch. Das ist klasse“, berichtet Arnold.
Eine Idee für reges Onlineevent-Engagement, die sich vor allem im kleinen, vertrauteren Kreis empfiehlt, ist dies: Verschicken Sie einen Gutschein für einen Restaurantlieferservice, um die Mittagspause zu etwas Geselligem zu machen, auch wenn man gar nicht persönlich zusammenkommt.
Bei Hybridveranstaltungen für Interaktion Onlineevent-Eelemente nicht vergessen!
Klingt alles gut und schön für Onlineveranstaltungen? Doch was ist mit Hybridevents, die Präsenzveranstaltungen mit digitalen Komponenten verknüpfen? Es mag verlockend erscheinen, einfach Referent*innen, die vor einer Kamera sitzen, in einen Livestream einzubinden und das als Hybridevent zu deklarieren. Auf lange Sicht werden Sie damit allerdings nicht die Onlineevent-Interaktionen erhalten, die wirklich als Erfolg gewertet werden können.
Lynda Hoff, ausgewiesener Eventprofi und Verantwortliche für Mitgliedererlebnisse und Events bei der Ontario Nurses Organisation (einer Gewerkschaft aus dem Pflegesektor), empfiehlt Folgendes: Man kann gut damit fahren, wenn man die virtuelle Ebene insofern getrennt von der Vor-Ort-Veranstaltung aufzieht, als man in den beiden Sphären unterschiedliche Inhalte anbieten kann.
„Wir führen Interviews mit unterschiedlichen Personen“, so Lynda Hoff, „Wir interviewen unsere Führungskräfte, alle, die interessant sind.“
Dank dieser Herangehensweise spürt das Publikum, dass ihm etwas Wertvolles geboten wird. Das macht es lohnenswert, sich Zeit für das Event zu nehmen.
„Man bindet sie also ein“, beschreibt Hoff. „Aber man vermittelt ihnen: ‚Das ist, was du verpasst. Warum bist du nicht nächstes Mal dabei?‘“
Auch wenn Sie versuchen, Online- und Offlineelemente zu verflechten, haben Sie gute Karten. Sie brauchen einfach jemanden für die Moderation im Virtuellen, der hilft, das Angebot für das Publikum gut auffindbar zu machen, so Kristin Arnold.
„Wenn Sie einen Online- und einen Vor-Ort-Host haben, können die beiden gemeinsam etwas für das Onlineevent-Engagement initiieren“, so Arnold. Denkbar ist zum Beispiel Zusammenarbeit bei Publikumsfragen.
Das Ziel ist, dass alle in der Lage sind, zusammenzuarbeiten, damit alle etwas Sinnvolles mitnehmen. Hierbei geht es nicht allein um Tools. Es geht auch um Aufmerksamkeit und um stetige Ansprache. Arnold spricht hier von „Anerkennung dessen, dass dort im Virtuellen Menschen sind“, eben auch bei Präsenzveranstaltungen.
All dies mag zusätzliche Koordination erfordern, doch gut organisierte Hybrideventkonzepte helfen Ihnen dabei, mit reger Interaktion Onlineevents und Hybridveranstaltungen rundum zu einem vollen Erfolg zu machen.
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